Mahnwesen

Der Mahnprozess ist nicht das Problem. Die Strecke zwischen zwei Mahnstufen ist es - und die besteht aus drei Stationen.

Ein Workflow mahnt den Standardfall. Der Aufwand steckt in den Ausnahmen - und genau dort setzt ein Mahnwesen-Agent an.

In Zeiten hoher Leitzinsen und knapper Liquidität ist es manchmal überlebenswichtig, im Notfall auf einen effizienten Mahnprozess setzen zu können. Denn jeder Zahlungsverzug oder Forderungsausfall geht mit einem erheblichen finanziellen Risiko für Ihr Unternehmen einher. Kluge Mahnfristen spielen eine wichtige Rolle, um es gar nicht erst soweit kommen zu lassen – richtig mahnen ist fast schon eine Kunst für sich.

Mahnungen gehören für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag, um säumige Kunden zur Zahlung einer offenen Rechnung aufzufordern. Es kann allerdings immer wieder vorkommen, dass die Forderung unberechtigt oder fehlerhaft ist oder bereits bezahlt wurde. In einem solchen Fall ist es ausgesprochen sinnvoll, sofort einen Widerspruch gegen die Mahnung einzulegen.

Der Kauf auf Rechnung erfreut sich bei Privat- und Geschäftskunden nach wie vor sehr großer Beliebtheit. Gerät ein Kunde jedoch im Anschluss in Zahlungsverzug, bleibt Ihrem Unternehmen oft nur noch der Mahnprozess als letzte Option. Eine Mahnung ist dabei sogar ohne Zahlungserinnerung möglich, da es sich rechtlich gesehen um die gleiche Maßnahme handelt.

Viele Unternehmen unterschätzen noch heute die bedeutende Rolle, die ein ordentlicher Mahnprozess zur Erhaltung der eigenen Liquidität spielen kann. Insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten darf man nicht davor zurückschrecken, säumige Kunden zunächst an die offene Rechnung zu erinnern und später auch fordernder zu mahnen.

Die derzeit angespannte Wirtschaftslage stellt immer mehr Unternehmen vor große Herausforderungen. Nicht nur das eigene Geschäft ist negativ beeinträchtigt, sondern es geschieht auch immer häufiger, dass Kunden die gesetzten Zahlungsfristen versäumen. Sollte der eigene Mahnprozess erfolglos bleiben, bleibt am Ende oft nur noch der gerichtliche Weg. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles zum Thema gerichtliches Mahnverfahren: Ablauf, Kosten und Zuständigkeiten.

Unbezahlte Rechnungen sind nicht nur unglaublich ärgerlich, sondern können sogar die Solvenz Ihres Unternehmens erheblich gefährden. Deswegen ist es heutzutage wichtiger denn je, auf ein professionelles Forderungsmanagement zu setzen. Klare Zahlungsfristen und abgestimmte Mahnprozesse helfen Ihnen dabei, den Großteil aller offenen Forderungen einzuholen. Sollte es dennoch nicht zur Zahlung kommen, müssen Sie selbst Ihr Geld eintreiben, oder sich Hilfe von außen holen.

Was sind Kreditoren und Debitoren? Es handelt sich dabei um Fachbezeichnungen für Schuldner und Gläubiger, die oftmals in einer Lieferantenbeziehung stehen. Geht der Lieferant dabei in Vorleistung und stellt eine Rechnung aus, dann ergibt sich daraus das entsprechende Verhältnis aus Kreditor und Debitor. Im weiteren Umfeld hat diese Beziehung also auch einen wichtigen Einfluss auf die Buchhaltung sowie das Forderungsmanagement. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles Wichtige zu diesem Thema und erläutern, wie Sie durch eine bessere Verwaltung Ihrer Debitoren die Liquidität Ihres Unternehmens sichern.

Besonders in Zeiten wirtschaftlicher Turbulenzen kann ein professionelles Forderungsmanagement über das Überleben Ihres Unternehmens entscheiden. Denn oft kommt es zu Zahlungsausfällen, die selbst das erfolgreichste Unternehmen schnell in Bedrängnis bringen können.

