Graph shape

Zurück zum blog

Hilfreiche Tools zur Prozessoptimierung im Unternehmen

Thumb bilendo joseph

Joseph Strietzel am 24.07.2018

Im Unternehmensalltag findet eine Vielzahl von Computerprogrammen Verwendung. Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Auswahl groß - aber welche Programme haben sich bewährt und sind besonders empfehlenswert, wenn es darum geht, betriebliche Prozesse zu optimieren?

Mit den richtigen Tools an der Seite können die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden. So kann nachhaltig an der positiven Entwicklung des Unternehmens gearbeitet werden.

Qualität über Quantität

Aus dem großen Angebot die geeigneten Apps zu finden, ist gar nicht so einfach: Für fast jeden Aufgabenbereich gibt es mehrere Programme, die sich aber nicht nur im Bedienkomfort und dem Leistungsumfang, sondern auch in der Preisgestaltung mitunter stark unterscheiden.

535-Prozessoptimerungen-in-Unternehmen

Mit der richtigen Software zum unternehmerischen Erfolg - mit welchen Tools lassen sich die Prozesse wirklich optimieren?

On Premise oder On Demand

Kostenpflichtige Softwares werden auf unterschiedliche Arten angeboten.

On Premise Lösungen setzen den einmaligen Kauf einer Lizenz voraus, die den Nutzer zur Installation und Anwendung des Programms berechtigt. Die Software wird anschließend durch den Anwender verwaltet und gewartet, auch für den Betrieb der Hardware ist der Lizenznehmer selbst verantwortlich. Möglich sind auch Folgekosten, etwa wenn eine Nutzungslizenz nach einigen Jahren erlischt oder ein neues Softwareupdate nur kostenpflichtig angeboten wird.

Bei On Demand Lösungen wird die Software hingegen auf der Hardware des Anbieters betrieben. Der Anwender erwirbt ein Nutzungsrecht für die Software; meist handelt es sich um flexible monatlich kündbare Verträge. Indem die Administration und Wartung durch den Anbieter durchgeführt wird, kann der Aufwand für die Anwender gering gehalten werden. So bleibt den Nutzern mehr Zeit, sich auf das eigene Tätigkeitsfeld zu konzentrieren.

Bestens organisiert durch den betrieblichen Alltag

Egal ob ein Unternehmen jung ist und stark wächst oder aber ein bereits gewachsen und auf dem Markt etabliert ist: Ein guter Überblick über anstehende Aufgaben und Projektfortschritte wirkt sich in jedem Fall belebend auf die Arbeitsweise aus.

Mit dem Online-Tool Trello von Atlassian können Tasks einfach Teams oder Mitarbeitern zugeordnet, Fortschritte überwacht, Inhalte organisiert und Fristen im Auge behalten werden. So hat jeder Mitarbeiter stets den vollen Überblick über anstehende Aufgaben und terminliche Zielsetzungen.

Clever kommuniziert

Eine reibungslose Kommunikation ist nicht nur für ein angenehmes Privatleben, sondern auch im beruflichen Alltag für den unternehmerischen Erfolg unabdingbar.

Der webbasierte Kommunikationsdienst Slack ist für die direkte Kommunikation im Unternehmen bestens geeignet: Hier lassen sich Nachrichten nicht nur direkt, sondern auch in Channels versenden. Praktisch ist auch die Suchfunktion, mit deren Hilfe Begriffe im Chatverlauf gefunden werden können.

Im elektronischen Schriftverkehr haben sich mehrere Anbieter bewährt, als besonders ausgereift und komfortabel gilt Inbox by Gmail. Neben praktischen Kategorien können zudem auch Aufgaben anhand von Erinnerungen im Posteingang verwaltet werden.

