Die drei häufigsten Gründe für einen laissez-fairen Mahnprozess und wie Sie es besser machen können

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Stringentes und kontinuierliches Mahnwesen mit Bilendo. Stringentes und kontinuierliches Mahnwesen mit Bilendo.

Viele Unternehmen gehen unentschlossen mit zahlungspflichtigen Kunden um. Mahnschreiben werden nur mit großer Verzögerung und unregelmäßig verschickt. Dadurch geht bares Geld verloren und auch ein Stück weit das souveräne Auftreten des Unternehmens.

Alles andere läuft zuverlässig und souverän

Unternehmer und Dienstleister egal welcher Branche sind im heutigen Arbeitsalltag um Perfektion und Professionalität bemüht. Konkurrenz und Wettbewerb lassen kaum Spielraum für Fehler, Unpünktlichkeit und unzufriedene Kunden. Von der Kundengewinnung über den Vertragsabschluss bis hin zur Auftragserfüllung verlaufen die Dinge routiniert und mit dem Anspruch, zur besten Zufriedenheit aller Beteiligten auseinanderzugehen. Wesentlicher Bestandteil des zuletzt Genannten ist die Rechnung, die innerhalb einer bestimmten Frist beglichen wird – oder eben auch nicht. Genau an diesem empfindlichen Punkt wankt die professionelle Konsequenz vieler Unternehmen. Die Gründe für einen unbestimmten Umgang mit dem Mahnwesen sind unterschiedlicher Natur.

Die Schwierigkeiten mit dem Mahnen

1. Die meisten Kunden zahlen pünktlich

Die Rechnung ist versendet und irgendwann wird der fällige Betrag schon auf dem Konto eingehen. Man kann sich anderen Themen und Aufträgen widmen, die Sache ist vom Tisch. Dass manche Kunden etwas länger mit der Überweisung brauchen – was soll's?

2. Das kaufmännische Mahnwesen ein lästiger, zeitaufwendiger und kostenintensiver Prozess

Ein bis mehrere Mitarbeiter müssen die Konten im Auge behalten, offene Rechnungen abgleichen, unterschiedliche Fristen bedenken und Mahnschreiben versenden, die dann wieder an Fristen gebunden sind, vielleicht auch an Mahngebühren usw. Das Ganze wird schnell unübersichtlich und verursacht Personalaufwand, also erscheint es einfacher, erst einmal abzuwarten und dem säumigen Kunden die Zeit zu geben, die er offenbar braucht.

3. Skrupel zu mahnen, weil es das gute Kundenverhältnis gefährdet

Schließlich arbeitet man schon länger zusammen oder erhofft sich eine künftig noch engere Zusammenarbeit, ist um den guten Ruf des eigenen Unternehmens besorgt und möchte gerne weiterempfohlen werden. Dem Kunden hinterherzulaufen und mit wiederholten Mahnungen zu belästigen, erscheint da kleinlich und ist vielleicht auch gar nicht so nötig.

So sieht's tatsächlich aus

Die Praxis im Alltag zeigt, dass die meisten Kunden tatsächlich fristgerecht zahlen. Manche allerdings nicht. Ob man diesem Kundenkreis Absicht und Kalkül unterstellen möchte, steht auf einem anderen Blatt. Tatsache ist, dass offene Rechnungen Kosten verursachen. Abgesehen von den eigenen Ausgaben, die man zur Auftragserfüllung zu leisten hatte (Materialkosten, Personal, Lieferung etc.), ist vor allem – wie oben beschrieben – das Überwachen der Kontobewegungen, das Buchen mit alten Rechnungen, die Verwaltung von Fristen sowie Mahnstufen und die stetige Korrespondenz mit dem Kunden ein nicht endender, zeitintensiver Prozess. Personal, das anderweitig eingesetzt werden könnte, ist in Anspruch genommen. Dadurch entstehen Kosten, auf denen das Unternehmen sitzen bleibt. Denn selbst wenn säumige Kunden schließlich zahlen, wird der Mehraufwand, der durch den Verzug entstanden ist, nicht verrechnet. Mahngebühren und Zinsen übernehmen hier höchstens eine symbolische Funktion.

Mit Bilendo kann man sich ganz einfach diesem lästigen und aufwendigen Prozess entziehen – für nur einen Bruchteil der zu erwartenden Kosten, bei einem Minimum an Zeitaufwand und einem Maximum an Transparenz.

Korrektes Vorgehen im Rechnungsverkehr wird von Kunden dabei nicht als kleinlich oder lästig empfunden, sondern dient sogar dem guten Verhältnis, und zwar als Teil einer konsequenten und ordentlichen Vertragsabwicklung. Ein ordnungsgemäßes Mahnwesen spiegelt die souveräne Arbeitsweise eines Unternehmens, die von Kunden ja prinzipiell begrüßt und auch erwartet wird – die Sorge, das gute Kundenverhältnis zu beeinträchtigen, ist also unbegründet. Einerseits erleichtern die standardisierten Zahlungserinnerungen von Bilendo das einheitliche Vorgehen, andererseits besteht jederzeit die Möglichkeit, Mahnungen zu individualisieren und so dem jeweiligen Kundenverhältnis anzupassen.


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