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Die ultimative Checkliste für Mahnschreiben

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Helena Loos am 11.04.2018

Es gibt etwas, was sich jeder Unternehmer nach der Leistungserbringung wünscht: Schnelle Zahlungseingänge. Diese sichern die Liquidität des Unternehmens ab und bilden das Fundament für weitere Investitionen. Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, beginnt der mit Abstand unangenehmste Teil des Geschäftsprozesses - der Kunde muss gemahnt werden. Ihr weiteres Vorgehen entscheidet darüber, wie schnell Zahlungen bei Ihnen eingehen.

Auch wenn es vieles vereinfachen würde, eine universell erfolgreiche Vorlage gibt es nicht. Allerdings können Sie mit ein paar richtig gesetzten Hebeln Ihren Mahnprozess optimieren und so die Zahlungsmoral Ihrer Kunden beeinflussen. Mit dieser Checkliste stellen Sie eine ideale Vorgehensweise Ihrerseits sicher und beeinflussen so nachhaltig die Zahlungsmoral Ihrer Kunden.

Checkliste

  • Verschicken Sie Rechnungen und Mahnungen zügig. Nur wer selbst Zuverlässigkeit zeigt und die Dringlichkeit verdeutlicht, schafft Glaubwürdigkeit.
  • Fügen Sie die ursprüngliche Rechnung der Zahlungserinnerung sowie allen weiteren Mahnschreiben in Kopie bei. Das erspart Ihrem Kunden Zeit, Ihnen Ausreden und beschleunigt den Zahlungseingang.
  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch. Die „1. Mahnung” kündigt indirekt an, dass es weitere Mahnungen geben wird und räumt unfreiwillig Spielraum ein.
  • Achten Sie unbedingt auf die Vollständigkeit und korrekte Schreibweise der Stammdaten Ihres säumigen Kunden.
  • Stellen Sie einen persönlichen Bezug her, indem Sie individuell auf den Kunden eingehen und am Ende des Schreibens Ihren Vor- und Zunamen nennen.
  • Setzen Sie zunächst auf positive Anreize zur Zahlung, anstatt gleich zu Drohen.
  • Erhöhen Sie den Eskalationsgrad in jeder einzelnen Mahnstufe durch einen schärferen Tonfall und das Veranschlagen von Verzugszinsen, Verzugspauschale und Mahngebühren.
  • Kündigen Sie die Übergabe an ein Inkassounternehmen bzw. an einen Rechtsanwalt und die damit verbundenen finanziellen Folgen an und informieren Sie über die Folgen für die Kreditwürdigkeit und das Image der Branche.

Der ideale Mahnlauf ist gesetzlich nicht geregelt und die Gestaltung steht jedem frei. Ein paar Grundregeln sind aber zu empfehlen:

Anzahl:

Aus juristischer Perspektive ist die „erste Mahnung” ausreichend, jedoch werden in der Praxis meistens bis zu drei Mahnungen verschickt. Wenn Sie mehr als drei Mahnungen versenden, machen Sie sich unglaubwürdig und räumen dem säumigen Kunden einen verheerenden Spielraum ein.

Form:

Schriftlich, egal ob auf dem postalischen Weg oder per E-Mail. Gegebenenfalls ist auch eine telefonische Mitteilung möglich.

Intervall:

Die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Mahnläufen sollte im Sinne der Eskalation kürzer werden.

Anrede:

Ob Sie die förmliche Anrede „Sie” oder das persönliche „Du” wählen, sollten Sie vom Kundenverhältnis und der Tiefe der Kundenbeziehung abhängig machen.

Sprache:

Verfassen Sie die Mahnschreiben in der Sprache des jeweiligen Empfängers. Es bringt Ihnen nichts, wenn Ihr Kunde Sie nicht versteht.

Zustellung:

Versenden Sie die Mahnungen auf dem schnellsten und direktesten Weg. Stellen Sie sicher, dass der Kunde diese auch erhält, egal ob per Post oder per E-Mail.

Fazit

Gehen Sie mit besten Beispiel voran und lassen Sie es nicht dazu kommen, dass Ihr Kunde entscheidet, wann er Ihren Zahlungsaufforderungen nachkommen wird. Ein stringenter Mahnprozess, individuell auf den Kunden zugeschnitten, ist aufwendig, aber auch notwendig. Vergewissern Sie sich, dass Sie alles in Ihrer Macht stehende getan haben, um einen raschen Zahlungseingang zu ermöglichen ohne dabei Ihre Beziehung zum Kunden unnötig zu gefährden.

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Wie gelingt flexibles Mahnwesen effizient?