Der richtige Umgang mit Debitoren ist eine zwingende Voraussetzung, um in der modernen Geschäftswelt ein erfolgreiches Unternehmen führen zu können. Insbesondere in Zeiten steigender Zinsen und einer angespannten Wirtschaftslage ist es unabdingbar, alle ausstehenden Zahlungseingänge pünktlich verbuchen zu können. Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich genau mit diesem wichtigen Thema.

Schulden sollen transparent erfasst und rechtzeitig eingeholt werden, um Umsätze zu stabilisieren und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel alle bedeutenden Grundlagen im Überblick vor.

 

Was sind Debitoren?

Es handelt sich dabei um den Fachbegriff für Gläubiger, die Schuldner gegenüber dem Unternehmen sind. In der Regel wird eine Vorleistung auf Rechnung erbracht, die der Debitor im späteren Verlauf begleichen muss. Speziell im B2B-Bereich ist diese Art der Bezahlung beliebt, weil sie mit schnellerer Lieferung und weniger Risiko für den Kunden einhergeht – dieses trägt nämlich überwiegend der Lieferant.

Wann die Leistung letztlich zu zahlen ist, ist aus den vereinbarten Zahlungskonditionen ersichtlich. Debitorenrechnungen sollten immer eine klare Zahlungsfrist enthalten, damit es von vornherein keine unnötigen Missverständnisse gibt. Zudem können im Falle eines Verzugs zügig die passenden Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Eine ordentliche Buchhaltung ist daher ausgesprochen wichtig.

 

Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren

Doch ein Unternehmen hat nicht nur mit Schuldnern und Gläubigern zu tun, sondern auf der anderen Seite auch mit eigenen Lieferanten, die eine Leistung erbringen und eine Rechnung ausstellen. Das nachfolgende Beispiel soll den Unterschied deutlich machen.

  • Debitoren: Ein Unternehmen liefert einem seiner Kunden verschiedene Fertigprodukte auf Rechnung. Der Kunde wird dadurch zum Debitor und hat im Rahmen der Zahlungsvereinbarung seine Schulden zu begleichen.

  • Kreditoren: Das Unternehmen bestellt bei einem seiner Lieferanten Rohstoffe auf Rechnung. Aus Unternehmenssicht wird der Lieferant somit zu einem Kreditor, der für seine Vorleistung bezahlt werden muss.

Jedes bilanzierungspflichtige Unternehmen in Deutschland hat im Normalfall eine Vielzahl von Kreditoren und Debitoren, die es alle entsprechend zu managen gilt. Eine professionelle Buchhaltung stellt sicher, dass alle Forderungen und Schulden erfasst, nachverfolgt und beglichen werden.

 

Grundlagen der Debitorenbuchhaltung

Wie der Name bereits andeutet, geht es in der Debitorenbuchhaltung vor allem um das Verwalten offener Forderungen. Sobald ein Unternehmen in Vorleistung geht und eine Rechnung erstellt, kann es dank der Debitorenkonten und Debitorennummern alle offenen Posten genauesten nachverfolgen.

Der Aufgabenbereich der Debitorenbuchhaltung ist vielseitig.

  • Debitoren verwalten: Alle Rechnungen bzw. offenen Forderungen müssen erfasst und auf eine pünktliche Bezahlung geprüft werden. Zahlungseingänge lassen sich anhand von Debitorenkonto und -nummer dem jeweiligen Kunden zuordnen.

  • Verzug anmahnen: Sollte es trotz klarer Zahlungsfrist zum Verzug durch den Debitor kommen, muss die Debitorenbuchhaltung zügig mahnen. Das ist eine Grundlage, um die Debitorenlaufzeit zu verbessern und Zahlungen schneller einzuholen.

  • Inkasso einschalten: In manchen Fällen bleiben aber selbst Mahnungen erfolglos. Dann darf das Unternehmen nicht zurückschrecken, ein Inkasso-Unternehmen einzuschalten. Sogar ein gerichtliches Mahnverfahren ist denkbar.

  • Kreditlinien anpassen: Zahlungsverzug ist ebenfalls ein guter Indikator, um die Kreditlinie von Kunden anzupassen. Interne und externe Daten können dabei helfen, Zahlungsausfälle durch kluges Kreditmanagement zu minimieren.

