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Factoring oder Bilendo – wofür Sie sich entscheiden sollten

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Florian Kappert am 28.03.2017

Das Mahnwesen – Ihr Quälgeist aus der Buchhaltung

Schöner wär's, wenn's anders wär, ist es aber nicht: Wer Rechnungen schreibt, muss damit leben, dass diese nicht immer fristgerecht bezahlt werden. Kommt Ihnen bekannt vor?

Bekannt wird Ihnen auch vorkommen, dass das Mahnwesen Ressourcen bindet, die Sie lieber für Ihr Kerngeschäft einsetzen. Denn offene Rechnungen müssen überwacht und nach der Fälligkeit angemahnt werden. Bei mehr als ein paar Rechnungen pro Monat wird der Aufwand unübersichtlich groß und die Prozesskosten nehmen schnell überhand.

Das Mahnwesen nur halbherzig zu betreiben, ist keine Option. Denn zum einen steht Ihnen das fällige Geld zu und zum anderen können viele ausstehende Zahlungseingänge die Liquidität Ihres Unternehmens in Gefahr bringen.

Factoring: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt. Oder?

Viele Unternehmen gehen den Weg des Outsourcings, sie lagern also die Debitorenbuchhaltung aus an einen externen Dienstleister. Eine Option, die sich Ihnen dahin gehend bietet, ist das Factoring.

Der Begriff kommt von „Faktoreien“, also von Handelsniederlassungen, die im 18. Jahrhundert den Im- und Export mit den Kolonien betrieben. Heute geht es aber nicht mehr um Waren-Factoring, sondern nur noch um Finanz-Factoring.

Unterscheidung - Bilendo oder Factoring

Wie's funktioniert

Factoring ist selten eine einmalige Sache, sondern eine meist fortlaufende Finanzierungsmöglichkeit mit Professionalisierung des Forderungseinzugs.

Sie treten Ihren offenen Posten noch vor der Fälligkeit an einen Factor ab, der Ihnen den ausstehenden Betrag mit einem Abschlag vorfinanziert. Das Ganze läuft im Sinne eines Kredits ab, ist genauer gesagt ein so genanntes Kredit-substitut (wie beispielsweise auch das Leasing). Der Factor übernimmt Ihre Rolle des Gläubigers und kümmert sich um den Forderungseinzug.

Dabei geht das Leistungsspektrum von Factoring-Unternehmen aber um ein bloßes Geldeintreiben hinaus, sondern besteht meist aus Finanzierungs-, Service und Versicherungsgeschäft.

Formen des Factorings:

  • Beim echten Factoring übernimmt der Factor auch das Ausfallrisiko.
  • Beim unechten Factoring bleibt das Risiko bei Ihnen.
  • Beim offen Factoring wird Ihr Kunde über die Forderungsabtretung informiert.
  • Beim stillen Factoring bekommt Ihr Kunde die abtretung nicht mit.

Diese Formen sind in jeglicher Kombination möglich.

Was es bringt

  • Sie sind schnell und zuverlässig liquide. Sobald Ihre Rechnung rausgeht, überweist Ihnen der Factor das Geld. Sie können Ihre finanziellen Mittel besser verplanen und Investitionen tätigen. Risiken lassen sich besser kalkulieren.
  • Durch die höhere Eigenkapitalquote ist Ihnen eine höhere Bonität sicher. Kreditgeber nehmen diesen Punkt wohlwollend zur Kenntnis und die Konditionen beispielsweise für ein Darlehen dürften vorteilhafter ausfallen.
  • Ihnen bleiben all die Nachteile des Forderungsmanagements erspart. Diesen aufwendigen und lästigen Teil Ihrer Buchhaltung haben Sie los und an Profis übergeben, deren Kerngeschäft aus nichts anderem besteht.