Ein Zahlungsverzug sowie langwieriges Mahnverfahren ist für Unternehmen nicht nur ärgerlich, sondern kann bei größeren Ausmaßen auch schnell die Liquidität in Gefahr bringen. Hinzu kommt der oft unüberschaubare Aufwand für die eigenen Mitarbeiter.

Der erste Schritt ist schon zu viel Aufwand: Ihre Debitorenbuchhaltung druckt alle anstehenden Mahnungen en bloc aus und sortiert sie für die Freigabe. Und der Wahnsinn nimmt seinen Lauf!

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Was ist das richtige Vorgehen? Selbst mahnen? Ab wann kommt ein Inkasso ins Spiel?

Das geht schneller, als man denkt: die Insolvenz droht.

Mahnungen zu versenden ist selten eine lustige Angelegenheit. Eine zu erhalten ist noch weniger lustig. Sorgen Sie für eine Prise Humor.

Durch den Eigentumsvorbehalt reduzieren Sie das Risiko, dass der Gegenwert Ihrer Leistung nicht erbracht wird.

Aus verschiedenen Gründen gehen Unternehmen leichtfertig mit dem Forderungsmanagement um. Ein Grund ist das mangelnde Know-how, das schon allein mit der Frage beginnt, wie ein Mahntext zu verfassen ist. Folgende Beispielformulierungen und Tipps helfen Ihnen, den Mahnverlauf zu organisieren.

Mit der Zustellung der Rechnung beginnt für viele Unternehmen eine oft unnötig lange Wartezeit, bis der Kunde, in dem Fall der Schuldner, seiner Pflicht nachkommt und die Rechnung bezahlt. Mit der 30-Tage-Regelung schafft der Gesetzgeber Abhilfe.

Und dann bleibt die Zahlung aus! Welche Formulierung führt nun zum gewünschten Ziel?

Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung gestellt und das gesetzte Zahlungsziel wurde: nicht eingehalten! Als Unternehmer kennen Sie diese leidige Situation nur zu gut. Meist sind es handfeste Gründe, die hinter einem Zahlungsverzug stehen. Wenn Sie schnell an das verdiente Geld kommen wollen, müssen Sie professionell und zielgerichtet vorgehen.

Mahnungen zu verschicken ist fast genauso unangenehm, wie Mahnungen zu erhalten. Unser Tipp: Seien Sie kreativ beim Formulieren Ihrer Mahntexte!

Eine lange Debitorenlaufzeit verursacht einen erheblichen Kostendruck in Unternehmen, der die Handlungsfreiheit für neue Investitionen einschränken kann. Um dem entgegenzuwirken, müssen ein paar Punkte beachtet werden, die für einen zügigen Zahlungseingang sorgen.

Häufig werden offene Rechnungen nicht fristgemäß beglichen, der Kunde gerät daraufhin in Zahlungsverzug. Zwar ist rechtlich betrachtet eine Mahnung nicht in jedem Fall nötig, sie gehört aber im Geschäftsleben zur gängigen Praxis. Dabei kommt es auf ein möglichst wirkungsvolles Vorgehen an.

Da Verzugszinsen ein wirksames Mittel sind, um beim säumigen Kunden Zahlungsanreize zu schaffen, sollte der Rechnungssteller nicht scheuen, diese frühzeitig im Mahnprozess zu erheben. Für die Berechnung und Angabe in der Mahnung gilt es allerdings, ein paar Punkte zu beachten.

Nicht alle Kunden zahlen innerhalb der von Ihnen angegebenen Frist – diese Erfahrung haben Sie sicherlich schon machen müssen. Eine unangenehme Erfahrung, aber keine, die unangenehme Folgen für Sie und Ihr Unternehmen haben muss. Um diese zu vermeiden, ist das Berechnen von Mahngebühren eine effektive Maßnahme.