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Hilfreiche Tools zur Prozessoptimierung im Unternehmen

#Zahlungsstörung & Klärung

Im Unternehmensalltag findet eine Vielzahl von Computerprogrammen Verwendung. Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Auswahl groß - aber welche Programme haben sich bewährt und sind besonders empfehlenswert, wenn es darum geht, betriebliche Prozesse zu optimieren?

Mit den richtigen Tools an der Seite können Sie die vorhandenen Ressourcen optimal einsetzen und an der Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens arbeiten.

Qualität über Quantität

Aus dem großen Angebot die geeigneten Apps zu finden, ist gar nicht so einfach: Für fast jeden Aufgabenbereich gibt es mehrere Programme, die sich aber nicht nur in Bedienkomfort und Leistungsumfang, sondern auch in der Preisgestaltung mitunter stark unterscheiden.

Prozessoptimerung in Unternehmen
Mit der richtigen Software zum unternehmerischen Erfolg

On Premise oder On Demand

Kostenpflichtige Softwares werden auf unterschiedliche Arten angeboten. 

On Premise-Lösungen setzen den einmaligen Kauf einer Lizenz voraus, die den Nutzer zur Installation und Anwendung des Programms berechtigt. Die Software wird anschließend durch den Anwender verwaltet und gewartet, auch für den Betrieb der Hardware ist der Lizenznehmer selbst verantwortlich. Möglich sind auch Folgekosten, etwa wenn eine Nutzungslizenz nach einigen Jahren erlischt oder ein neues Softwareupdate nur kostenpflichtig angeboten wird.

Bei On Demand-Lösungen wird die Software hingegen auf der Hardware des Anbieters betrieben. Der Anwender erwirbt ein Nutzungsrecht für die Software; meist handelt es sich um flexible monatlich kündbare Verträge. Indem die Administration und Wartung durch den Anbieter durchgeführt wird, kann der Aufwand für die Anwender gering gehalten werden. So bleibt den Nutzern mehr Zeit, sich auf das eigene Tätigkeitsfeld zu konzentrieren.

 

Erprobte Beispiele aus der Praxis


Bestens organisiert durch den betrieblichen Alltag

Egal ob Ihr Unternehmen jung ist und stark wächst oder aber bereits gewachsen und auf dem Markt etabliert ist: Ein guter Überblick über anstehende Aufgaben und Projektfortschritte wirkt sich in jedem Fall belebend auf die Arbeitsweise aus.

Mit dem Online-Tool Trello von Atlassian können Tasks einfach Teams oder Mitarbeitern zugeordnet, Fortschritte überwacht, Inhalte organisiert und Fristen im Auge behalten werden. So hat jeder Mitarbeiter stets den vollen Überblick über anstehende Aufgaben und terminliche Zielsetzungen.

Komplexer und vom Leistungsumfang breiter aufgestellt ist die Projektmanagement-Software Jira, ebenfalls von Atlassian.

 

Clever kommuniziert

Eine reibungslose Kommunikation ist nicht nur für ein angenehmes Privatleben, sondern auch im beruflichen Alltag für den unternehmerischen Erfolg unabdingbar.

Der webbasierte Kommunikationsdienst Slack ist für die direkte Kommunikation im Unternehmen bestens geeignet: Hier lassen sich Nachrichten nicht nur direkt, sondern auch in Channels versenden. Praktisch ist auch die Suchfunktion, mit deren Hilfe Begriffe im Chatverlauf gefunden werden können.

Im elektronischen Schriftverkehr haben sich mehrere Anbieter bewährt, als besonders ausgereift und komfortabel gilt Inbox by Gmail. Neben praktischen Kategorien können zudem auch Aufgaben anhand von Erinnerungen im Posteingang verwaltet werden.

 

Buchstabe um Buchstabe zum perfekten Dokument

Es gibt viele Textverarbeitungsprogramme, die mit umfassenden Funktionen aufwarten. Wer aber besonders gerne flexibel und unabhängig vom verwendeten Gerät arbeitet, findet mit Google Docs ein praktisches Programm, das alle Dokumente in der Cloud speichert. Eine Installation ist so nicht nötig, auch können mehrere Teilnehmer an Dokumenten arbeiten.

Neben einem Schreibprogramm sind auch ein Tabellenkalkulationsprogramm und eine Präsentationssoftware verfügbar.

 

Der Kunde ist König

Ein Unternehmen ohne Kunden ist kein Unternehmen. Zufriedene Kunden sind einer der Grundpfeiler eines soliden Betriebs. Eine nahtlose Dokumentation der vollständigen Kundenkommunikation ermöglicht die CRM-Software (“Customer Relation Management”) Hubspot. Jeder einzelne Schritt der Kommunikation von der Lead-Generierung bis hin zum Support wird gut strukturiert und für alle Beteiligten transparent gespeichert und dargestellt.

 

Die Meister der Buchhaltung

Egal ob das Unternehmen 10 oder 1000 Kunden hat, die Buchhaltung muss stets professionell und absolut sicher vorgehen.

Auch in diesem Bereich unterstützen digitale Tools Unternehmen bei der Durchführung der Prozesse: Mit dem Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm sevDesk lassen sich im Handumdrehen Rechnungen und Angebote schreiben sowie weitere clevere Funktionen nutzen.

Nicht bezahlte Rechnungen belasten Ihre Liquidität, erhöhen den Kostendruck und lassen die Forderungsrisiken explodieren. Die Credit-Management-Plattform Bilendo sorgt dafür, dass es gar nicht erst soweit kommt: Die Cloud-Software optimiert und automatisiert alle Prozesse des Credit Managements für eine deutliche Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Entlastung.

 

Der digitale Schlüsselbund

Viele Online-Tools, viele Passwörter: Damit auch schwer zu merkende Kennwörter zu jeder Zeit sicher und griffbereit sind, empfiehlt sich die Verwendung eines Passwort-Managers. 1Password wartet mit einer Browser-Erweiterung auf, sodass mit nur einem Klick das richtige Passwort ausgewählt wird. Nützliches Feature: Mit dem Passwort-Generator lassen sich im Handumdrehen zufällige, sichere Passwörter erstellen.

 

Mit dem individuellen Dreamteam durch den Tag

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche betriebliche Prozesse und demzufolge ganz individuelle Anforderungen an Softwarelösungen. Es gilt also, die Programme auszuwählen, die besonders geeignet sind und einen großen Mehrwert bieten - so können Abläufe optimiert und mehr Zeit für die Kerntätigkeiten geschaffen werden.

 

Fazit

Wer sich auf die Suche nach passender Software für das Unternehmen macht, hat schnell die Qual der Wahl. Mit den richtigen Tools in den Bereichen Organisation, Kommunikation, kollaboratives Arbeiten, Customer Relation Management, Finanzbuchhaltung und Sicherheit an der Seite schaffen Sie eine gute Grundlage, um aufwendige Prozessabläufe zu optimieren und so die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen zu erhalten. 

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