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Die neuen Chancen für das Handwerk durch die Digitalisierung

Thumb bilendo julia

Julia Urban am 08.05.2018

Handwerk und Digitalisierung - wie passt das zusammen? Sehr gut, wenn man bedenkt, wie viele Arbeitsschritte von der Werbung bis hin zur Bezahlung der Rechnung eigentlich gar nichts mit dem erlernten Handwerk an sich zu tun haben.

Laut einer repräsentativen Umfrage vom Branchenverband Bitkom und dem Zentralverband des deutschen Handwerks stehen Handwerksbetriebe digitalen Anwendungen grundsätzlich offen gegenüber, besonders die Zeiterparnis und eine flexible Arbeitsorganisation werden als Vorteile genannt.

In welchen Bereichen unterstützen digitale Tools Handwerksbetriebe besonders sinnvoll?

Der moderne Internetauftritt

Fast jeder Handwerksbetrieb verfügt schon über einen eigenen Internetauftritt. Hier finden Besucher nicht nur die Kontaktdaten, sondern neben einer detaillierten Beschreibung des Leistungsspektrums auch Beispiele bereits ausgeführter Leistungen, erläuternde Angaben zum Betrieb und Stellenangebote.

Mit einer aktuellen Webseite finden Interessierte den Betrieb schnell und können sich vorab ein Bild davon machen, ob er für die gewünschte Leistung in Betracht kommt. Die Reichweite ist unbegrenzt und so kann sich der Betrieb weltweiten Interessenten präsentieren.

Auch der Eintrag in Online-Verzeichnissen, die Nutzung sozialer Netzwerke und bezahlte Werbeanzeigen im Internet tragen erheblich dazu bei, dass Interessenten auf den Betrieb aufmerksam werden.

Die Rolle von Online-Marketing im Handwerk

Das digitale Zeitalter beeinflusst stark unser privates und berufliches Leben. Allein die Art, wie heute Informationen gesucht werden, wäre noch vor 25 Jahren undenkbar gewesen. Genauso verhält es sich bei der Suche nach Dienstleistern. Ein Betrieb, der seine Auftragsbücher nicht alleine über persönliche Empfehlungen oder verhältnismäßig teure Anzeigen in gedruckten Branchenbüchern oder Zeitungen füllt, kann durch Online-Marketing viele potenzielle Kunden erreichen.

Von großer Bedeutung sind hierbei Suchmaschinenoptimierung (“SEO”) und Suchmaschinenwerbung (“SEA”), um die eigenen Inhalte populär zu platzieren. Werden hier gute Ergebnisse erzielt, taucht der eigene Betrieb bei einer Suchanfrage weit oben auf. Die Folge: Mehr Interessenten werden auf den Betrieb und die angebotenen Leistungen aufmerksam und entscheiden sich womöglich dazu, einen Auftrag zu geben. Es gibt eine Vielzahl an Online-Tools, mit deren Hilfe die eigenen Inhalte im Handumdrehen SEO- und SEA-gerecht optimiert werden können.

Auch der Newsletterversand lässt sich mit Online-Tools sehr einfach durchführen. In Newslettern kann ein Betrieb Kunden und Interessierte proaktiv über die eigenen Leistungen, besondere Aktionen oder das Geschehen in der Firma informieren.

Management von Kundenbeziehungen

Die Verwaltung der Kundenbeziehungen kann bei einer wachsenden Zahl an Kontakten sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Kundenanfragen müssen organisiert, Termine vereinbart und Angebote erstellt werden - hierbei entstehen große Datenmengen, deren Verarbeitung und Pflege mit einer CRM-Software (“Customer Relation Management”) einfacher und komfortabler wird.

Die gute Bedienbarkeit und kostengünstige Skalierbarkeit macht CRM-Systeme auch für kleine und mittlere Betriebe attraktiv. Selbst über das Smartphone oder Tablet kann auf die Bedienoberfläche zugegriffen werden - so bleiben Termine und Absprachen sogar in der Werkstatt oder vor Ort beim Kunden immer im Blick.

Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen (ERP)

ERP-Systeme (“Enterprise Resource Planning”) sind komplexe Anwendungen, die zur Unterstützung der gesamten Ressourcenplanung innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden.