Was Sie bedenken sollten

1. Rechtmäßigkeit der Forderung

Ein Factoring-Dienstleister überprüft nicht die Richtigkeit Ihrer Forderung oder mögliche gute Gründe, aus denen Ihr Kunde die Zahlung verweigert. Für so etwas sollten Sie einen Rechtsanwalt einschalten. Übergeben Sie eine Forderung also nur an einen Factor, wenn sie tatsächlich rechtmäßig ist.

2. Anfallende Kosten

Factoring-Unternehmen arbeiten nicht ehrenamtlich. Unter Umständen läppern sich eine Menge Kosten zusammen, auf denen Sie, wenn's dumm läuft, sitzen bleiben. Darüber hinaus müssen Sie beim Factoring grundsätzlich einen Abschlag in Kauf nehmen, und zwar für eine Forderung, die Ihnen zu 100 % zusteht.

3. Belastete Kundenbeziehung

Manche Kunden reagieren empfindlich, wenn plötzlich ein fremder Dienst-leister in Ihre Geschäftsbeziehung tritt und den Zahlungseingang einfordert. Denn die meisten kommen versehentlich in Verzug und zahlen nach einer Erinnerung sofort. Überlegen Sie sich, wie wichtig Ihnen das Thema Kundenorientierung ist.

Bilendo: Mahnwesen selbst stemmen

Bilendo ist eine moderne Mahnwesen-Software, die Ihnen das Forderungs-management abnimmt, ohne dass Sie dieses tatsächlich aus der Hand geben. Vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung an werden Ihre offenen Posten verwaltet und im Bedarfsfall automatisch angemahnt.

Wie's funktioniert

Sie mieten das für Ihr Unternehmen stimmige Paket zu einem monatlichen Fixpreis und legen los:

  • Keine aufwendige Installation notwendig
  • Ist selbsterklärend und anwenderfreundlich
  • Funktioniert unabhängig vom Betriebssystem

Als skalierbare Cloud-Lösung ist die Nutzung von Bilendo standortunabhängig, es ist also egal, wo Sie gerade unterwegs sind oder von wie vielen (und welchen) Endgeräten Sie auf Ihre Daten zugreifen möchten.

Was es bringt

1. Ihre Liquidität verbessert sich

Mahnprozesse laufen automatisch an, straff organisiert und konsequent durchgezogen. Dadurch gehen fällige Zahlungen schneller bei Ihnen ein.

2. Ihre Kreditwürdigkeit steigt

Zuverlässige Liquidität und eine hohe Eigenkapitalquote machen sich, wie oben beschrieben, positiv hinsichtlich Ihrer Bonität bemerkbar.

3. Sie sparen Zeit

Der Aufwand durch das Mahnen reduziert sich eklatant. Sie und Ihre Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.

4. Prozesskosten werden weniger

Bilendo ist kostengünstig nutzbar. Die Kosten, die ein Mahnprozess normalerweise verursacht, reduzieren sich so auf ein Minimum.

5. Sie behalten den Überblick

Mit nur wenigen Klicks sind Sie auf dem Laufenden über den Stand Ihrer offenen Posten. Wer hat gezahlt, wer nicht, wer wird gerade angemahnt etc.

6. Ihr Offener-Posten-Stand findet Sie

Auf Wunsch schickt Ihnen Bilendo in regelmäßigen Abständen den Stand der Dinge auf Ihr Smartphone, und zwar über die E-Mail-Notification.

7. Die Fehlerquote sinkt

Keine offene Rechnung fällt mehr unter den Tisch, egal wie viel Zeit Sie für die Buchhaltung aufwenden können, weil viel los oder Urlaubszeit ist.

8. Ihr Kunde bleibt im Blick

Sie und Ihr Kunde bleiben unter sich, Bilendo tritt nicht in Erscheinung. Sie können die Mahnungläufe standardisiert oder individualisiert ablaufen lassen.

