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Face-on: Markus Pilz

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Florian Kappert am 09.11.2016

Über Markus Pilz

Herr Pilz, ich freue mich über die Gelegenheit, Sie als Interviewpartner in unserer zweiten Ausgabe der Face-on Serie zu sprechen. In dieser Serie sprechen wir mit einflussreichen Personen aus unserer Branche, also im weitesten Sinne immer mit FinTech- & SaaS-Bezug. Mit 30 Jahren IT-Erfahrung sind Sie einer der profiliertesten Experten Deutschlands in Bezug auf die strategische Ausrichtung der IT in Unternehmen. Als Geschäftsführer von winning IT helfen Sie Unternehmen u. a. bei der Bewältigung der wirtschaftsstrukturellen Veränderungen unter Ausnutzung staatlicher Zuschüsse. Ihr typischer Ansatz: „Standardisierung, Change- und Prozessmanagement – stets kombiniert mit einer guten Portion Pragmatismus.”

Wenn ein Unternehmen eine neue Buchhaltungssoftware einführt, mit welchen Problemen und Umstellungsschwierigkeiten sind typischerweise zu rechnen?

[Pilz] „Die Systematik der Buchhaltung ändert sich meist durch ein neues System, z. B. wenn der Kontenplan in der Vergangenheit ‚gewachsen’ war und nun auf einen Standard zurückgeführt werden soll. Ebenso Buchungsvorgänge, Begriffe und damit auch die Benutzerführung ändern sich für die Sachbearbeiter oft substanziell. Daher ist es wichtig, die Anwender ‚abzuholen’.”

Worin liegt die Hemmschwelle mancher Unternehmer begründet, durch Cloud-Software Prozessabläufe zu modernisieren und zu entlasten?

[Pilz] „Zunächst sehe ich grundsätzlich eine Hemmschwelle für Änderungsprozesse, da mitunter das Verständnis fehlt, was IT dabei für eine wichtige Rolle spielen kann. Verstärkend wirkt dann, dass der Begriff ‚Cloud’ vielleicht wenig greifbar und nicht gerade vertrauenserweckend ist. Ich finde, man muss schon genau hinschauen, um was es sich handelt bei einem Cloud-Angebot. Auf der anderen Seite kenne ich Unternehmen, die ganz bewusst auf eine Cloud-Strategie setzen.”

Wie viel Beratungs- und Betreuungsaufwand erfordert es in etwa, die Mitarbeiter eines Unternehmens in große Buchhaltungsprogramme wie SAP® FI (Finanzbuchhaltung) einzuarbeiten?

[Pilz] „Wie zuvor erwähnt, halte ich eine solche Einarbeitung für extrem wichtig. Andererseits ist es kaum möglich, die halbe Belegschaft für 14 Tage auf eine Schulung zu schicken. Daher empfehlen wir sogenannte Key-User-Konzepte, d. h., ausgewählte Experten aus jedem Fachbereich werden frühzeitig in das Einführungsprojekt involviert und lernen beispielsweise bereits durch die Mitwirkung bei Konzepten oder beim Testing. Die Key-User werden schließlich durch Spezialtrainings in die Lage versetzt, ihre jeweiligen Fachbereiche im Schneeballprinzip zu schulen.”

Prozessoptimierung ist der Dreh- und Angelpunkt für Kosteneinsparungen. In welchen Fällen ist Outsourcing der Debitorenbuchhaltung optimal und in welchen die Abwicklung im eigenen Haus?

[Pilz] „Man muss sich das Geschäftsmodell und die Mengengerüste genau anschauen. Fall 1: Mit einer modernen Finanzbuchhaltungssoftware sollte die Debitorenbuchhaltung für mittelständische Unternehmen weitgehend gut unterstützt werden können. Wichtig ist eine Verzahnung von Rechnungsausgang – Zahlungseingang und Mahnwesen. Fall 2: In einem großen Handelskonzern mit einer großen Zahl von Lieferanten etwa kann es schon lukrativ sein, das Forderungsmanagement auszulagern, um Ressourcen zu sparen.”

Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung gehen Hand in Hand. Welche Bereiche der Buchhaltung hemmen die Effizienz eines Unternehmens am stärksten?

[Pilz]: (lachend) „Da gibt es sicherlich eine Vielzahl von Brennpunkten: etwa papierhafte Bearbeitung und Archivierung, unklare Vorgaben und Verantwortlichkeiten, verteiltes und unterschiedliches Arbeiten … um nur einige zu nennen.”

Sie optimieren mittlerweile seit mehr als 20 Jahren die Prozesse in Unternehmen - für wie viele Ihrer Mandanten würde der Service von Bilendo einen echten Mehrwert bedeuten? (in %)

[Pilz] „Etwa 20 % unserer Kunden kommen aus dem Mittelstand, hier ist das Thema stets interessant.”

Mit ZUGFeRD unterstützt Bilendo das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen - wie wichtig ist dieser Standard für Unternehmen aus dem Mittelstand heute und in der Zukunft?

[Pilz] „ZUGFeRD ist sicher eine wegweisende Innovation gerade für den kleinen und mittleren Mittelstand und stellt eine wesentlich geringere Einstiegshürde dar als etwa EDI. Schön wäre, der Einsatzzweck von ZUGFeRD würde sich weiterentwickeln – etwa in Richtung elektronischer Bestellungen –, um mit dem etablierten EDI besser konkurrieren zu können.”

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