Anhand der richtigen Kennzahlen und Formeln lassen sich weitreichende Erkenntnisse zur Lage eines Unternehmens gewinnen. Ist Ihr Geschäft profitabel? Erzeugt es einen ausreichenden Cashflow oder gibt es Liquiditätsrisiken? Das sind nur einige Fragen, mit denen Sie sich als Unternehmer in wirtschaftlich schwierigen Zeiten beschäftigen müssen. Besonders wichtig sind hierbei die aussagekräftigen Kennzahlen der Debitorenbuchhaltung.

Denn sie geben unter anderem Aufschluss darüber, wie erfolgreich das Unternehmen beim Einholen der offenen Forderungen ist. Je schneller und zuverlässiger die Zahlungseingänge gebucht werden können, desto größer ist der Unternehmenserfolg.

 

Deswegen sind Kennzahlen in der Debitorenbuchhaltung wichtig

Während in den vergangenen Jahren viele Unternehmen kurzfristige Liquiditätsengpässe mit Krediten ausgleichen konnten, ist das heute nicht mehr ganz so folgenlos. Der Leitzins ist nämlich inzwischen wieder bei 4,5 % und Fremdkapital damit vergleichsweise teuer.

Erfolgreiches Debitorenmanagement bietet hingegen folgende Vorteile:

  • Steuerung von pünktlichen Zahlungseingängen

  • Nachverfolgung säumiger Kunden und offener Rechnungen

  • Sicherstellung von ausreichend Liquidität

  • Identifizierung von Verbesserungspotenzial

  • Steigerung des Unternehmenserfolgs als Ganzes

Dadurch lässt sich die Abhängigkeit von Fremdkapital deutlich reduzieren, sofern Sie auf die richtigen Kennzahlen und Formeln in der Debitorenbuchhaltung setzen. Welche das genau sind, erklären wir ausführlich im nächsten Abschnitt.

 

5 entscheidende Debitoren- und Unternehmenskennzahlen

Es gibt eine ganze Reihe wichtiger Kennzahlen im Controlling und in der Bilanz, aber die Debitorenbuchhaltung spielt trotzdem eine essenzielle Rolle. Denn dort geht es um tatsächliche Geldeingänge, die Ihrem Unternehmen das Überleben sichern.

1. Rechnungsbearbeitungszeit

Der Kauf auf Rechnung ist nach wie vor ausgesprochen beliebt, vor allem im margenstarken B2B-Geschäft. Die Rechnungsbearbeitungszeit misst dabei, wie lange es dauert, bis eine Rechnung gestellt ist. Sie dient demnach als Indikator zur Effizienz in der Debitorenbuchhaltung, wenn es um eine schnelle Rechnungsstellung geht.

Viele Unternehmen in Deutschland setzen bereits heute auf einen hohen Digitalisierungsgrad, um Prozesse zu entschlacken und zu verbessern. Das bedeutet, die durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit ist in den vergangenen Jahren konstant gesunken, sodass heute bei individuellen Rechnungen 3 bis 4 Tage ein guter Richtwert sind.

2. Debitorenlaufzeit

Eine wichtige Kennzahl zur Beurteilung der Liquidität ist die Debitorenlaufzeit. Sie gibt an, wie lange es im Schnitt dauert, bis Kunden ihre offenen Rechnungen begleichen. Natürlich sollte jedes Unternehmen darauf achten, diese Laufzeit so gering wie möglich zu halten. Eine kurze Zahlungsfrist ist dabei oft der Schlüssel zum Erfolg.

Im Endkundengeschäft beträgt diese für gewöhnlich zwischen 14 und 30 Tagen, bei Geschäftskunden sind auch längere Zeiträume nicht unüblich. Im Fall eines Zahlungsverzugs gilt es dann auf einen schnellen Mahnprozess zu setzen, damit die Debitorenlaufzeit nicht in die Höhe schießt oder es sogar zu einem kompletten Forderungsausfall kommt.

3. Verzugsdauer

Die durchschnittliche Verzugsdauer gehört ebenfalls zu den wichtigen Kennzahlen in der Debitorenbuchhaltung. Trotz aller Maßnahmen ist es in einigen Fällen nämlich unvermeidbar, dass ein Kunde in Verzug gerät. Danach ist es umso wichtiger, die Verzugsdauer mit Druck und passenden Mahnfristen möglichst kurzzuhalten.

Zudem dient die Verzugsdauer als aussagekräftige Kennzahl mit Hinblick auf ein effizientes Mahnwesen. Im Notfall muss es nämlich schnelle und zielführende Mahnungen ausstellen, um den säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen. Das kann schließlich sogar in einem gerichtlichen Mahnverfahren münden, das oft als letzter Ausweg gilt.