  • Ergebnisse berichten: Da eine ordentliche Debitorenbuchhaltung die Voraussetzung für solide Finanzen ist, muss das Management stets einen aktuellen Überblick haben. Reporting gehört in diesem Bereich also ebenfalls zum Alltag.

Um die alltäglichen Aufgaben effizient und transparent meistern zu können, müssen Unternehmen auf Debitorenkonten und Debitorennummern setzen. Erst das erlaubt eine schnelle Zuordnung sowie klare Übersichten zum Zahlungsstatus aller Debitoren.

In den folgenden zwei Abschnitten gehen wir etwas genauer auf diese wichtigen Begriffe ein.

 

So funktioniert ein Debitorenkonto

Ein Unternehmen erstellt zum Verwalten aller offenen Forderungen ein entsprechendes Debitorenkonto für jeden Kunden. Das gewährt eine einfache und klare Übersicht, und offene Debitorenrechnungen und Zahlungsausstände lassen sich damit auf Kundenbasis schnell nachverfolgen. Es ist zwar möglich, mehrere Kunden in einem Konto zusammenzufassen, aber das ist in der realen Geschäftswelt eher selten der Fall.

Denn ein Debitorenkonto pro Kunde schafft die besten Voraussetzungen, um kundenspezifische Schritte einleiten zu können. So kann beispielsweise auf den ersten Blick erkannt werden, ob es grundsätzliche Probleme bei der Kreditwürdigkeit gibt. Ebenso sind gebündelte Maßnahmen zum Mahnen mehrerer ausstehender Zahlungen nicht unüblich. Das gibt dem Unternehmen einen praktischen Überblick zu allen wichtigen Daten und Vorgängen eines Debitors.

 

Welchen Zweck erfüllt die Debitorennummer?

Um alle Debitorenrechnungen einem Kunden oder einem Konto zuordnen zu können, kommt eine Debitorennummer zum Einsatz. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine Kundennummer, obwohl sich die Inhalte oftmals überschneiden. Denn nicht alle Transaktionen eines Kunden führen zu einem offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung, sondern nur der Kauf auf Rechnung.

Leistet ein Kunde beispielsweise bereits bei der Bestellung die vollständige Zahlung, bedarf es keiner Debitorennummer oder -buchhaltung. Bestellt der gleiche Kunde jedoch etwas später ein weiteres Produkt, diesmal aber auf Rechnung, erlaubt die Debitorennummer eine klare Identifikation dieser Rechnung. Die Nummer ist somit Grundlage für eine saubere Erfassung und einwandfreie Zuordnung zum passenden Debitorenkonto.

 

Tipps für ein gutes Debitorenmanagement

Die Verwaltung der Debitoren und die effiziente Debitorenbuchhaltung erfordern ein professionelles Management, das mit allen Herausforderungen bestens vertraut ist. Meistens sind es nicht die fachlichen Fähigkeiten, die dabei letztlich entscheidend sind, sondern die menschlichen.

Erfolgreiches Forderungs- oder Debitorenmanagement setzt vor allem auf vorausschauende Maßnahmen. Wir stellen Ihnen hier die besten Tipps für Ihr Unternehmen vor.

 

Schaffen Sie eine transparente Verwaltung

Eine solide Datengrundlage ist im Debitorenmanagement sprichwörtlich das A und O. Erst wenn Sie einen Überblick über alle Debitoren und offenen Forderungen haben, können Sie anschließend wichtige Rückschlüsse zur effizienten Verwaltung ziehen. Debitorennummern und -konten helfen Ihnen dabei, eine saubere Buchhaltung zu führen.

Zudem vermeiden Sie dadurch unangenehme Missverständnisse, die sonst immer wieder vorkommen können. Denn es kann für das Unternehmensimage unglaublich schädlich sein, Rechnungen falsch zu erfassen und später womöglich einen Kunden diesbezüglich anzumahnen.

 

Setzen Sie auf klare Zahlungsfristen

Kunden bzw. Debitoren müssen auf den ersten Blick erkennen können, bis wann eine Rechnung zu begleichen ist. Eine klare Zahlungsfrist ist also ein wichtiger Bestandteil jeder Debitorenrechnung. Zwar greift bei Abwesenheit einer eigenen Frist die gesetzliche Zahlungsfrist, aber nicht alle Kunden kennen sich mit dem Thema überhaupt aus.

