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Aufbau und Bestandteile einer prüffähigen Rechnung

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Helena Loos am 03.05.2018

Fehlt die Prüffähigkeit in der Schlussrechnung kann dies im Härtefall dazu führen, dass Sie - unabhängig davon, wie gerechtfertigt Ihr Anspruch ist - vor Gericht den Kürzeren ziehen. Die Folgen sind klar: Sie bleiben auf den Kosten sitzen. Umso wichtiger ist es, die Rechnung juristisch wasserdicht aufzubauen und allen Kriterien von Beginn an gerecht zu werden.

Damit es erst gar nicht soweit kommt, haben wir für Sie alle Punkte der prüffähigen Rechnung nachstehend zusammengefasst.

Aufbau & Inhalt der prüfbaren Rechnung

1. Absender

Der Absender beinhaltet alle handelsrechtlich notwendigen Angaben (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, §80 AktG):

a. Name der Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“

b. Geschäftsführer (einer GmbH)

c. Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)

d. Vollständige Anschrift

e. Registergericht

f.Nummer der Firma im Handelsregister

2. Kundenanschrift

Sind die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig, kann das dazu führen, dass die Rechnung wieder an Sie zurückkommt, ohne dass Ihr Kunde davon Kenntnis nehmen konnte. Das hat zur Folge, dass Sie den Prozess erneut anstoßen und wichtiger, noch länger auf Ihr wohlverdientes Geld warten müssen. Um das zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Kundendaten achten, bevor Sie die Rechnung versenden.

3. Rechnungsdatum

Sie sind dazu verpflichtet das Rechnungs-, Liefer oder Leistungsdatums auf jeder Rechnung anzugeben. Andernfalls riskieren Sie den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden. Darüber hinaus muss die Datumsangabe (Formatierung) zulässig und die Rechnungslegung logisch und nachvollziehbar sein.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Angabe der fortlaufenden Rechnungsnummer ermöglicht sowohl Ihrem Kunden als auch Ihnen eine klare Zuordbarkeit. Unser Tipp: Vergeben Sie die Rechnungsnummer nur einmalig, da es sonst zu Problemen in der Zahlungszuweisung oder im Mahnprozess kommen kann. Zusätzlich sollte man vermeiden, dass sich Rechnungsnummer mit anderen Belegnummern wie der kaufmännischen Gutschrift, Angebots- oder der Kundennummer überschneidet. Setzen Sie beispielsweise eine Kürzel wie RE-252525 vor die Rechnungsnummer oder beginnen Sie die Rechnungsnummer immer mit dem jeweiligen Leistungsjahr wie 2018-252525.

5. Liefer - bzw. Leistungsbeschreibung

Die exakte Menge und Bezeichnung bei Lieferungen oder die Art und der Umfang bei Leistungen sollte in keiner Rechnung fehlen.

6.Leistungsabrechnung

Die Leistungsabrechnung muss detailliert und übersichtlich sein, um deutlich zu machen, was geleistet bzw. geliefert wurde. Achten Sie darauf, dass bereits geleistete Anzahlungen abgerechnet und vermerkt werden müssen.

7. Nettobetrag

Geben Sie immer den Nettobetrag, sprich die Summe ohne der gesetzlichen Mehrwertsteuer, in der Rechnung mit an.

8. Separater Mehrwertsteuerausweis

Prüfen Sie, ob und welchen Mehrwertsteuersatz in Ihrem Fall anzugeben ist.

9. Bruttobetrag

Der tatsächliche Rechnungsbetrag inklusive der entsprechenden Mehrwertsteuer ist als sogenannten Bruttobetrag aufzuführen.

10. Bankverbindung

Damit sich Zahlungen nicht unnötig verzögern, geben Sie Ihre vollständigen Kontodaten mit an.

11. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Der Vollständigkeit halber, darf die Angabe Ihrer Steuer-ID nicht fehlen.

12. Bestellnummer des Kunden

Die Bestell- oder Kundennummer ist eine wichtige Referenz, sowohl für den Kaufprozess als auch für den anschließenden Support.

13. Zahlungskonditionen (optional)

Sind besondere Zahlungskonditionen mit Ihrem Kunden vereinbart worden, sollten Sie diese nochmal in der Rechnung verständlich aufführen.

14. Fristangabe

Geben Sie an, bis wann Sie die Begleichung der Rechnung erwarten. Das gibt sowohl Ihrem Kunden als auch Ihnen einen klaren Rahmen und stellt unmissverständlich dar, ab wann sich Ihr Kunde im Verzug befindet. Im B2C-Bereich geben Sie den Hinweis auf die 30-Tages-Frist.

15. Rabattvereinbarungen oder Skonto-Zugeständnisse (optional)

Haben Sie eine Rabattvereinbarung mit dem Kunden getroffen, sollten Sie die spezifischen Konditionen in der Rechnung aufführen. Gleiches gilt, wenn Sie Ihren Kunden Skonto gewähren. Geben Sie hierfür die Höhe des Skontoabzuges in Prozent an und den Zeitraum bis wann die Rechnung beglichen sein muss, damit der Skontoabzug gewährt wird.

16. Eigentumsvorbehalt (optional)

Im Warenverkehr ist das Heranziehen des Eigentumsvorbehaltes als Kreditsicherungsmittel durchaus üblich (§449 BGB). Ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, gilt es zu überprüfen.

17. Hinweis auf AGB´s

Verweisen Sie ebenfalls in Ihrer Rechnung auf Ihre AGB´s.

Wie eine prüffähige Rechnung aussehen könnte, zeigt die nachfolgende Abbildung:

prueffaehige Rechnung Muster

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Fazit

Die Prüfbarkeit Ihrer Rechnung ist für die Durchsetzung Ihrer Ansprüche von elementarer Bedeutung und schafft eine solide und professionelle Basis für den weiteren Verlauf. Dennoch müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass es zu Zahlungsverzögerungen oder gar -ausfällen kommen kann. Bleiben Sie also am Ball und etablieren Sie am besten gleich einen stringenten Mahnprozess! Lesen Sie hier, wie ein idealtypischer Mahnlauf in der Praxis aussieht und was sie tun können, um schneller an Ihr wohlverdientes Geld zu kommen..

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