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Effektives Mahnwesen – so geht’s!

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 10.01.2018

Mahnen ohne Konzept und inkonsequent durchgeführt birgt zweierlei Risiken, die Sie vermeiden sollten und können:

  1. Die Möglichkeit eines Forderungsausfalls wird größer.
  2. Die Kundenbeziehung wird nachhaltig irritiert.

Mal ganz abgesehen davon, dass lange Zeit offene Posten versteckte Kosten verursachen, auf denen Sie schlussendlich sitzen bleiben. Ausführliche Informationen zum idealen Mahnverlauf finden Sie hier.

Die Effizienz liegt im Detail

Haben Sie einen einheitlichen Standard in Ihrem Unternehmen etabliert, nach dem konsequent und stringent gemahnt wird, ist schon viel gewonnen.

Um die Effizienz beim Mahnen maximal zu steigern, sollten Sie zusätzlich folgende Punkte beachten:

  • An der richtigen Stelle unterscheiden

Unterscheiden Sie beim Formulieren der Mahnschreiben zwischen Privat- und Geschäftskunden, zwischen Dienst- und Warenleistung.

  • Positive Zahlungsanreize liefern

Bieten Sie Zahlungsanreize, indem Sie Verzugszinsen und Mahngebühren erheben, die sich der säumige Kunde eigentlich sparen könnte.

  • Juristische Konsequenzen androhen

Scheuen Sie nicht davor zurück, juristische Konsequenzen anzudrohen, den Vorgang also an einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen zu übergeben. Denn dann wird es für Ihren Kunden unter Umständen richtig teuer.

3 zusätzliche Tipps

  1. Mahnen Sie in kurzen Abständen und in einem sich verschärfenden Tonfall. Zeigen Sie also zunächst Entgegenkommen und Kulanz, machen Sie aber klar, dass Sie auch anders können.
  2. Nummerieren Sie Ihre Mahnungen nicht durch. Mit dem Hinweis „1. Mahnung“ signalisieren Sie, dass es noch weitere Mahnungen geben wird, vorerst also kein Grund zur Zahlung besteht.
  3. Achten Sie unbedingt auf die Vollständigkeit und korrekte Schreibweise der Stammdaten Ihres säumigen Kunden. Nennen Sie zudem am Ende des Schreibens Ihren Vor- und Zunamen, um einen persönlichen Bezug herzustellen.

Ausführliche Informationen und Tipps zu den Themen „Mahnen“ und „Mahntexte“ finden Sie in unserem E-Book.

Wie gelingt flexibles Mahnwesen effizient?

Maximale Effizienz durch IT-Unterstützung

Richtig und effektiv Mahnen ist kein Buch mit 7 Siegeln – ist aber sehr wohl etwas, wo Sie durch viele kleine Schachzüge die größtmögliche Wirkung erzielen. Diese Schachzüge im Einzelfall zu berücksichtigen und je anzuwenden, ist im Unternehmensalltag fast nicht zu leisten.

Sie können sich davon ganz einfach entlasten, indem Sie diese ganze Aufgabe einem IT-Dienstleister überlassen und die zahlreichen Vorteile einstreichen, die dadurch für Sie entstehen.

Kurz gesagt: Indem Sie Ihre Debitorenbuchhaltung automatisieren, können Sie Ihre Zahlungseingänge beschleunigen und Ihre Finanzprozesse insgesamt optimieren.

Ausführlicher gesagt profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

1. Sie sparen eine Menge Geld und Zeit

Eine effektive B2B-SaaS-Anwendung übernimmt für Sie das Forderungsmanagement, Sie müssen sich ab der Rechnungsstellung um nichts mehr kümmern. Dadurch sparen Sie viel Aufwand und insofern viel Geld:

  • Die Fälligkeiten von Rechnungen werden automatisch überwacht.
  • Im Verzugsfall wird der eskalierende Mahnprozess gestartet.
  • Zahlungen gehen zügiger ein, Sie können laufende Kosten zuverlässig decken und neue Investitionen tätigen.
  • Die höhere Eigenkapitalquote macht sich außerdem gut hinsichtlich Ihrer Bonität.
  • Sie und Ihre Mitarbeiter sparen viel Zeit ein, die Sie auf Ihr Kernbusiness fokussieren können.
  • Zudem werden die beim Mahnwesen üblicherweise recht hohen Prozesskosten auf ein Minimum gesenkt.

2. Sie sind unabhängig und flexibel

Mietbare Cloud-Lösungen sorgen dafür, dass Sie umfassend unabhängig und flexibel bleiben:

  • Sie sind unabhängig vom Betriebssystem, vom Standort und von der Anzahl Ihrer Endgeräte.
  • Aufwendige und teure Updates entfallen, darum kümmern sich die Anbieter, die auch für den immer topaktuellen IT-Standard zuständig sind.
  • Durch eine monatlich miet- oder kündbare Lösung können Sie optimal auf Boom- oder Flautephasen reagieren.
  • Idealerweise lässt sich die Anwendung ohne Weiteres in Ihre IT-Softwarelandschaft integrieren.
  • Der Service sollte so anwenderfreundlich konzipiert sein, dass Sie sofort und ohne Schulung damit umgehen können.

3. Sie bleiben kundenorientiert

Kundenzufriedenheit wird bestimmt auch in Ihrem Unternehmen großgeschrieben. Mit dem Mahnen ist es da dann immer so eine Sache. Eine wirklich gute IT-Lösung gibt auch hier Spielraum, indem sie

  • eine skalierbare Lösung ist, sich also an das jeweilige Kundenverhältnis anpassen lässt.
  • Ihnen und Ihren Kunden nicht in die Quere kommt, sondern unbemerkt im Hintergrund arbeitet.
  • Ihre Kunden in ihrer Zahlungsmoral ein wenig erzieht und so für ein anhaltend gutes Geschäftsverhältnis sorgt.

Über diese wichtigen Vorteile hinaus wäre es wünschenswert, wenn Ihre IT-Lösung ein paar Extra-Vorteile mit sich bringen würde:

  • Offene-Posten-Übersicht mit nur wenigen Klicks, vielleicht sogar via E-Mail-Notification in regelmäßigen Abständen aufs Smartphone.
  • Die Anbindung an ein Inkassounternehmen, an die Fälle nach einem erfolglosen Mahnprozess automatisch übergeben werden.

Fazit

Effektiv mahnen ist ein wichtiger kaufmännischer Grundsatz, um die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern. Zu einem effektiven Mahnwesen gehört aber auch, dass zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen nicht überlastet werden – von den nervlichen ganz zu schweigen. Nicht zuletzt leidet darunter die Beziehung zum Kunden. Effektives Mahnwesen ist mit einer entsprechenden IT-gestützten Lösung kein Ding der Unmöglichkeit, sondern ein Versprechen.

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