9. Die Zahlungsmoral verbessern

Sie werden sehen, ein gut organisierter Mahnprozess führt dazu, dass Sie Ihre Kunden auch ein wenig in Ihrer Zahlungsbereitschaft erziehen.

10. Ihre Außenwirkung stärken

Wer selbstbewusst fällige Zahlungen einfordert, kennzeichnet sich als umfassend kompetent und ernst zu nehmen.

11. Outsourcing als letzter und sinnvoller Ausweg

Und wenn gar nichts hilft, hilft einer unserer Inkassopartner. Auf Wunsch übergibt Bilendo nach erfolglosem Mahnprozess offene Posten an ein Inkassounternehmen Ihrer Wahl. Denn an diesem Punkt haben Sie alles getan, was Sie tun können. Nun sind Fachleute gefragt, die sich in Ihrem Sinne um eine Problemlösung kümmern, fair, kundenorientiert und effizient.

Was Sie bedenken sollten

Bilendo bietet Ihnen nahezu alle Vorteile des Outsourcings und erspart Ihnen dessen Nachteile. Durch die Anbindung an einen Inkassopartner bleibt Ihnen die finale Option Inkasso erhalten. Denn leider gibt es immer wieder die Fälle, in denen guter Wille nicht reicht und tief greifendes juristisches und kaufmännisches Know-how gefragt ist.

Sinnvolle Wirkungskette: Factoring UND Bilendo

Mit Bilendo gibt es die Möglichkeit, das konsequente Mahnwesen mit einem Partner fürs stille Factoring zu kombinieren.

Durch das Factoring werden finanzielle Mittel, die durch Außenstände gebunden sind, zeitlich vorgezogen verflüssigt. Factoring ist beispielsweise nützlich für Sie, wenn Sie Ihren Kunden ein Zahlungsziel einräumen möchten, das in weiterer Ferne liegt, die finanziellen Mittel aber sofort brauchen, um beispielsweise Mitarbeiter oder Lieferanten zu bezahlen. Ihr Factoring-Partner finanziert Ihnen diese Mittel dann vor und wird zum Gläubiger, ohne dass Ihre Kunden von dieser Forderungsabtretung etwas bemerken. Um sicherzugehen, dass die Kunden ihre Rechnungen auch begleichen (und damit die Vorfinan-zierung bedienen), nutzen Sie den professionellen Bilendo-Mahnservice.

So haben Sie alle Vorteile bei sich: Ihre Leistung ging an die Kunden, Zahlungsziele sind festgelegt, das Geld geht durch den Factor kurz nach Rechnungsstellung bei Ihnen ein, Bilendo übernimmt das Mahnwesen und ein Forderungsausfall wird unwahrscheinlich.

Beide Dienstleister, Bilendo und das Factoring-Unternehmen, bleiben still und im Hintergrund und Ihre Kundenbeziehung wird nicht irritiert.

Fazit

Den Quälgeist „Mahnwesen“ zu ignorieren, ist sicherlich die schlechteste Vorgehensweise, um ihn sich vom Hals zu halten. Sich alleine damit herumzuärgern, ist eine unnötige Belastung und eine zu große Ablenkung von Ihrem Kerngeschäft. Holen Sie sich einen Partner ins Boot, der Sie dabei unterstützt. Factoring ist eine gängige Variante und bietet eine Reihe von Vorteilen. Mit einher gehen aber auch Nachteile, die Sie mit der Nutzung von Bilendo vermeiden können. Nicht jeder gibt das Forderungsmanagement gerne aus der Hand, allein schon aus Rücksichtnahme auf das Kundenverhältnis, das ja auch in Zukunft tragfähig bleiben soll. Bilendo bietet hier in einem ganzheitlichen Service eine sinnvolle und effektive Alternative. Im gegebenen Fall ist eine Kombination aus Bilendo und stillem Factoring sinnvoll. Lassen Sie sich beraten, wir stellen Ihnen gerne die richtigen Kontakte her.

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