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Die ultimative Checkliste für Mahnschreiben an Geschäftskunden

#Debitoren & Forderungen

Es gibt etwas, was sich jeder Unternehmer nach der Leistungserbringung wünscht: schnelle Zahlungseingänge. Diese sichern die Liquidität des Unternehmens und bilden das Fundament für weitere Investitionen. Das Forderungsrisiko ist beherrschbar und der Kostendruck hält sich in Grenzen. Wenn Rechnungen aber nicht bezahlt werden, beginnt der mit Abstand unangenehmste Teil des Geschäftsprozesses - der Kunde muss gemahnt werden. Ihr weiteres Vorgehen entscheidet darüber, wie schnell Zahlungen bei Ihnen eingehen. 

Auch wenn es vieles vereinfachen würde, eine universell erfolgreiche Vorlage gibt es nicht. Allerdings können Sie mit ein paar richtig gesetzten Hebeln Ihren Mahnprozess optimieren und für zügige Zahlungseingänge sorgen. 

Die ultimative Checkliste für Mahntexte
B2B-Mahnschreiben richtig formulieren


Mit der folgenden Checkliste stellen Sie eine ideale Vorgehensweise sicher:

 

Checkliste

 

  • Verschicken Sie Rechnungen und Mahnungen zügig. Nur wer selbst Zuverlässigkeit zeigt und die Dringlichkeit verdeutlicht, schafft Glaubwürdigkeit.

  • Überprüfen Sie die Rechtmäßigkeit ihrer Mahnung. Hatte der Kunde womöglich gute Gründe, nicht zu zahlen? Ging die Rechnung tatsächlich raus, die nun überfällig ist? 

  • Fügen Sie die ursprüngliche Rechnung der Zahlungserinnerung sowie allen weiteren Mahnschreiben in Kopie bei. Das erspart Ihrem Kunden Zeit, Ihnen Ausreden und beschleunigt den Zahlungseingang. 

  • Sind Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg vorhanden? So können Sie belegen, dass Ihre Leistung erbracht und abgenommen und im Idealfall auch gegengezeichnet wurde. 

  • Mit dem ursprünglich vereinbarten Kaufvertrag – in dem Sie idealerweise auch die Zahlungskonditionen festgelegt haben – können Sie beweisen, was vereinbart wurde und dass Ihr Kunde einverstanden war.

  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch. “1. Mahnung” kündigt indirekt an, dass es weitere Mahnungen geben wird und räumt unfreiwillig Spielraum ein.

  • Achten Sie unbedingt auf die Vollständigkeit und korrekte Schreibweise der Stammdaten Ihres säumigen Kunden.

  • Stellen Sie einen persönlichen Bezug her, indem Sie individuell auf den Kunden eingehen und am Ende des Schreibens Ihren Vor- und Zunamen nennen.

  • Setzen Sie zunächst auf positive Anreize zur Zahlung, anstatt gleich zu drohen.

  • Erhöhen Sie den Eskalationsgrad in jeder einzelnen Mahnstufe durch einen schärferen Tonfall und das Veranschlagen von Verzugszinsen, Verzugspauschale und Mahngebühren

  • Kündigen Sie die Übergabe an ein Inkassounternehmen bzw. an einen Rechtsanwalt und die damit verbundenen finanziellen Folgen an und informieren Sie über die Folgen für die Kreditwürdigkeit und das Image der Branche.

  • Der ideale Mahnlauf ist gesetzlich nicht geregelt und die Gestaltung steht jedem frei. Ein paar Grundregeln sind aber zu empfehlen:

 

Anzahl:

In der Praxis werden meistens bis zu drei Mahnungen verschickt. Wenn Sie mehr als drei Mahnungen versenden, machen Sie sich unglaubwürdig und räumen dem säumigen Kunden einen gefährlichen Spielraum ein.

Form:

Schriftlich, egal ob auf dem postalischen Weg oder per E-Mail. Gegebenenfalls ist auch eine telefonische Mitteilung möglich. 

Intervall:

Die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Schreiben sollte im Sinne der Eskalation kürzer werden.

Anrede:

Ob Sie die förmliche Anrede “Sie” oder das persönliche “Du” wählen, sollten Sie vom Kundenverhältnis abhängig machen.

Sprache:

Verfassen Sie die Mahnschreiben in der Sprache des jeweiligen Empfängers. Es bringt Ihnen nichts, wenn Ihr Kunde Sie nicht versteht.

Zustellung:

Versenden Sie die Mahnungen auf dem schnellsten und direktesten Weg. Stellen Sie sicher, dass der Kunde diese auch erhält, egal ob per Post oder per E-Mail.

 

Unterscheiden Sie genau

Für ein möglichst effizientes Vorgehen unterscheiden Sie beim Formulieren der Mahnschreiben zwischen

 

Feinheiten machen den Unterschied und können über den Zeitpunkt der Zahlung bestimmen.

 

Flexibles Mahnwesen - so kann es effizient gelingen!

 

Credit Management: der ganzheitliche Ansatz

Nicht immer ist es mit dem kaufmännischen Mahnwesen getan. Ganz besonders dann nicht, wenn Ihr Kunde in handfesten Zahlungsnöten steckt. Sie sollten jede Rechnung einzeln betrachten und für jeden Einzelfall individuelle Maßnahmen einleiten. 

Was nach viel Aufwand klingt, lässt sich leicht mithilfe einer Credit-Management-Plattform bewerkstelligen. Alle wichtigen Tools, die Sie für das Credit Management benötigen, stehen für den Bedarfsfall zur Verfügung. Forderungsmanagement, Risikomanagement, automatisches Mahnwesen und im idealen Fall auch noch Factoring und Kreditversicherung. 

Berücksichtigt bleibt dabei immer Ihr Verhältnis zum Kunden. Tritt so eine Plattform als White-Label-Lösung auf, wird Ihr Verhältnis nicht irritiert. 

 

 

Fazit

Für einen effektiven Mahnverlauf müssen Sie ein paar Punkte beachten. Ihre Geschäftsbeziehung soll zudem nach abgeschlossenem Mahnprozess noch tragfähig sein. Gleichzeitig darf der Aufwand für Sie nicht überhand nehmen. Mithilfe einer Credit-Management-Plattform kriegen Sie all diese Punkte unter einen Hut. 

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