Diese Systeme beinhalten eine Vielzahl an Anwendungen zur Steuerung der Geschäftsprozesse, unter anderem für

  • Beschaffung
  • Produktion
  • Materialwirtschaft
  • Vertrieb
  • Personalwesen
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Controlling

Über eine gemeinsame Datenbank kommunizieren alle (Teil-)Anwendungen miteinander. So werden alle Unternehmensressourcen optimal genutzt und die Prozesse optimiert.

Lagerung und Verteilung von Betriebsmitteln

Mithilfe digitaler Tools kann die Lagerung und Verteilung von Betriebsmitteln verbessert werden. Zunächst wird mithilfe eines 3D-Scanners der Bedarf der benötigten Ressourcen, beispielsweise Dachziegel, berechnet. Die ermittelten Daten werden analysiert, sodass die exakte Menge zum gewünschten Zeitpunkt direkt zur Baustelle geliefert werden kann. Auf diese Weise werden die Kosten gesenkt, da die benötigten Materialien kürzer gelagert werden und kein Überschuss entsteht.

Digitalisierung des Mahnwesens

Zum erfolgreichen Abschluss des Geschäfts gehört schließlich die Begleichung der Rechnung durch den Kunden. Leider sind Verzögerungen bei der Bezahlung eher Regel denn Ausnahme. Die Folgen: Neben der entstandenen lästigen Mehrarbeit können unbezahlte Posten schnell ein Loch in die Unternehmensliquidität reißen. Eine gute Debitorenmanagement-Software schafft hier Abhilfe. Sie setzt umgehend nach der Rechnungsstellung an und automatisiert sämtliche Prozesse im Mahnwesen.

Hierdurch ergeben sich für den Betrieb gleich mehrere Vorteile:

  • Es ist keine Umstellung bei der Rechnungsstellung nötig. Gestellte Rechnungen werden problemlos aus dem zur Rechnungsstellung verwendeten Programm übernommen oder per Drag & Drop importiert.
  • Eingehende Zahlungen auf die Geschäftskonten werden mit den gestellten Rechnungen abgeglichen. Wenn eine Zahlung ausbleibt, beginnt der automatische Mahnlauf. Das zeitaufwendige Abgleichen von gewährten Fristen mit Zahlungseingängen gehört so genauso der Vergangenheit an wie das manuelle Kuvertieren und Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.
  • Die Durchführung eines ordentlichen Mahnwesens nimmt für gewöhnlich viel Zeit und Geduld in Anspruch. Mit einer digitalen Debitorenmanagement-Lösung wird der zeitliche Aufwand minimiert und gleichzeitig das Mahnwesen professionalisiert. Sämtliche Erinnerungsschreiben und Mahnungen werden fristgerecht auf dem gewünschten Versandweg versendet.
  • Ein gutes Mahnwesen sollte das Ziel haben, auch über einen Mahnprozess hinaus eine tragfähige Geschäftsbeziehung zuzulassen. Eine gute Debitorenmanagement-Software agiert stets im Hintergrund und wird für den Kunden nicht sichtbar. So wird das Geschäftsverhältnis geschont, aber dennoch ein stringenter Mahnlauf durchgeführt.
  • Jeder Kunde ist anders, jeder Mahnlauf auch: Mit unterschiedlichen Texten und Fristsetzungen wird den Kundenverhältnissen in individuellen Mahnläufen Rechnung getragen.
  • Cloud-basierte Debitorenmanagement-Softwares sind flexibel und meist als monatlich kündbare Lösungen verfügbar. Der Zugriff auf die Benutzeroberfläche findet praktisch über das Browserfenster statt, weitere Investitionen in die IT müssen nicht getätigt werden.
  • Falls ein Mahnlauf trotz aller Maßnahmen nicht zum Erfolg führt, kann die automatische Übergabe der Forderung an ein geeignetes Inkasso-Unternehmen veranlasst werden.

Fazit

Handwerksbetriebe profitieren in hohem Maße von den Möglichkeiten der Digitalisierung. Die Steuerung betrieblicher Abläufe beansprucht viele Ressourcen im Unternehmen, die dann an anderer Stelle fehlen. Digitale Assistenten ermöglichen die Rückbesinnung auf die eigentliche Tätigkeit, das Handwerk, und sorgen so für mehr Produktivität im gesamten Betrieb.

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