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Informationsmanagement als Teil der Debitorenbuchhaltung

#Debitoren & Forderungen

In der Debitorenbuchhaltung kümmern sich die Mitarbeiter einerseits um die Erfassung aller debitorisch relevanten Geschäftsvorfälle im Unternehmen (Forderungsmanagement). Andererseits bildet diese Abteilung die wichtigsten Kennzahlen und Entscheidungsgrößen über die Kunden und die Unternehmensliquidität ab - hierbei spricht man vom Informationsmanagement. 

Informationsmanagement - weil Wissen alles ist

In der Debitorenbuchhaltung laufen demnach eine Vielzahl von Aufgaben und Daten zusammen. Diese werden anschließend gebündelt, verarbeitet und ausgewertet. Neben dem Forderungsmanagement kümmert sich der Debitorenbuchhalter auch um das Informationsmanagement. Hierbei werden wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen über die Entwicklung zusammengetragen, ausgewertet und an das Management weitergegeben.

Informationsmanagement als Teil der Debitorenbuchhaltung
Wissen ist Macht: Informationsmanagement für bessere Entscheidungen

Zwei Teilaufgaben

Das Informationsmanagement wird in zwei Teilbereiche aufgeteilt:

  1. Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens

  2. Informationen und Kennzahlen über die Kunden/Debitoren

Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens

Die Debitorenbuchhaltung ist in der Lage auf den Cent genau zu berechnen, auf welche Summe sich der tagesaktuelle Posten der offenen Forderungen beziffert; hieraus werden wiederum Informationen über den noch ausstehenden Zahlungsfluss zum Unternehmen bereitgestellt. Zum einen kann aus den generierten Daten die Liquiditätsentwicklung geplant und kalkuliert werden und zum anderen nützt dies der strategischen Planung für langfristige Investitionen. Die hier erfassten Werte dienen demnach als Entscheidungsgröße für operative und strategische Maßnahmen im Unternehmen. Ohne diesen Teilbereich des Informationsmanagements ist es für ein wachsendes Unternehmen kaum möglich, wirtschaftlich nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Informationen und Kennzahlen über die Kunden/Debitoren

Das Sammeln und die Auswertung aller Informationen zum Kunden bzw. Debitor ist entscheidend für die Beurteilung zukünftiger Geschäfte. Das Zahlungsverhalten des Kunden ermöglicht dem Unternehmen Rückschlüsse über die generelle Zahlungsmoral des Debitors zu ziehen. 

Zusätzlich lässt sich aus den erhobenen Kennzahlen eine generelle Aussage zur finanziellen Lage des Kunden ableiten. Ein plötzlicher Zahlungsverzug kann darauf hinweisen, dass der Kunde in einem Liquiditätsengpass ist und zukünftig erbrachte Leistungen unter Umständen nicht beglichen werden können.

In erster Instanz, insbesondere bei einer langjährigen Beziehung zum Kunden, sollte man das Gespräch mit diesem suchen, um die Gründe des Verzugs zu verstehen und um eine gemeinsame eine Lösung zu finden.

Nicht zu ignorieren: das Debitorenrisiko

Eine zentrale Rolle in der Debitorenbuchhaltung spielt die Beurteilung des Debitorenrisikos. Das Debitorenrisiko ist auch bekannt als Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko. Das Delkredererisiko zeigt die Gefahr auf, dass der Schuldner (Kunde) den Zahlungsansprüchen des Gläubigers (Unternehmen) ganz oder teilweise nicht fristgerecht nachkommt. Folglich entsteht das Zahlungsausfallrisiko, wenn der Kunde in Zahlungsverzug, Zahlungsunwilligkeit oder Zahlungsunfähigkeit kommt. 

Für die Reduzierung des Debitorenrisikos kann das Unternehmen auf unterschiedliche Maßnahmen zur Vorbeugung zurückgreifen:

  • Rechtssichere Vertragsgestaltung: Ein prüffähiger Vertrag bzw. eine prüffähige Rechnung gibt rechtliche Sicherheit, wenn es zum Zahlungsverzug und anschließenden Rechtsstreit kommt.

  • Effizientes und stringentes Forderungsmanagement: Ergreifen Sie alle Maßnahmen, um für einen zeitnahen Zahlungseingang zu sorgen. Behalten Sie Ihre Kunden und Ihr Zahlungsverhalten im Blick und reagieren Sie rechtzeitig. 

  • Scoring des Kunden: Greifen Sie auf Scoring-Werte zurück und bewerten Sie das Debitorenrisiko, bevor ein Vertrag mit dem potenziellen Kunden abgeschlossen wird.  Das gibt Ihnen Sicherheit beispielsweise über die Wahl geeigneter Zahlungskonditionen.

  • Factoring: Begrenzen Sie das Ausfallrisiko von Rechnungen und den damit einhergehenden Liquiditätsengpass, indem Sie offene Forderungen an ein Factoring-Unternehmen verkaufen.

  • Kreditversicherung: Die Versicherung der offenen Forderungen ermöglicht eine deutliche Verringerung und Kalkulierbarkeit des Debitorenrisikos, indem die Kreditversicherung den Ausfall übernimmt und die Rechnung bezahlt.

 

Fazit

Von einer funktionierenden Debitorenbuchhaltung und einem detaillierten sowie ausführlichen Informationsmanagement profitiert das ganze Unternehmen. Operative und strategische Entscheidungen basieren auf validen Zahlen, Finanzprozesse werden optimiert und Kostendruck nachhaltig gesenkt. 

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