In Zeiten von teurem Fremdkapital kann es sich kein Unternehmen mehr erlauben, fällige Rechnungen lange liegen zu lassen. Doch das Einholen einer offenen Forderung ist gar nicht so einfach. Säumige Kunden müssen nämlich oftmals selbst abwägen, welche Beträge sie als Erstes begleichen. Genau hier kommt eine professionelle Forderungseintreibung ins Spiel, um die Dringlichkeit der Bezahlung deutlich zu machen.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alles Wichtige zu diesem spannenden Thema, damit Ihr Unternehmen zügig alle offenen Forderungen eintreiben kann. Damit stärken Sie auf einfache Weise die Liquidität Ihres Unternehmens.

 

Was ist eine Forderungseintreibung?

Es handelt sich bei diesem Begriff um das deutsche Wort für Inkasso-Verfahren. Vielen Menschen wird die Bedeutung von Inkasso wahrscheinlich schon bekannt sein, auch wenn sie selbst damit noch niemals Kontakt hatten. Aber speziell in wirtschaftlich schwierigen Zeiten gewinnt die Forderungseintreibung an Bedeutung, um offene Beträge schnell einzuholen.

Zahlt ein Kunde nämlich seine Rechnung nicht pünktlich und gerät somit in Zahlungsverzug, kann ein Unternehmen Schritte einleiten, um den Betrag einzufordern. Oft fängt es mit einem mehrstufigen Mahnprozess an, um die Dringlichkeit der Bezahlung klarzumachen. Als Gläubiger steht es Ihnen aber sogar frei, sofort ein Inkassounternehmen einzuschalten.

Prinzipiell können Unternehmen also zunächst selbst mahnen, oder sie geben die Aufgabe an einen externen Inkasso-Dienstleister ab. Beide Optionen haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile, die wir in diesem Artikel genau erklären.

 

Wann sollten Sie eine Forderungseintreibung in Betracht ziehen?

Als Gläubiger sollten Sie grundsätzlich sofort säumige Kunden über das eigene Mahnwesen zur Zahlung auffordern. Es spricht nichts dagegen, selbst bei einer sonst guten Kundenbeziehung vorerst eine höfliche Zahlungserinnerung zu verschicken. Manchmal führt ein eigener, mehrstufiger Mahnprozess aber leider nicht zum Erfolg.

In folgenden Fällen kann beispielsweise ein Inkassounternehmen helfen:

  • Eine Kunde ist im Zahlungsverzug und reagiert nicht auf Mahnungen

  • Die Aufwände zur Forderungseintreibung sind schlichtweg zu hoch

  • Es fehlt im Unternehmen die Expertise für effizientes Inkasso

  • Die Mitarbeiter müssen sich auf andere Aufgaben konzentrieren

Sollten die Erfolgschancen nicht sonderlich vielversprechend sein, kann sogar eine Forderungsabtretung infrage kommen. Ein Inkasso-Dienstleister kauft Ihnen dabei die Forderung ab und übernimmt die weitere Eintreibung. Zwar erhalten Sie nur einen Teil des ausstehenden Betrags, aber dafür tragen Sie kein Risiko mehr.

 

Die externen Inkasso-Verfahren im Überblick

Der Begriff Inkasso umfasst zwar alle Arten der Forderungseintreibung, obwohl die meisten Menschen damit die klassischen Inkassounternehmen oder einen Inkasso-Anwalt verbinden. Diese übernehmen die Aufgabe, unbezahlte Rechnungen im Falle eines Zahlungsverzugs im Namen ihres Auftraggebers (Gläubigers) einzutreiben.

Dafür geben sie zumindest alle relevanten Informationen an einen externen Inkasso-Dienstleister ab, der im Anschluss den säumigen Kunden anschreibt. Zudem übernimmt der Dienstleister alle weiteren Schritte, die bei Nichtbezahlung notwendig sein könnten. Das geht sogar hin zum Antrag auf Erlass eines Mahn- und Vollstreckungsbescheids.

Ein Inkasso-Anwalt ist hingegen bei größeren und strittigen Summen oftmals die bessere Wahl, weil er selbst rechtliche Aspekte abdecken kann. Jedoch kann die Beauftragung deutlich mehr kosten. Im Notfall müssen Sie also eine Entscheidung treffen, ob eine standardisierte Inkasso-Rechnung durch einen Dienstleister ausreicht oder nicht.

 

So erstellen Sie selbst eine seriöse Forderungseintreibung

Im Rahmen eines ordentlichen Mahnverfahrens ist es ausgesprochen wichtig, strukturiert und zielgerichtet vorzugehen. Erst dann wird eine Forderungseintreibung von Erfolg gekrönt. Setzen Sie am besten auf ein mehrstufiges Mahnwesen, das mit zunehmender Laufzeit Ihren säumigen Kunden gegenüber fordernder wird.

