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Check-up: Wie gut ist Ihr Mahnwesen wirklich?

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Florian Kappert am 09.02.2017

Das kleine Einmaleins der Debitorenbuchhaltung

Sie wissen, wie wichtig Forderungsmanagement für die Gesundheit Ihres Unternehmens ist. Offene Rechnungen verursachen Kosten und ab der Fälligkeit können sie zu einer Belastung werden. Sie haben Ihre Leistung gebracht und der Kunde ist am Zug. Doch leider zahlen viele nicht fristgerecht und das ist geschäftsschädigend und ärgerlich. Einfach nur abwarten ist sinnlos, also haben Sie das Mahnwesen zu einem elementaren Bestandteil Ihrer Buchhaltung gemacht. Kurz gesagt: Ihre Debitorenbuchhaltung steht – aber ist sie auch effektiv?

Faktencheck: 7 Dinge, die Ihr Mahnwesen bringen muss

1. Wissen Sie wirklich, wie liquide Sie sind?

Ab Rechnungsstellung muss Ihnen klar sein, wann das Ihnen zustehende Geld spätestens auf Ihrem Konto eingeht. Nur so können Sie finanzielle Risiken bei neuen Projekten zuverlässig kalkulieren. Ihr Forderungsmanagement sollte so straff organisiert sein, dass der Rahmen von ausgehender Rechnung bis eingehender Zahlung feststeht.

2. Sind Sie und Ihre Mitarbeiter tatsächlich maximal entlastet?

Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Mahnfristen im Auge zu behalten, ist zeitaufwendig und absorbiert Mitarbeiterressourcen. Dieser ganze Prozess der Debitorenbuchhaltung sollte so verschlankt sein, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter ein Minimum an Aufwand haben für ein Maximum an Freiraum für Ihr Kerngeschäft.

3. Zahlen Sie beim Mahnen auch bestimmt nicht drauf?

Vielleicht haben Sie die Debitorenbuchhaltung ausgelagert, zum Beispiel an ein Factoring-Unternehmen, und akzeptieren dabei Abschläge. Und eine mögliche Irritation Ihrer Kundenbeziehungen, weil ein fremder Dienstleister anklopft. Oder Sie leisten sich eine teure Finanzbuchhaltungssoftware. Lösungen gibt es viele, aber Sie sollten überlegen, welchen Preis Sie zahlen wollen.

4. Haben Sie immer alle offenen Posten im Blick?

Ein paar Rechnungen verlassen Ihre Buchhaltung pro Tag. Vielleicht auch ein paar mehr? Über den Monat verteilt kommen unterschiedliche Fälligkeiten zusammen und danach neue Fristen der unterschiedlichen Mahnstufen. An den Stand Ihrer offenen Posten sollten Sie immer ohne Aufwand kommen, allein schon um Folgeaufträge mit gutem Gefühl annehmen zu können.

5. Können Ihre Kunden mit Ihrem Mahnwesen leben?

Kunde ist nicht gleich Kunde. Mit manchen Kunden verbindet Sie eine langjährige Geschäftsbeziehung, mit anderen werden Sie erst vertraut. Standardlösungen beim Mahnwesen sind sicher effektiv, aber damit werden Sie den verschiedenen Kundenverhältnissen nicht gerecht. Ihre Mahnwesenlösung sollte skalierbar sein, schließlich hört Kundenbindung nicht mit der Rechnung auf.

6. Fällt bestimmt keine Rechnung unter den Tisch?

Bei Ihnen ist nicht immer gleich viel los. Manchmal häufen sich die Aufträge und mit diesen die Rechnungen. Dann ist Urlaubszeit oder einfach weniger los und Zeit für Projektplanung oder Kundenakquise. Manchmal geht es drunter und drüber und alles andere ist wichtiger als Debitorenbuchhaltung. Egal, wie es bei Ihnen zugeht, das Mahnwesen muss als selbstverständlicher Prozess immer mitlaufen.

7. Haben Sie einen verlässlichen Partner?

Und dann gibt es noch die aussichtslosen Fälle, bei denen Sie trotz Kulanz und Mahnprozess an Ihre Grenzen stoßen. Ersteres zu strapazieren und Letzteres in die Länge zu ziehen, macht keinen Sinn. Die Abgabe an einen Inkassopartner ist die einzig vernünftige Konsequenz. Diesen Schritt sollten Sie unverzüglich und ohne Mehraufwand – vielleicht sogar automatisch – gehen können.

Ihr Check?

Wenn Sie bei nur einer dieser Fragen gezögert haben, sollten Sie Ihre Lösung fürs Mahnwesen überdenken. Denn machen Sie sich eines klar: Je optimierter Ihr Mahnprozess abläuft, desto zuverlässiger kommen Sie an Ihr Geld. Desto sicherer können Sie mit Ihrem Kapital haushalten. Desto höher ist Ihre Kreditwürdigkeit. Desto mehr Zeit haben Sie für Ihr Kerngeschäft. Desto selbstbewusster können Sie Ihren Kunden gegenüber auftreten. Desto, desto, desto …

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