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Automatisches Zahlungsmatching - so geht's!

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Helena Loos am 04.07.2018

Zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung zählt auch der Abgleich eingehender Zahlungen auf den Geschäftskonten mit gestellten Rechnungen. Digitale Tools übernehmen diese zeitaufwendige Arbeit und schaffen mit dem automatischen Zahlungsmatching neue Freiräume im Unternehmen.

Aufwendig und zeitintensiv - der manuelle Abgleich

Nur wenn Rechnungen nach erbrachter Leistung fristgerecht bezahlt werden, ist auch die Unternehmensliquidität - und damit der Raum für weitere Investitionen - gesichert.

Eingehende Zahlungen aufmerksam und gewissenhaft mit den Daten gestellter Rechnungen abzugleichen, ist eine zeitraubende, aber notwendige Aufgabe in der Debitorenbuchhaltung.

Oft muss beim Zahlungsabgleich aber genauer hingeschaut werden, schließlich ist nicht jede eingegangene Zahlung direkt und einwandfrei zuzuordnen.

Mögliche Gründe hierfür gibt es viele, z. B.:

  • Zahlung eines falschen Betrags

  • Abweichende Namen bei Rechnungsempfänger und Zahler

  • Nicht schlüssiger Verwendungszweck

  • Zusammenfassung mehrerer Leistungen in einer Bezahlung

Bei einer großen Zahl eingehender Zahlungen wird die korrekte Zuweisung stark erschwert und so ist es nicht verwunderlich, dass diese leidige Tätigkeit mehr Zeit in Anspruch nimmt, als es manchem Buchhalter oder Unternehmer lieb ist - die verloren gegangene Zeit fehlt schließlich an anderer Stelle.

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Das automatische Zahlungsmatching macht Ihre Mitarbeiter glücklich

Aus manuell wird automatisch - die digitale Transformation

Der digitale Wandel verändert nicht nur die zwischenmenschliche Kommunikation auf grundlegende Weise, sondern erleichtert durch Automatisierungen, globale Vernetzung und selbstlernende Programme auch den Arbeitsalltag.

In der Wirtschaft 4.0 übernehmen digitale Assitenten Aufgaben und unterstützen so die Mitarbeiter dabei, sich wieder auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Auch im Bereich der Finanzbuchhaltung erleichtern Lösungen aus der Cloud die Arbeit, indem Abläufe transparent gestaltet, optimiert und automatisiert werden.

Zahlungsmatching digital - die automatische Lösung

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, unternehmensinterne Prozesse effizienter zu gestalten. Eine hiervon ist der Gebrauch des automatischen Zahlungsmatchings.

Beim automatischen Zahlungsmatching erkennt eine Software nach Anschluss der Geschäftskonten selbstständig, ob eine zu einer Rechnung passende Zahlung eingegangen ist oder nicht.

Das Programm überprüft ausgehende Rechnungen auf die gesetzten Zahlungsziele und ordnet zuverlässig eingehende Zahlungen den entsprechenden Posten zu.

Auch Sonderfälle ordnet die Software korrekt zu:

  • Wenn einem Kunden bei rascher Begleichung ein Skonto gewährt wird, erkennt die Software dies und ordnet die Zahlung zu. Auch Teilzahlungen werden richtig erkannt.

  • Häufig entspricht der Rechnungsempfänger nicht der Person, die schlussendlich den Betrag überweist. Die selbstlernende Software merkt sich, wenn ein Dritter eine Zahlung ausführt und matcht künftig auch diese.

  • Meist stimmt der Verwendungszweck der Überweisung mit der Rechnungsnummer überein - doch Fehler sind nicht ausgeschlossen: Entweder liegt ein einfacher Zahlendreher vor, oder ein Kunde vertraut darauf, dass seine Zahlung auch ohne eindeutigen Text den richtigen Weg findet. Egal ob es sich um einen einfach Dreher oder um einen nicht schlüssigen Verwendungszweck handelt, die Software erkennt trotz aller Umstände, zu welcher Rechnung die Zahlung gehört und ist in der Lage, einen geeigneten Vorschlag hinsichtlich der Zuordnung zu machen.

  • Selbst wenn mehrere Leistungen in einer Zahlung zusammengefasst sind, werden alle Posten korrekt erfasst.

Debitorenmanagement optimieren - der einfache Weg

Automatisches Zahlungsmatching ist praktisch, aber wie kompliziert ist die Implementierung in die bestehenden Prozesse?

Als integrierte Funktion einer modernen cloud-basierten Debitorenmanagement-Plattform steht das Zahlungsmatching unverzüglich nach Anschluss der Geschäftskonten zur Verfügung.

Für die Inbetriebnahme der monatlich kündbaren Plattform sind keine Investitionen notwendig; die Bedienung aller Funktionen findet komfortabel, sicher und ortsunabhängig über das Browserfenster statt.

Die Software lässt sich meist mit wenigen Klicks an die bestehende Lösung zur Rechnungsstellung koppeln und greift auf die strukturierten Rechnungsdaten zu - die lästige und fehleranfällige Tipparbeit bei der Übertragung entfällt dabei vollständig.

Fazit

Unternehmen jeder Größe - vom Einzelunternehmer bis hin zum vielschichtigen Konzern - profitieren von einem ausgereiften, automatischen Zahlungsmatching. Neben vielen weiteren Automatisierungsmöglichkeiten einer innovativen Finance Automation Platform sorgt diese Funktion dafür, dass Prozesse optimiert, Ressourcen zielgerichtet eingesetzt und die Kernkompetenzen der Mitarbeiter wieder in den Mittelpunkt gerückt werden.

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