Der Erfolg Ihres Unternehmens wird von zwei Themen bestimmt, die funktionieren müssen: Kaufprozess und Forderungsmanagement, auch bekannt als "Order to Cash". Doch für einen reibungslosen Ablauf ist der Order-to-Cash-Prozess viel zu komplex und bremst das skalierbare Wachstum Ihres Unternehmens. Außer, Sie setzen auf eine zentrale Plattform und steigern so Ihren Umsatz um bis zu 3 %.

Die Inhalte dieses Artikels liegen zum Teil einer Veröffentlichung der Boston Consulting Group zugrunde.

 

Order to Cash: ein komplexer und empfindlicher Prozess 

"Order to Cash" ist ein Begriff, der alle Maßnahmen umfasst, die Sie in Ihrem Unternehmen ergreifen, um angefangen beim Bestellvorgang bis hin zum Zahlungseingang alles richtig zu machen. Sie wollen, kurz gesagt, möglichst viel verkaufen und möglichst viel davon haben.

Nun ist der Order-to-Cash-Prozess so komplex und in so viele Teilprozesse aufgegliedert, dass eine Optimierung kaum möglich erscheint - und doch so wichtig ist. Denn Verzögerungen in den einzelnen Prozessschritten binden wichtige Ressourcen in Ihrem Unternehmen und erhöhen das Risiko auf Zahlungsausfälle. Ganz abgesehen davon, dass Forderungen unnötig lange offen bleiben und so für Engpässe bei der Liquidität sorgen. Mit der bekannten und unangenehmen Folge, dass Ihr Unternehmenswachstum gehemmt ist.

Die Komplexität des Order-to-Cash-Prozesses gründet in der Tatsache, dass er quer durch Ihr gesamtes Unternehmen zahlreiche Abteilungen berührt, Marketing, Vertrieb, Finanzen, Inkasso, Lagerhaltung usw. bis hin zum Kundenservice. Wie also wollen Sie da für eine einheitliche Linie und für einen geschmeidigen Prozess sorgen?

Hinzu kommt, dass viele Prozessschritte manuell ausgeführt werden müssen. Manuelles Arbeiten ist immer von Fehleranfälligkeit geprägt, wofür eine Vielzahl an Hürden verantwortlich ist: 

Zum einen sind da die vielen Medienbrüche bei der Kommunikation (von der E-Mail zur telefonischen Absprache, zur handschriftlichen Notiz, die es irgendwann in eine Excel-Tabelle schafft und ausgedruckt wird, um dann erneute Schleifen im Unternehmen zu drehen), zum anderen die Silostrukturen zwischen den Abteilungen, die die Kommunikation zusätzlich erschweren. 

Dann gibt es die personelle Abhängigkeit (welcher Mitarbeiter ist wann im Urlaub oder krank bzw. wechselt in eine neue Position oder wie viele neue Debitoren kommen schlagartig durch Expansion hinzu) und die unterschiedlichen Tools und Systeme in der täglichen Anwendung. 

Abteilungsübergreifendes Arbeiten und Kommunizieren ist nie ohne diese Hürden möglich, der Status einzelner Vorgänge ist nie unmittelbar einsehbar und Kundendaten sind nie topaktuell. Tritt an irgendeinem Punkt des Order-to-Cash-Prozesses eine Störung auf, müssen Zeit und damit Kosten investiert werden, diese aus der Welt zu schaffen.

Zeit, die an anderer Stelle fehlt, Kosten, die das Wachstum hemmen. Von einer erschwerten Risikobewertung ganz zu schweigen. 

 

Eine Lösung, eine Plattform: Order to Cash zentral und digital

Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial einer zentralen Plattform, auf der Sie alle Prozesse des Order to Cash abbilden und steuern sowie wesentliche Schritte automatisieren können. Dadurch wird die Komplexität aus dem gesamten Prozess herausgenommen, der folglich schneller und unkomplizierter abläuft. 

Zum einen sinken dadurch die Prozesskosten und zum anderen steigt der Umsatz, und zwar beachtlich: 

"Over time, companies that deploy O2C platforms and reengineer the process boost revenues by 1% to 3% a year", so die Erkenntnis der Boston Consulting Group.

Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt ist, dass Sie durch den Einsatz einer zentralen, digitalen Plattform das Leben Ihrer Kunden und Mitarbeitern leichter machen und so zu einer größeren Zufriedenheit auf beiden Seiten beitragen. Wie das im Detail aussieht, lässt sich am besten an einem konkreten Beispiel wie Bilendo zeigen.

 

Bilendo: eine zentrale Plattform fürs Debitorenmanagement - für ein skalierbares Wachstum

In einem Bereich des Order to Cash gibt es in Ihrem Unternehmen besonderen Bedarf, Komplexität rauszunehmen und Prozesse zu optimieren: in der Debitorenbuchhaltung. 

Indem Sie für eine möglichst kurze Zeit bis zur Zahlung (Days Sales Outstanding, DSO) sorgen, sichern Sie die Liquidität Ihres Unternehmens und damit auch das skalierbare Wachstum. Dazu gehört, offene Forderungen effizient zu verwalten. Ohne Medienbrüche, unabhängig von Silostrukturen, abteilungsübergreifend und personell unabhängig. 

Mithilfe der Cloud-Plattform Bilendo reduzieren Sie die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung nachweislich um bis zu 25 %, indem Sie durch Workflow-basierte Automatisierung folgende Prozesse optimieren und für einen kontinuierlichen Ablauf sorgen:

Durch die Darstellung auf einer Plattform können Sie zudem das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden besser im Blick behalten (Stichwort Kreditlimit) und auf Veränderungen schnell reagieren. 

Interne Absprachen, die Abfrage des aktuellen Stands der Dinge, die Einsicht in wichtige Dokumente - all das geschieht an einer zentralen Stelle und ohne Umwege. Und wo es keine Umwege gibt, gibt es weniger Fehler, weniger Zeitverlust, weniger Prozesskosten - dafür mehr Umsatz, mehr Liquidität, mehr Risikobereitschaft und mehr Wachstum. 

***


Mit dem Einsatz einer Order-to-Cash-Plattform sorgen Sie für eine Umsatzsteigerung von 1 - 3 % und für ein skalierbares Wachstum. Gerade im Bereich Debitorenmanagement können Sie Prozesse optimieren und damit für einen niedrigeren DSO-Wert sorgen, Ihre Mitarbeiter entlasten und zu mehr Kundenzufriedenheit beitragen.