Checkliste für Privat- und Geschäftskunden bei Mahnungen

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Endlich Schluss mit der Ungewissheit - mahnen statt vertagen! Endlich Schluss mit der Ungewissheit - mahnen statt vertagen!

Wer ein Unternehmen führt und Rechnungen schreibt, kommt in aller Regel nicht daran vorbei, auch zu mahnen. Hier gibt es einiges, was Sie beachten sollten, wenn Sie Zahlungseingänge beschleunigen, aber die Kundenbeziehung nicht unnötig gefährden wollen. Diese Checkliste gibt Ihnen anhand der Unterscheidung zwischen Privat- und Geschäftskunden einen guten Überblick darüber, wie Sie Ihre Mahnläufe aufbauen und individualisieren können.

Mit jedem Kunden, den Sie von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung überzeugen konnten, steigt auch das Risiko von Zahlungsausfällen. Damit einhergehend wächst die Notwendigkeit, einen stringenten Mahnprozess im Unternehmen zu etablieren. Im Idealfall verhilft Ihnen dieser neben einer professionellen Außenwirkung dazu, Ihre Kundenbeziehungen zu stärken und den DSO-Wert zu reduzieren. Um das zu erreichen, gilt es ein paar Grundregeln - sowohl im Aufbau als auch im Inhalt - zu beachten.

Aufbau

Setzt man sich zum ersten Mal mit dem Thema Mahnschreiben auseinander, stellt sich häufig die Frage: „Wie fange ich an?” Die Unsicherheit und Unwissenheit darüber ist vielleicht sogar der Grund, weshalb Sie es bis jetzt immer wieder vertagt haben.

Beginnen Sie damit, Ihre Kunden zwischen Privat- oder Geschäftskunden und Ihre Leistung zwischen Waren- oder Dienstleistung zu unterscheiden. Mahntexte für B2B-Kunden weichen in nahezu jedem Punkt von den Mahntexten für B2C-Kunden ab, sei es hinsichtlich der Gründe für den Verzug, der Beziehung zueinander oder schlichtweg der Höhe des Umsatzes. Unabhängig davon sollten Sie sich überlegen, welches Ziel Sie mit jeder einzelnen Mahnstufe erreichen wollen.

Je nachdem, wofür Sie sich entscheiden, folgen unterschiedliche Ausprägungen in der inhaltlichen Ausarbeitung bzw. Formulierung. Während Sie beispielsweise in der ersten Zahlungserinnerung sanftmütig auf den Fauxpas hinweisen, sollte mit jeder weiteren Mahnung die Dringlichkeit des Zahlungseinganges zunehmend schärfer kommuniziert werden. Bevor Sie jedoch zu den drastischen Mitteln greifen, überlegen Sie sich, mit welchen positiven Zahlungsanreizen Sie Ihren Kunden zur Begleichung der offenen Rechnung bewegen können.

Bleiben die Zahlungen dennoch aus, können Sie unter Androhung von Mahngebühren bzw. Verzugszinsen und -pauschalen zeigen, wie ernst es Ihnen ist. Bevor Sie Ihre Forderungen an ein Inkassounternehmen oder Ihren Anwalt weitergeben, sollten Sie alle Möglichkeiten, egal ob bei Privat- oder Geschäftskunde, ausgeschöpft haben.

Aufbau Mahnung Allgemein

Checkliste & Aufbau für Privatkunden (B2C)

Die Besonderheit bei Privatkunden liegt darin, dass der Kunde in der Regel keine langfristige Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingeht und somit auch keine nähere Beziehung gegeben ist. Nur selten existiert ein persönlicher Kontakt oder tieferer Bezug zueinander, sodass Sie nach einer freundlichen Zahlungserinnerung umgehend Mahngebühren und Verzugszinsen veranschlagen können. Haben Sie sich für einen Mahnlauf mit dem Ziel der maximalen Kundenzufriedenheit entschieden, sollten Sie sich vorab über die Zufriedenheit erkundigen und zusätzlich einen Rückruf Ihrerseits anbieten. Darüber hinaus haben Sie hier die Möglichkeit, positive Zahlungsanreize zu setzen, etwa indem Sie darauf hinweisen, dass Sie vorerst von Mahngebühren und Verzugszinsen absehen.

Die nachstehende Abbildung zeigt Ihnen unterschiedliche Maßnahmen, je nach Leistungstyp und gesetztem Ziel der Mahnung.

Aufbau Mahnung B2C

Checkliste & Aufbau Geschäftskunden (B2B)

Im Gegensatz zu Privatkunden sind Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich meist von mittel- bis langfristiger Dauer. Für gewöhnlich stehen Sie in regelmäßigen Abständen mit Ihren Kunden persönlich in Kontakt und kennen die Gründe für den Verzug. Oftmals genügt bereits ein erneuter Anruf, um die Ungereimtheiten aus dem Weg zu räumen. Hilft das nicht, sollten Sie unter Berücksichtigung der Kundenbeziehung weitere Schritte durchführen. Am Ende haben Sie Ihre Leistung erbracht und sollten auf die Begleichung der Rechnung bestehen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, für verschiedene Cases individuelle Textvorlagen zu erstellen, die bei Bedarf genutzt werden können.

Wie diese aussehen könnten, lesen Sie in:

Im Idealfall arbeiten Sie mit einem skalierbaren Tool, dass es Ihnen ermöglicht, verschiedene Kundengruppen anzulegen und entsprechende Vorlagen zu hinterlegen.

Mit der beigefügten Übersicht können Sie schnell und leicht, angepasst an die Kundenbeziehung und den Leistungsgegenstand, Mahnungen schreiben und verschicken. Neben den bereits vorgestellten Mahngebühren und Verzugszinsen darf gegenüber Ihren Geschäftskunden zusätzlich eine einmalige Verzugspauschale in Höhe von 40,00 € berechnet werden.

Aufbau Mahnung B2B

Fazit

Viele Unternehmen verzichten auf einen organisierten und regelmäßigen Mahnprozess, weil die Angst vor der Reaktion der Kunden groß ist. Umdenken lohnt sich, wenn man Folgendes beachtet: Mahnschreiben ist nicht gleich Mahnschreiben und Kunde nicht gleich Kunde. Mit der richtigen Mahnung, angepasst an die Kundenbeziehung, können Sie nicht nur Zahlungsausfälle verringern, sondern auch Ihre Kundenbeziehung pflegen. Eine nette Erinnerung daran, dass die Zahlung für eine offene Rechnung wahrscheinlich in der Hektik des Alltages untergegangen ist, schadet in der Regel nicht, sondern zeigt in erster Linie, dass Sie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse im Griff haben.

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Thema: . Tags: Mahnwesen, Forderungsmanagement, Buchhaltung, Debitorenmanagement, Mahnvorlage

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