Graph shape

Zurück zum blog

Warum Mahntexte mehr sind als ein Zahlungshinweis!

Thumb bilendo helena

Helena Loos am 18.01.2018

Unternehmer kennen es nur zu gut: Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung versendet und die fristgerechte Zahlung erwartet. Schön, wenn man mustergültige Kunden hat, die mitspielen - oftmals geht das Geld jedoch nicht wie gewünscht auf das Firmenkonto ein. Damit einher geht meist ein erheblicher Mehraufwand zu Ihren Lasten - es sei denn, Sie wissen, wie man mit einem Mahntext deutlich mehr erreicht, als bloß den säumigen Kunden an die Zahlung zu erinnern.

Die Mahnung als Stellschraube im Geschäftsverhältnis

Nun nach “Schema F” vorgehen zu wollen, klingt erstmal verständlich, schließlich möchten Sie den Aufwand so gering wie möglich halten und nicht noch unnötig Zeit in den säumigen Kunden investieren.

Doch Mahntexte können viel mehr sein als nur ein reiner Zahlungshinweis: Sinnvoll eingesetzt sorgen sie nicht nur für einen schnellen Zahlungseingang, sondern - trotz Ermahnung - für eine Stärkung des Geschäftsverhältnisses zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.

Um eine individuelle und zielgerichtete Mahnung zu versenden, müssen einige Punkte berücksichtigt werden:

1. Fokus der Mahnung

Bevor Sie eine Mahnung an Ihren Kunden senden, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, ob ein zügiger Zahlungseingang oder die Kundenbindung im Vordergrund steht.

  • Fokus Zahlungsbeschleunigung

Von einem Kunden, der eine einmalige Leistung in Anspruch genommen hat, hören Sie womöglich nach Geschäftsabschluss nie wieder etwas. Der Zahlungsverzug ist für Sie sehr ärgerlich und das dürfen Sie auch so kommunizieren: Ihnen ist es nicht wichtig, ob der Kunde wieder bei Ihnen etwas kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt. Im Vordergrund steht klar, dass Sie zeitnah zu Ihrem Geld kommen - bauen Sie deshalb von Anfang an in den einzelnen Eskalationsstufen den notwendigen Druck auf!

  • Fokus Kundenzufriedenheit

Mit anderen Kunden verbindet Sie womöglich ein wiederkehrendes Geschäftsverhältnis. Das Verhältnis sollte auch über den Mahnprozess hinaus tragfähig bleiben, weshalb die Kundenbindung im Fokus steht. Signalisieren Sie Entgegenkommen und erklären Sie Ihre Bereitschaft zu einem persönlichen Gespräch. Vielleicht erfahren Sie so den wahren Grund für den Zahlungsverzug und können für die Zukunft individuelle Zahlungsmodalitäten festlegen. Machen Sie deutlich, dass Sie zwar kulant sind - aber dennoch auf den Zahlungseingang bestehen.

2. Form der Leistung

Abhängig von der Form der erbrachten Leistung können mitunter völlig verschiedene Gründe für den Zahlungsverzug vorliegen - dementsprechend unterschiedlich sollte beim Mahnen vorgegangen werden.

  • Dienstleistung

Bei einer erbrachten Dienstleistung besteht die Problematik, dass sie nicht einfach zurückgenommen werden kann. Anders als bei einer Produktlieferung können Sie die Qualität der Leistung nicht einfach beweisen, falls Ihr Kunde aus Unzufriedenheit nicht bezahlt. Aus diesem Grund empfiehlt sich, schon im Vorfeld den genauen Leistungsumfang in einem Vertrag schriftlich festzuhalten - im Fall der Fälle können Sie sich auf diesen berufen. Vielleicht nennt Ihr Kunde auch in einem Telefonat Gründe für den Zahlungsverzug und Sie einigen sich auf einen Leistungszusatz.

  • Warenleistung

Fragen Sie direkt, was Ihren Kunden von der Zahlung abhält und ob er mit dem Produkt nicht zufrieden ist oder anderweitige Mängel vorliegen. Jeder Verbraucher hat sicherlich schon einmal die Erfahrung gemacht, dass ein bestellter Artikel dann doch nicht den Erwartungen entsprach - vielleicht ist das Produkt ja bereits in Reklamation gegangen?

3. Geschäftsverhältnis

Mit Geschäftskunden verbindet Sie in der Regel ein anderes Verhältnis als mit Privatkunden, auch diesem Umstand sollten Sie in Ihrem Mahnlauf Rechnung tragen.

  • Privatkunden - B2C

In der Regel kommen und gehen Privatkunden mit einem höheren Durchlauf, von vielen hören Sie nie wieder etwas. Privatkunden, mit denen Sie schon eine längere Beziehung verbindet, sollten Sie nicht durch ein forsches Auftreten abschrecken. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Kunden beispielsweise telefonisch zu erreichen. Oftmals lässt sich in einem offenen Gespräch klären, warum es zu einem Zahlungsverzug kam. Falls Sie Ihren Kunden noch nicht lange kennen, sollten Sie zwar auch Gesprächsbereitschaft signalisieren, aber dennoch nachdrücklich auf das Zahlungsziel hinweisen.

  • Geschäftskunden - B2B

Zu Geschäftskunden dauern Beziehungen in der Regel länger an - schließlich profitieren bei guter Leistung beide Geschäftspartner von der gegenseitigen Verlässlichkeit und dem entgegengebrachten Vertrauen. Sprechen Sie Ihren Kunden offen auf den Grund für den Zahlungsverzug an - so können Sie gemeinsam ein neues verbindliches Zahlungsziel festsetzen.

Beachten Sie zudem unbedingt die unterschiedlichen Fristen bei Privat- und Geschäftskunden! Alle Informationen hierzu finden Sie in unserem E-Book "Rechnungen, Fristen und Mahnungen".

E-Book Mahnvorlagen

Fazit

Jeder Kunde ist anders, jede Leistung auch - um den Mahnprozess überzeugend und wirksam anzugehen, sollten Sie dies auch hier berücksichtigen. Durch ein professionelles Auftreten vermitteln Sie so selbst beim Mahnen einen selbstbewussten und kundenorientierten Eindruck. In jedem Fall sollten Sie sich kundennah geben und stets eine Kontaktmöglichkeit für ein persönliches Gespräch anbieten - so verringern Sie die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls und stärken zudem die Kundenbeziehung.

Passende Themen

Presse

3 Min.

Mahntexte: Das richtige Wort zum richtigen Zeitpunkt entscheidet

Bilendo
Bilendo

10.08.2017

Forderungsmanagement

3 Min.

Mahntexte für B2B-Kunden

Judith Königer
Judith Königer

15.01.2018