Sie schaffen außerdem die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen wie etwa notwendige Mahnungen im Debitorenmanagement. Ein Kunde wird somit im Falle eines Verzugs nicht böse überrascht, sondern müsste eigentlich bereits damit rechnen.

 

Geben Sie Ihren Kunden einen Skonto-Anreiz

Ein probates Mittel, um die Debitorenlaufzeit zu verkürzen und Zahlungsausfälle zu minimieren, ist Skonto. Dabei gewährt ein Unternehmen seinem Debitor einen Nachlass auf die Rechnung, sofern dieser innerhalb eines bestimmten Zeitraums zahlt. Sie haben die freie Wahl, wie lang dieser Zeitraum sein soll – viele setzen beispielsweise auf eine zehntägige Frist.

Das gibt dem Kunden einen attraktiven Anreiz, die Zahlung noch vor Ende der Zahlungsfrist zu begleichen. Ihr Unternehmen profitiert hingegen von einem schnelleren Zahlungseingang und besserer Liquidität.

 

Schrecken Sie nicht vor Mahnungen zurück

Obwohl eine vorausschauende Buchhaltung den zügigen Eingang vieler offener Forderungen gewährleistet, kann es dennoch im Ausnahmefall zum Zahlungsverzug kommen. Eine einfache Mahnung kann meistens helfen, die Sachlage schnell zu klären. Setzen Sie ein mehrstufiges Mahnverfahren ein und erinnern Sie den säumigen Kunden zunächst höflich an die ausstehende Zahlung.

Das reicht oft bereits aus, denn viele Debitoren vergessen im hektischen Alltag die pünktliche Bezahlung. Sollte die erste Zahlungserinnerung nicht zum Erfolg führen, können Sie bei den weiteren Mahnungen fordernder werden und bei Bedarf sogar mit Konsequenzen drohen.

 

Schalten Sie im Ernstfall einen Inkasso-Dienstleister ein

Auch das beste Mahnverfahren stößt manchmal an seine Grenzen. Wenn ein Kunde sich schlichtweg weigert, die Rechnung zu bezahlen, kann ein Inkasso-Dienstleister helfen. Sie haben dabei die Möglichkeit, im Zuge einer Forderungsabtretung zumindest einen Teil des Betrags direkt und ohne Risiko vom Dienstleister zu erhalten. Dieser klärt anschließend die Sachlage direkt mit dem Kunden.

Zwar erhalten Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag, doch Sie geben das komplette Risiko eines Zahlungsausfalls an das Inkasso-Unternehmen ab. Dadurch sparen Sie außerdem hohe eigene Verwaltungskosten im späteren Verlauf.

 

Investieren Sie in eine moderne Software

Debitorenbuchhaltung oder Debitorenmanagement kann unglaublich hohe Aufwände in Ihrem Unternehmen verursachen. Das Erfassen und Nachverfolgen aller Rechnungen stellt trotz Debitorennummer und Debitorenkonto jede Verwaltung vor Herausforderungen. Ferner verursacht speziell das Mahnwesen und die Klärung offener Forderungen viel Arbeit, um interne und externe Kommunikation zu koordinieren.

Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo kann viele Prozesse Ihrer Debitorenbuchhaltung entschlacken und automatisieren. Eine benutzerfreundliche Oberfläche, praktische Zahlungserinnerung sowie ein automatisches Mahnwesen helfen Ihrem Unternehmen, die Aufwände und Zahlungsausfälle gleichermaßen zu minimieren.

 

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Management Summary

  • Kauft ein Kunde bei einem Unternehmen auf Rechnung, dann wird dieser zu einem Debitor, oder anders gesagt, einem Gläubiger oder Schuldner, bis er die Rechnung begleicht.

  • Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Verwaltung, der Nachverfolgung und der Sicherstellung, dass alle offenen Rechnungen bezahlt werden.

  • Hierfür bestehen im Falle eines Verzugs die Möglichkeiten zur Mahnung oder im Notfall sogar eine Forderungsabtretung an einen Inkasso-Dienstleister.

  • Mit der leistungsstarken AR-Automation-Software schaffen Sie die besten Voraussetzungen im Debitorenmanagement, damit es erst gar nicht zu solchen Notfällen kommt.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich umfassend zu einer effizienten Debitorenbuchhaltung dank moderner Software beraten.