Buchstabe um Buchstabe zum perfekten Dokument

Es gibt viele Textverarbeitungsprogramme, die mit umfassenden Funktionen aufwarten. Wer aber besonders gerne flexibel und unabhängig vom verwendeten Gerät arbeitet, findet bei Google Docs ein praktisches Programm, das alle Dokumente in der Cloud speichert. Eine Installation ist so nicht nötig, auch können mehrere Teilnehmer an Dokumenten arbeiten.

Neben einem Schreibprogramm ist auch ein Tabellenkalkulationsprogramm und eine Präsentationssoftware verfügbar.

Der Kunde ist König

Ein Unternehmen ohne Kunden ist kein Unternehmen. Zufriedene Kunden sind einer der Grundpfeiler eines soliden Betriebs. Eine nahtlose Dokumentation der vollständigen Kundenkommunikation ermöglicht die CRM-Software (“Customer Relation Management”) Hubspot. Jeder einzelne Schritt der Kommunikation von der Lead-Generierung bis hin zum Support wird gut strukturiert und für alle Beteiligten transparent gespeichert und dargestellt.

Die Meister der Buchhaltung

Egal ob das Unternehmen 10 oder 1000 Kunden hat, die Buchhaltung muss stets professionell und absolut sicher vorgehen.

Auch in diesem Bereich unterstützen digitale Tools Unternehmen bei der Durchführung der Prozesse: Mit dem Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm sevdesk lassen sich im Handumdrehen Rechnungen und Angebote schreiben sowie weitere clevere Funktionen nutzen.

Nicht bezahlte Rechnungen sind nicht nur ärgerlich, sondern belasten unter Umständen die eigene Liquidität massiv. Bilendo sorgt dafür, dass es gar nicht erst soweit kommt: Die Finance Automation Platform optimiert und automatisiert von der Rechnungsstellung an alle anstehenden Prozesse. Nach der Anbindung an die verwendete Rechnungsstellungssoftware und das Geschäftskonto erkennt die B2B-Cloud-Software, wenn eine Rechnung mit Ablauf des gesetzten Zahlungsziels nicht beglichen wurde und startet den automatischen Mahnlauf. Über die einzelnen Mahnstufen hinweg wird der säumige Kunde stringent zur Zahlung aufgefordert. Härtefälle können nach erfolglosem Verstreichen der letzten Frist an ein geeignetes Inkassounternehmen übergeben werden - auf Wunsch auch vollautomatisch.

Der digitale Schlüsselbund

Viele Online-Tools, viele Passwörter: Damit auch schwer zu merkende Kennwörter zu jeder Zeit sicher und griffbereit sind, empfiehlt sich die Verwendung eines Passwort-Managers. 1Password wartet mit einer Browser-Erweiterung auf, sodass mit nur einem Klick das richtige Passwort ausgewählt wird. Nützliches Feature: Mit dem Passwort Generator lassen sich im Handumdrehen zufällige, sichere Passwörter erstellen.

Mit dem individuellen Dream Team durch den Tag

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche betriebliche Prozesse und demzufolge ganz individuelle Anforderungen an Softwarelösungen. Es gilt also, die Programme auszuwählen, die besonders geeignet sind und einen großen Mehrwert bieten - so können Abläufe optimiert und mehr Zeit für die Kerntätigkeiten geschaffen werden.

Fazit

Wer sich auf die Suche nach passender Software für Unternehmen macht, hat schnell die Qual der Wahl. Mit den richtigen Tools in den Bereichen Organisation, Kommunikation, kollaboratives Arbeiten, Customer Relation Management, Finanzbuchhaltung und Sicherheit an der Seite wird eine gute Grundlage geschaffen, damit das Unternehmen auch künftig gut strukturiert und wettbewerbsfähig ist.

Passende Themen

Digitalisierung

4 Min.

SaaS - die anwenderfreundliche Ebene des Cloud-Computings

Joseph Strietzel
Joseph Strietzel

10.10.2017

Digitalisierung

3 Min.

Integration digitaler Tools & Systeme

Julia Urban
Julia Urban

13.03.2018