Die 10 wichtigsten Voraussetzungen für ein perfektes Mahnwesen

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Wichtige Voraussetzungen für Mahnwesen Wichtige Voraussetzungen für Mahnwesen

Ist Mahnen denn wirklich notwendig? Aber unbedingt!

Das mit den offenen Rechnungen Ihren Kunden zuliebe nicht zu eng zu sehen, ist eine verständliche Einstellung. Schließlich will man durch Drängelei das gute Verhältnis nicht beeinträchtigen. Und dann ist da noch der lästige Mehraufwand, den Sie sich verständlicherweise lieber sparen möchten. Rechnungen gehen ja nicht gesammelt auf einmal raus und sind somit auch nicht alle gleichzeitig fällig, sonst könnten sie hübsch gebündelt angemahnt werden. Bei mehr als 50 Rechnungen im Monat wird das schnell unübersichtlich. Ihre Mitarbeiter haben eigentlich Wichtigeres zu tun, als sich wieder und wieder da durchzukämpfen.

Aber Fakt ist, offene Rechnungen bringen die Liquidität Ihres Unternehmens in Gefahr. Denn neue Aufträge erfordern erst einmal wieder Investitionen Ihrerseits, und wenn Zahlungen dauerhaft ausbleiben, geraten Soll und Haben immer weiter in Schieflage. Außerdem gewöhnen sich Ihre Kunden daran, dass es bei Ihnen recht locker mit den offenen Rechnungen läuft und Sie geraten in einen buchhalterischen Teufelskreis.

Möglichkeiten fürs Mahnmanagement gibt es viele, aber welche ist ideal?

1. Outsourcing: Factoring, Inkassounternehmen (IKU)

Pro: Die bequemste Methode, fällige Zahlungen einzutreiben, ist das Outsourcing. Ob Factoring oder der Einsatz eines IKUs, Sie geben das gesamte Forderungsmanagement an Fachleute ab und sind aus dem Schneider. Selbst wenn es mit einem säumigen Kunden ungemütlich werden sollte, kümmern sich die kaufmännisch und juristisch versierten Experten um alles, die anfallenden Kosten gehen zulasten des Schuldners.

Kontra: Bequem ist diese Herangehensweise bestimmt und sie ist zudem sehr sicher, so kommen Sie bestimmt an Ihr Geld. Doch leider birgt sie auch eine Reihe von Nachteilen: Sie geben einen wichtigen Teil Ihrer Kundenkommunikation aus der Hand, statt auch in diesem Bereich souverän und kompetent aufzutreten. Ein Dritter tritt in die Geschäftsbeziehung zu Ihrem Kunden, wodurch das Verhältnis womöglich belastet wird. Factoring kostet Geld. IKUs verursachen nicht nur Kosten für Ihre Kunden, einmal dort verzeichnet bedeutet dies evtl. einen Imageschaden, denn IKUs dürfen Daten weitergeben. Kundenfreundlicher ist es, wenn Sie das Forderungsmanagement selbst in die Hand nehmen. Denn bedenken Sie immer: Nicht jeder Kunde kommt vorsätzlich in Verzug.

2. Neue FiBu-Software

Durch die Anschaffung einer neuen, leistungsstarken Finanzbuchhaltungs-Software klären sich die oben genannten Punkte. Der Buchhaltungsprozess wird um ein Vielfaches vereinfacht – doch dafür zahlen Sie keinen geringen Preis:

  • Die Anschaffungskosten sind meist enorm, und
  • Ihre Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden, und das dauert unter Umständen.
  • Der Mahnwesen-Prozess muss trotzdem, oft manuell, bearbeitet werden.

Einmal mehr stellt sich die Frage, inwiefern Aufwand und Gewinn sich die Waage halten, ob diese Lösungen wirklich ideal sind.

Egal für welche Form des Forderungsmanagements Sie sich entscheiden, wichtig ist nur, konsequentes Mahnen zu einem wesentlichen Bestandteil Ihrer Unternehmensprozesse und Kundenkommunikation zu machen. Ihr Geldbeutel wird es Ihnen danken, was nicht nur Ihrer Jahresbilanz, sondern auch Ihren Mitarbeitern und letztlich Ihren Kunden zugutekommt.

Mahnen ist kein Buch mit 7 Siegeln. Für einen erfolgreichen Mahnprozess gilt es, ein paar Punkte zu berücksichtigen und schon sind Sie auf einem guten Weg, an Ihr verdientes Geld zu kommen.

Checkliste: 10 Punkte, die Sie beim Mahnen beachten sollten

1. Die Stammdaten Ihres Kunden sind vollständig und aktuell

Legen Sie von Anfang an großen Wert darauf, alle notwendigen Angaben über Ihren Kunden im System zu haben. Dazu gehören der vollständige (Firmen-)Name, Anschrift, gegebenenfalls Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer, um eine größtmögliche Erreichbarkeit auf allen Kanälen zu gewährleisten.

Nicht selten werden Aufträge heute kurz und bündig via E-Mail ausgemacht, mehr als die Mail-Adresse und den Namen erfährt man zunächst nicht – doch für eine juristisch hieb- und stichfeste Rechnung bzw. Mahnung, um den Kunden im gegebenen Fall dingfest zu machen, ist es wichtig zu wissen, mit wem man es wo genau zu tun hat.

