Die ersten Schritte zum perfekten Mahnlauf

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Meistern Sie die ersten Stufen für einen optimierten Mahnlauf Meistern Sie die ersten Stufen für einen optimierten Mahnlauf

Nach einer Lieferung oder getätigten Dienstleistung warten Sie auf die Zahlung des Kunden, doch diese kommt nicht. Nun gilt es mit einem guten Mahnlauf möglichst schnell den Zahlungseingang herbeizuführen.

Doch bevor Sie Ihren Kunden mit bösen Worten und Mahngebühren konfrontieren, ist es wichtig, sich der Situation, in der er steckt, und der Geschäftsbeziehung zu ihm bewusst zu werden. Deshalb sollten Sie Ihre Mahnungen sowohl auf die Gründe des Zahlungsverzugs als auch auf die Beziehung zum Kunden ausrichten.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Begründungen, warum ein Kunde nicht zahlt:

  • Versehen
  • Zahlungsunfähigkeit
  • Vorsatz

Es gilt, den Mahnprozess entsprechend der vorliegenden Situation anzupassen.

Versehen

Wie es Ihnen bestimmt auch schon einmal passiert ist, hat der Kunde die Rechnung schlichtweg vergessen und ist sich der offenen Forderung gar nicht bewusst. Nach einer freundlichen Zahlungserinnerung geht auch schnell die Zahlung vom Auftraggeber ein.

Hierbei sollten drastische Formulierungen vermieden werden, außer es ist keine Ausnahme, sondern bei diesem Kunden der Regelfall. Dann ist es vollkommen in Ordnung, auch etwas strenger an die offenen Forderung zu erinnern.

Falsch ist es allerdings, wenn Sie von vornherein bei jedem Auftraggeber von einem Versehen ausgehen und die Mahnungen allzu locker formulieren. Das sorgt dafür, dass Ihre Kunden Sie womöglich nicht ernst nehmen, wenn es darum geht, die Rechnung zu bezahlen.

Deswegen ist es ratsam, konsequente und unmittelbare Mahnstufen als Standard in Ihren Mahnprozess aufzunehmen. Dadurch machen Sie Ihren Kunden bewusst, dass sie nicht trödeln sollen.

Zahlungsunfähigkeit

Bei Zahlungsunfähigkeit sollte grundlegend von zwei verschiedenen Arten ausgegangen werden:

  • Vorübergehend
  • Nicht vorübergehend

Vorübergehend

Auch einem zuverlässigen und guten Unternehmer kann es einmal passieren, dass sich ein wichtiger Investor zurückzieht oder ein großer Auftrag platzt. Schnell befindet man sich in der Zahlungsunfähigkeit.

Die dadurch entstehenden Engpässe möchten natürlich überwunden werden. Dies geschieht auch, indem Rechnungen fürs Erste ignoriert und beiseite gelegt werden, in der Hoffnung auf einen längeren Mahnprozess.

Teilt Ihnen in diesem Fall Ihr Geschäftspartner mit, dass es Zahlungsprobleme gibt, eignet sich ein Gespräch, um eine gemeinsame Lösung zu finden. Je nach Länge und Intensität der Kundenbeziehung ist ein Entgegenkommen für beide Parteien die wirtschaftlich bessere Entscheidung.

Nicht vorübergehend

Einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzug ist allerdings eine nicht vorübergehende Zahlungsunfähigkeit durch Überschuldung. Dem Kunden fehlen schlicht die Mittel, um die Rechnungen zu begleichen und daran wird sich so schnell nichts ändern.

In so einem Fall ist eine freundliche Zahlungserinnerung nicht genug. Hier gilt es, dem Schuldner unmissverständlich klar zu machen, dass das Ziel die zeitnahe Zahlung ist.

Wie bei einer vorübergehenden Zahlungsunfähigkeit bietet auch hier ein Telefonat eine gute Möglichkeit Klarheit zu schaffen. Eventuell sind Sie ja bereit mit einer Ratenzahlung entgegenzukommen.

Trotzdem sollten Sie von Ihrem klaren und deutlichen Standpunkt nicht abweichen und weiterhin stringent das kaufmännische Mahnwesen durchführen.

Versäumen Sie am Schluss nicht den Zeitpunkt, ein Inkassounternehmen hinzu zu ziehen, denn bei handfesten Zahlungsproblemen hilft auch das beste Mahnwesen nicht. Ab jetzt kümmern sich Spezialisten aus dem kaufmännischen und juristischen Bereich um Ihr Problem.

Vorsatz

Als Teil des Cash Managements kommen manche Schuldner vorsätzlich in Verzug. Denn das gezielte Hinauszögern einer Zahlung spart Zinsen und ist ein Mittel zur Steuerung der eigenen Liquidität. Bei einem langwierigen Mahnprozess dienen Sie also Ihrem Kunden als Kreditgeber.

Selbstverständlich wird vor Ablauf der finalen Frist doch noch bezahlt, sodass es nicht zu einem Mahnbescheid kommt. So wird auf eine kurzfristige Gewinnerzielung gehofft: Wenn mehrere Gläubiger nicht konsequent handeln, spiegelt sich das positiv in der Bilanz des Unternehmens wider.

Natürlich hat der Kunde in diesem Bereich Erfahrung und wird mit Ausreden versuchen den Mahnprozess zu verlängern.

Die Lösung für dieses Problem ist der richtige Einsatz von Mahngebühren, Verzugszinsen und Verzugspauschale als Teil eines konsequenten Mahnprozesses. Am Ende sollte eine schnelle und unmittelbare Übergabe des offenen Posten an ein Inkasso-Unternehmen stehen.

Fazit

Unabhängig von den verschiedenen Gründen steht Ihnen das fällige Geld zu. Es liegt an Ihnen, ob Sie am Ende mit leeren Händen da stehen oder Kunden bei Ihnen pünktlich zahlen. Lassen Sie es besser nicht darauf ankommen, sondern führen Sie von Anfang an einen effektiven und engmaschigen Mahnprozess.


Thema: . Tags: Mahnwesen, Forderungsmanagement

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