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Forderungsmanagement als Teil der Debitorenbuchhaltung

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Helena Loos am 10.05.2018

Debitorenbuchhaltung

Unternehmen jeglicher Größe organisieren und verwalten alle debitorisch relevanten Geschäftsvorfälle in der Debitorenbuchhaltung. Diese stellt dabei ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung dar. Die Mitarbeiter erstellen Rechnungen, verbuchen und erfassen die offenen Forderungen auf den Debitorenkonten. Alle eingehende Zahlungen werden hier überwacht, zugeordnet und ausgebucht. Bleibt die Zahlung eines Kunden aus, greift bestenfalls ein gut organisiertes und stringentes Forderungsmanagement, auch Kreditmanagement genannt. Im Kern geht es um die professionelle Verwaltung der offenen Posten und das Eintreiben von ausbleibenden Zahlungen.

Forderungsmanagement

Mehr als das kaufmännische Mahnwesen

Das kaufmännische Mahnwesen gehört zu den Eckpfeilern des Forderungsmanagement, ist aber nicht die einzige wichtige Aufgabe, die von den Mitarbeitern verfolgt wird. Jedes vom Unternehmen gewährte Zahlungsziel kann als kurzfristiger Kredit für den Kunden bzw. Schuldner verstanden werden. Beim Kreditmanagement geht es also auch um die Verwaltung dieser Kredite, damit Forderungsausfälle vermieden werden und eine langfristige Liquidität des Unternehmens sichergestellt ist. Das betriebswirtschaftliche Ziel des Forderungsmanagements ist es also einerseits, die Anzahl an ausstehenden Forderungen (DSO) zu reduzieren und andererseits das forderungsbezogene Working Capital (Nettoumlaufvermögen) zu optimieren. Die Voraussetzung dafür ist ein funktionierendes und bestenfalls forderungsbasiertes Mahnwesen. Oftmals werden offene Posten pro Debitor gesammelt statt gleich gemahnt zu werden. Dies impliziert dann auch, dass es im Unternehmen nur einen unregelmäßigen Mahnprozess gibt - doch gerade hier ist Schnelle gefragt! Schuldner sollten umgehend auf den Zahlungsverzug hingewiesen werden, damit man als Unternehmen nicht zum strategisch geplanten Kreditgeber der Kunden wird. Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum Kunden nicht zahlen. Im besten Fall ist das Begleichen der Rechnung einfach in der Hektik des Alltags untergegangen. Im schlechtesten Fall befindet sich der Kunde in einem Liquiditätsengpass oder in einem Insolvenzverfahren. Gerade hier ist ein forderungsbasiertes Mahnwesen gefragt!

Wie man dann richtig vorgeht?

Ein stringentes und effektives Mahnwesen ist kein Hexenwerk - es muss lediglich dauerhaft, fortlaufend, gewissenhaft und forderungsbasiert durchgeführt werden. Wie viele Mahnungen im Mahnwesen verschickt werden müssen, ist nicht geregelt, aber es hat sich gezeigt, dass ein dreistufiger Aufbau zielführend ist.

Tipp:

Nummerieren Sie Ihre Mahnungen nicht durch! Eine erste Mahnung impliziert, dass es noch weitere Mahnschreiben gibt. Ein besseres Vorgehen ist, wenn man statt 1., 2. und 3. Mahnung folgende Bezeichnung nutzt:

  • Zahlungserinnerung

  • Erste Mahnung

  • Letzte Mahnung

Jede Mahnung sollte den fälligen Betrag, das jeweilige Datum, die Rechnungsnummer, die Rechnung an sich sowie das Zahlungsziel, also die Bankverbindung, aufführen. Mit jedem Schreiben wird die Eskalationsstufe verstärkt. Während in der Zahlungserinnerung noch freundlich auf den Zahlungseingang hingewiesen wird, kann in den darauffolgenden Mahnungen deutlich gemacht werden, dass beim weiteren Zahlungsverzug rechtliche Schritte eingeleitet werden. Neben den Mahngebühren kann ebenfalls auf die gesetzlich vorgeschriebenen Verzugszinsen und -pauschale zurückgegriffen werden. Schlussendlich sollte unmissverständlich kommuniziert sein, dass beim weiteren Ausbleiben der Zahlung die Rechnung an ein Inkassounternehmen übergeben wird. Diese beginnen dann mit dem außergerichtlichen Inkassoverfahren, gefolgt vom gerichtlichen Mahnverfahren bis hin zum Vollstreckungsbescheid.

Lohnenswerte Vorabprüfung

Neben dem Forderungsmanagement gehört das Informationsmanagement ebenso zu den täglichen Aufgaben der Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung. Insbesondere bei Großaufträgen ist es ratsam, vorab eine Bonitätsprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass der Kunde eine verlässliche Zahlungsmoral aufweisen kann. Manchmal kann man das Kind retten, bevor es in den Brunnen fällt!

Fazit

Mit dem richtigen Forderungsmanagement wird fast jeder Kunde in Ihrem Sinne erzogen. Ihr DSO nimmt ab und damit der Debitorenumschlag zu. Sichern Sie langfristig Ihr Wachstum und Ihre Liquidität, indem Zahlungsausfälle zur Ausnahme werden, da ein stringentes Mahnwesen im Forderungsmanagement implementiert wurde. Mit einem zielführenden Informationsmanagement sortieren Sie die schwarzen Schafe unter Ihren Kunden gleich aus.

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