Beim Inkasso treibt ein beauftragtes Inkassounternehmen die Schulden aus offenen Rechnungen ein und ergänzt so das Forderungsmanagement für seine Kunden.
Mit einem sogenannten Inkassoschreiben weist das Inkassounternehmen den Schuldner zunächst auf seine offenen Zahlungsforderungen hin und erklärt die Fälligkeit.
Im Inkassoschreiben werden alle Einzelheiten der offenen Forderung aufgeführt. Zum einen enthält das Inkassoschreiben das genaue Vertragsdatum, die Rechnungsnummer, unter Umständen die Kundennummer sowie weitere Informationen, wie zum Beispiel das Datum der letzten Mahnung. So kann der Schuldner die Zahlungsaufforderung eindeutig zuordnen.
Außerdem wird im Inkassoschreiben der geschuldete Gesamtbetrag sowie die Zahlungsfrist aufgeführt. Inkassounternehmen sind seit der Einführung des GguG dazu verpflichtet, die Haupt- und Nebenforderungen genau aufzuzeigen. Entstandene Inkassokosten müssen also eindeutig ersichtlich sein.
Sollte die Forderung berechtigt sein, also beispielsweise kein rechtlich zulässiger Widerspruch vorliegen, muss der Zahlungsaufforderung fristgerecht nachgekommen werden, um weitere Kosten zu vermeiden.