4. Forderungsausfälle

Streitfälle und Insolvenzen sind insbesondere bei Konjunkturschwäche ein ernst zu nehmendes Problem, das alle Unternehmen betreffen kann. Denn ein Totalausfall muss komplett abgeschrieben werden und belastet alle Bilanzkennzahlen und die Liquidität – damit gehören Forderungsausfälle zu den wichtigsten Kennzahlen der Debitorenbuchhaltung.

Diese Kennzahl misst anhand der Ausfallquote die Entwicklung über einen bestimmten Zeitraum hinweg sowie den Erfolg aller Maßnahmen im Mahnwesen. Anders als bei der Verzugsdauer geht es hierbei nicht darum, wann der Kunde am Ende zahlt, sondern ob er die Rechnung überhaupt begleicht oder begleichen kann.

5. Betriebskapital

Zuletzt gibt es noch das Betriebskapital (engl. Working Capital) als wichtige Unternehmenskennzahl, die stark von den Erfolgen der Debitorenbuchhaltung abhängt. Es beschreibt die Differenz zwischen Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten, was zur Beurteilung der Liquidität herangezogen werden kann.

Weitere hilfreiche Erkenntnisse zur Kapitalbindung und zur Zahlungsmoral der Kunden lassen sich aus dem Betriebskapital ebenfalls gewinnen. Zudem gehört das Working Capital zu den wichtigen Kennzahlen im Controlling, weil es zahlreiche Impulse für effizienteres Management von Debitoren, Kreditoren und Material geben kann.

 

3 Tipps für eine effiziente Kennzahlen-Analyse

Aber es gilt nicht nur, wichtige Kennzahlen in der Debitorenbuchhaltung zu kennen, sondern diese auch erfolgreich zu berechnen bzw. zu analysieren. Das ist im Übrigen für alle Bilanz- und Unternehmenskennzahlen empfehlenswert.

1. Auf aktuelle Daten achten

Es scheint auf den ersten Blick eigentlich kontraproduktiv zu sein, doch in vielen Unternehmen gibt es schlichtweg keine aktuellen Zahlen. Wichtige Datensätze hängen oft Monate hinterher oder werden nur zu gesetzlichen Terminen angefertigt, ehe sie dann wieder vernachlässigt werden. Setzen Sie bei allen Ihren Kennzahlen-Analysen auf aktuelle Daten und führen Sie bei Bedarf regelmäßige Reporting-Strukturen ein.

2. Relevante Kennzahlen wählen

Nicht alle Kennzahlen und Formeln eignen sich für jedes Unternehmen. Wenn etwa Rechnungen komplett automatisch erstellt und verschickt werden, hat eine Kennzahl wie die Rechnungsbearbeitungszeit meistens nur wenig Aussagekraft. Identifizieren Sie also speziell für Ihr Unternehmen die richtigen Kennzahlen. Diese sollten auf aktuellen Daten basieren (siehe oben), messbar und relevant für Ihr Geschäft sein.

3. Moderne Software einsetzen

Viel zu viele Unternehmen arbeiten noch heute mit veralteten Systemen oder sogar individuellen Excel-Dateien, um wichtige Unternehmenskennzahlen zu berechnen. Prinzipiell ist das zwar machbar, doch die Aufwände und die Fehleranfälligkeit sind ausgesprochen hoch. Moderne Softwarepakete erlauben hingegen oft einen hohen Grad an Automatisierung und können wichtige Kennzahlen im Controlling sowie Bilanzkennzahlen fast schon im Alleingang erstellen.

 

Kennzahlen in der Debitorenbuchhaltung mit Bilendo verbessern

Aber selbst die erfolgreichsten Unternehmen kämpfen ständig damit, Kennzahlen effizient zu berechnen, zu analysieren und zu verbessern. Ohne die richtigen Tools kann der Arbeitsaufwand dafür ganz erheblich sein, hinzu kommen frustrierte und überforderte Mitarbeiter. Dank der Digitalisierung muss das heute aber gar nicht mehr sein.

Moderne Systeme wie die AR-Automation-Software von Bilendo helfen Ihrem Unternehmen, dank hoher Automatisierung, alle Prozesse im Debitorenmanagement zu entschlacken. Das intelligente Mahnwesen reduziert nebenbei die Debitorenlaufzeit, die Verzugsdauer und die Anzahl an Forderungsausfällen.

 

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Management Summary

  • Es gibt zahlreiche aussagekräftige Kennzahlen in der Debitorenbuchhaltung, die bei der Steuerung von Zahlungseingängen und der Liquidität helfen können.

  • Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören unter anderem die Rechnungsbearbeitungszeit, die Debitorenlaufzeit und die durchschnittliche Verzugsdauer.

  • Eine effiziente Kennzahlen-Analyse gelingt durch den Einsatz aktueller Daten und dank moderner Software heute einfacher als jemals zuvor.

  • Mit der zukunftsweisenden AR-Automation-Software von Bilendo können Sie zusätzlich alle wichtigen Kennzahlen Ihrer Debitorenbuchhaltung verbessern.

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