Im Geschäftsalltag ist es durchaus üblich, zunächst mit einer höflichen Zahlungserinnerung zu beginnen. Sie führt noch einmal alle wichtigen Informationen zur erbrachten Leistung, die Unternehmens- und Kundendaten sowie einen Verweis auf die verstrichene Zahlungsfrist auf. Zudem sollte natürlich eine neue und klare Frist zur Zahlung gesetzt werden.

 

5 Tipps für eine erfolgreiche Forderungseintreibung

Ein effizienter Prozess im Mahnwesen ist meistens die beste Voraussetzung, um auf externe Inkasso-Verfahren verzichten zu können. Ihrem Unternehmen steht es vollkommen frei, die Forderungseintreibung selbst erfolgreich umzusetzen. Deswegen empfiehlt es sich, anfänglich immer Ihren eigenen Weg zu gehen, ehe Sie sich für die Beauftragung von Dienstleistern entscheiden. 

Das ist in den meisten Fällen nicht nur schneller, sondern dank hochautomatisierter Systeme wie der AR-Automation-Software von Bilendo sogar deutlich günstiger.

1. Erstellen Sie alle Forderungen mit klarer Zahlungsfrist

Die Grundlage für einen erfolgreiche Forderungseintreibung sind klare Zahlungsfristen, die der Kunde unmissverständlich erkennen kann. Das fängt bereits bei der ersten Rechnung an und erstreckt sich über alle Mahnungen. Natürlich müssen alle Informationen auf sämtlichen Rechnungen und Mahnungen stimmen, da der Schuldner sonst sogar einen Widerspruch gegen eine Mahnung einlegen kann.

2. Fangen Sie mit einer höflichen Zahlungserinnerung an

Man kann es gar nicht oft genug betonen: Im Falle von Zahlungsverzug sollten Sie sofort und ohne Verzögerung die erste Mahnung als freundliche Zahlungserinnerung verschicken. Wenn Sie auf eine höfliche Formulierung setzen, dann gefährdet das Ihre Beziehung zum Kunden ohnehin nicht. In vielen Fällen hat dieser womöglich einfach nur die Zahlung vergessen und benötigt noch einmal eine sanfte Erinnerung.

3. Werden Sie im weiteren Mahnverfahren fordernder

Sollte die Zahlungserinnerung nicht zum Erfolg führen, müssen Ihre weiteren Mahnungen deutlich konkreter werden. Benennen Sie die verpassten Fristen und fordern Sie den säumigen Kunden zu einer raschen Bezahlung auf. Das geht bis zum Androhen von finanziellen und rechtlichen Konsequenzen (Stichwort: Inkassogebührenrechner), die zum Abschluss eines mehrstufigen Mahnverfahrens der letzte Ausweg sein können.

4. Setzen Sie im Notfall auf ein gerichtliches Mahnverfahren

Zwar ist ein mehrstufiger Mahnprozess ein guter Anfang, doch rechtlich gesehen gibt es kaum Konsequenzen. Erst ein gerichtliches Mahnverfahren zwingt einen säumigen Kunden in die Pflicht, auf das Gerichtsschreiben zu reagieren oder mit einer Zwangsvollstreckung konfrontiert zu werden. Zumindest der finanzielle Aufwand ist bei einem solchen Verfahren überschaubar, aber es ist dennoch zeitintensiv.

5. Externes Inkasso-Verfahren über einen Dienstleister

Eine Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren kann die Beauftragung eines Inkassounternehmens sein. Dieses ist auf Forderungseintreibung spezialisiert und hat meistens effiziente Prozesse, um Kunden zur Zahlung zu bewegen. Sollten daher eigene Versuche fehlschlagen oder die Arbeitsaufwände schlichtweg zu hoch sein, kann ein Inkasso-Dienstleister (oder Anwalt) die richtige Alternative sein.

 

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Management Summary 

  • In der Geschäftswelt gibt es mehrere Begriffe, die im Wesentlichen die Eintreibung offener Rechnungen beschreiben: Forderungseintreibung oder Inkasso.

  • Jedes Unternehmen, das einen säumigen Kunden hat, kann mithilfe einer Forderungseintreibung die Bezahlung der offenen Summe einfordern.

  • Ein mehrstufiges Mahnverfahren mit klaren Zahlungsfristen ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg – im Idealfall unterstützt durch eine moderne Software.

  • Alternativ kann man auch einen Inkasso-Dienstleister beauftragen, sei es ein Inkassounternehmen oder ein spezialisierter Anwalt.

  • Die zukunftsweisende AR-Automation-Software kann aufwendige Mahnprozesse automatisieren und somit eine erfolgreiche Forderungseintreibung unterstützen.

  • Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich von uns beraten.