2. Die Rechnung ist prüffähig

Für eine juristische Prüffähigkeit muss eine Rechnung eine Reihe von Anforderungen erfüllen bzw. Angaben enthalten:

  • Absender mit allen handelsrechtlich notwendigen Angaben
  • Kundenanschrift
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
  • Leistungsabrechnung
  • Nettobetrag
  • Separater Ausweis der Mehrwertsteuer
  • Bruttobetrag = Rechnungsbetrag
  • Bankverbindung
  • Steuernummer oder Steuer-ID

Darüber hinaus sollten weitere Angaben, sofern vorhanden, wie Bestellnummer Ihres Kunden, evtl. Fristangabe, Hinweis auf AGB etc. enthalten sein.

Rechnungen, Fristen, Mahnungen - Alles zum Thema

3. Die Rechnung wurde verschickt und ist beim Kunden eingegangen

Idealerweise darf ein säumiger Kunde keine Möglichkeit haben, sich damit rauszureden, er hätte gar keine Rechnung von Ihnen bekommen. Die Beweislast liegt bei Ihnen, beim Rechnungssteller, was sich in der (juristischen) Praxis als Problem erweist. Hier hilft nur, den Rechnungseingang telefonisch zu vergewissern und dieses Telefonat zu dokumentieren. Alternativ – und sehr viel bequemer – bieten moderne SaaS-Lösungen ein Versandtracking ausgehender Rechnungen und Mahnungen an.

Tipp: Verschicken Sie Rechnungen zügig und setzen Sie genauso zügig mit dem Mahnprozess ein. Wer selbst Fristen vertrödelt und zu viel Kulanz zeigt, verspielt seine Glaubwürdigkeit, und plötzliches Drängeln mit der offenen Rechnung wird vom säumigen Kunden nicht ernst genommen.

4. Die gestellte Rechnung ist offen und versendet

Stellen Sie sicher, dass die Rechnung an den Kunden übermittelt wurde und die Rechnung dort auch ankommen kann. Prüfen Sie daher die E-Mail-Adresse oder im Falle des Postversands die Postanschrift auf Richtigkeit.

5. Die gestellte Rechnung ist begründet und unstrittig

Sie können davon ausgehen, dass Ihre Kunden Rechnungen nur bezahlen, wenn die Leistung oder das erhaltene Produkt einwandfrei sind.

6. Die Rechnung ist fällig

Eine Rechnung ist ein Leistungsnachweis, sie dokumentiert genauestens, welche Leistung von Ihrer Seite erbracht wurde und begründet so Ihre Forderung nach einer Gegenleistung. Die Fälligkeit ergibt sich aus der gesetzten oder feststehenden Frist: Grundsätzlich müssen offene Rechnungen innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, also eine Privatperson, müssen Sie ihn in der Rechnung auf diese Frist hinweisen (§ 286 (3) BGB). Ist Ihr Kunde Geschäftsmann bzw. -frau, ist eine Fristangabe kein Muss, Sie können davon ausgehen, dass er bzw. sie über gesetzlich geregelte Fristen Bescheid weiß.

7. Das Abnahmeprotokoll ist vorhanden bzw. ein Übergabebeleg?

So beweisen Sie ganz einfach, dass Sie Ihren Teil der Vereinbarung eingehalten haben, Ihr Kunde dies auch zur Kenntnis genommen bzw. Ihre Leistung auch abgenommen und gegengezeichnet hat.

8. Der ursprüngliche Kaufvertrag / die Rechtsgrundlage ist vorhanden?

Idealerweise haben Sie im Vorfeld einen Vertrag abgeschlossen, der Ihre Vereinbarung festgelegt hat. Die Rechnung ist dann nur noch der Beleg, dass Sie Ihren Teil eingehalten haben und mit jedem Recht auf die Gegenleistung bestehen dürfen.

9. Verzögerte Zahlungskonditionen wurden nicht vereinbart

Durch im Vorfeld vertraglich oder mit der Rechnung festgelegte Zahlungskonditionen können Fristen hinausgeschoben werden, die gesetzliche Verzugsautomatik setzt verspätet ein.

10. Die Mahnung ist rechtlich notwendig

Ist Ihr Kunde ein Verbraucher und kein Geschäftsmann, müssen Sie ihn in der Rechnung auf die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 30 Tagen aufmerksam machen. Haben Sie diesen Hinweis unterlassen, ist eine Mahnung notwendig, um die Rechnung in Verzug zu setzen. Notwendig ist eine Mahnung auch, wenn Sie die gesetzliche 30-Tage-Frist unterschreiten wollen. Ist eine Mahnung rechtlich nicht notwendig, können Sie unmittelbar nach Fälligkeit bei Gericht einen Mahnbescheid beantragen oder den Vorgang an ein IKU übergeben. In der Praxis ist es allerdings üblich, säumige Kunden in verschiedenen, eskalierenden Mahnstufen an die Fälligkeit der Rechnung zu erinnern.

Fazit:

Fällige Rechnungen reißen Löcher in Ihren Finanzhaushalt – und die sollten Sie nicht irgendwie stopfen oder aushalten. Wege, das Forderungsmanagement zu betreiben, gibt es verschiedene. Dieses selbst in die Hand zu nehmen, ist sicherlich das kundenfreundlichste und fördert darüber hinaus Ihr selbstbewusstes und kompetentes Auftreten. Eine Explosion der Buchhaltungskosten muss damit nicht zwangsläufig einhergehen. Die oben genannten 10 Punkte für ein perfektes Mahnen helfen Ihnen bei einem erfolgreichen und vielleicht sogar reibungslosen Mahnprozess. Mit der richtigen Lösung ist der Aufwand minimal – der Effekt aber enorm.


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