Wie schreibt man die perfekte Rechnung? - ein Leitfaden

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Egal ob handschriftlich oder digital: Bei der Rechnungserstellung gilt es einige Details zu beachten. Egal ob handschriftlich oder digital: Bei der Rechnungserstellung gilt es einige Details zu beachten.

Ärger im Verzug

Rechnungen im Verzug lassen sich nicht vermeiden, sie sind fast schon eine natürliche Folge der Bezahloption „Kauf auf Rechnung“. Was Sie allerdings vermeiden können, ist der unnötige Ärger, den Rechnungen im Verzug verursachen können. Dazu gehört vor allem ein gut organisierter Mahnprozess, an dessen Ende die Übergabe an ein Inkassounternehmen Ihres Vertrauens steht.

§ 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen

All das hilft jedoch nichts, wenn Ihre ursprüngliche Rechnung inhaltliche und formale Fehler aufweist. Denn dann können Sie schlussendlich vor Gericht doch noch das Nachsehen haben, ganz egal, wie berechtigt Ihr Anspruch tatsächlich ist. Halten Sie die Vorschriften des § 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen genauestens ein.

Mit einer prüffähigen Rechnung fängt alles an

Für das Gütesigel „prüffähig“ muss Ihre Rechnung eine Reihe von Anforderungen erfüllen:

Die Angaben des Absenders, also Ihre Angaben müssen vollständig sein (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG):

  • Name Ihrer Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, gängig sind hier „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“
  • Geschäftsführer (einer GmbH)
  • Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)
  • Ihre vollständige Anschrift
  • Ihr zuständiges Registergericht
  • Nummer Ihrer Firma im Handelsregister
  • Kundenanschrift: vollständig und fehlerfrei
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
  • detaillierte Leistungsabrechnung
  • Nettobetrag
  • Mehrwertsteuerausweis: ggf. verschiedene MwSt.-Sätze angeben
  • Rechnungsbetrag (= Bruttobetrag)
  • Bankverbindung
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Darüber hinaus sollten Sie – sofern vorhanden – in Ihrer Rechnung folgende Angaben machen:

  • Bestellnummer des Kunden
  • Eventuelle Zahlungskonditionen
  • Hinweis auf 30-Tages-Frist bei B2C-Kunden bzw. generelle Fristangabe
  • Eventuelle Skonto-Zugeständnisse bzw. Rabatt-Vereinbarungen
  • Eventueller Eigentumsvorbehalt
  • Hinweis auf AGB

Beispielvorlage: So sieht eine prüffähige Rechnung aus

Beispiel Rechnung aus dem Whitepaper

Legende

1. Absender

Mit allen handelsrechtlich notwendigen Angaben (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG):

a) Name der Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“

b) Geschäftsführer (einer GmbH)

c) Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)

d) vollständige Anschrift

e) Registergericht

f) Nummer der Firma im Handelsregister

2. Kundenanschrift

Von Anfang an sollte auf Vollständigkeit der Stammdaten geachtet werden. Diese sind möglichst zur Erstellung des Angebots zu ermitteln, spätestens bei Vertragsabschluss.

3. Rechnungsdatum

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

5. Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt

6. Leistungsabrechnung

Die Leistungsabrechnung muss detailliert und übersichtlich sein, um deutlich zu machen, was geleistet bzw. geliefert wurde. Bereits geleistete Anzahlungen müssen abgerechnet und vermerkt werden.

7. Nettobetrag

8. Separater Mehrwertsteuerausweis

Gegebenenfalls sind die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze anzugeben.

9. Bruttobetrag = Rechnungsbetrag

10. Bankverbindung

11. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Darüber hinaus sollten diese Angaben, sofern vorhanden, mit aufgenommen werden:

12. Bestellnummer des Kunden

13. Eventuelle Zahlungskonditionen

14. Hinweis auf 30-Tages-Frist bei B2C bzw. generelle Fristangabe

15. Eventuelle Skonto-Zugeständnisse bzw. Rabatt-Vereinbarungen

16. Eventuell Eigentumsvorbehalt

17. Hinweis auf AGB

Weitere hilfreiche Informationen rund um das Thema Rechnungserstellung erhalten Sie in unserem Whitepaper "Rechnungen, Fristen, Mahnungen"!

Rechnungen, Fristen, Mahnungen - Alles zum Thema

Fazit

Offene Rechnungen können – gerade wenn sie überfällig sind – eine Menge Ärger verursachen:

  • Liquiditätsprobleme
  • enormer zeitlicher, finanzieller und personeller Aufwand
  • unübersichtlicher Offene-Posten-Stand

… um nur ein paar davon zu nennen. Durch ein gut organisiertes Forderungsmanagement halten Sie sich vieles davon vom Hals.

Manche Probleme fangen aber schon vorher an und zeigen sich am Ende des Inkassoprozesses: Wenn Ihre Rechnungen nicht korrekt erstellt sind. Die oben beschriebenen Punkte helfen Ihnen dabei, genau das zu vermeiden.


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