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Informationsmanagement als Teil der Debitorenbuchhaltung

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 06.06.2018

In der Debitorenbuchhaltung kümmern sich die Mitarbeiter einerseits um die Erfassung aller debitorisch relevanter Geschäftsvorfälle im Unternehmen und andererseits bildet diese Abteilung die wichtigsten Kennzahlen und Entscheidungsgrößen über die Kunden und die Unternehmensliquidität ab - hierbei spricht man vom Informationsmanagement.

Informationsmanagement

In der Debitorenbuchhaltung laufen demnach eine Vielzahl von Aufgaben und Daten zusammen. Diese werden anschließend gebündelt, verarbeitet und ausgewertet. Neben dem Forderungsmanagement kümmert sich der Debitorenbuchhalter auch um das Informationsmanagement. Hierbei werden wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen über die Entwicklung zusammengetragen, ausgewertet und an das Management weitergegeben.

Zwei Teilaufgaben

Das Informationsmanagement wird in zwei Teilbereiche aufgeteilt:

  1. Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens
  2. Informationen und Kennzahlen über die Kunden/Debitoren

Informationen und Kennzahlen über die Finanzstruktur des Unternehmens

Die Debitorenbuchhaltung ist in der Lage auf den Cent genau zu berechnen, auf welche Summe sich der tagesaktuelle Posten der offenen Forderungen beziffert; hieraus werden wiederum Informationen über den noch ausstehenden Zahlungsfluss zum Unternehmen bereitgestellt. Zum einen kann aus den generierten Daten die Liquiditätsentwicklung geplant und kalkuliert werden und zum anderen nützt dies der strategischen Planung für langfristige Investitionen. Die hier erfassten Werte dienen demnach als Entscheidungsgröße für operative und strategische Maßnahmen im Unternehmen. Ohne diesen Teilbereich des Informationsmanagements ist es für ein wachsendes Unternehmen kaum möglich wirtschaftlich nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Informationen und Kennzahlen über die Kunden/Debitoren

Das Sammeln und die Auswertung aller Informationen zum Kunden bzw. Debitor ist entscheidend für die Beurteilung zukünftiger Geschäfte. Das Zahlungsverhalten des Kunden ermöglicht dem Unternehmen Rückschlüsse über die generelle Zahlungsmoral des Debitors zu ziehen. Zusätzlich lässt sich aus den erhobenen Kennzahlen eine generelle Aussage zur finanziellen Lage des Kunden ableiten. Ein plötzlicher Zahlungsverzug kann darauf hinweisen, dass der Kunde in einem Liquiditätsengpass ist und zukünftig erbrachte Leistungen unter Umständen nicht beglichen werden können. In erster Instanz, insbesondere bei einer langjährigen Beziehung zum Kunden, sollte man das Gespräch mit diesem suchen, um die Gründe des Verzugs zu verstehen und um eine gemeinsame eine Lösung zu finden.

Das Ausbleiben einer Zahlung kann zumeist auf drei Gründe zurückgeführt werden:

  • Zahlungsverzug: Der Kunde hat in der Hektik des Alltags vergessen die Rechnung zu begleichen. Hier lohnt es sich eine freundliche Erinnerung zu verschicken und auf den Verzug hinzuweisen. In der Regel geht die Zahlung zeitnah auf dem eigenen Geschäftskonto ein.
  • Zahlungsunwilligkeit: Leider kommt es vor, dass der bewusste Verzug als Cash-Management-Tool genutzt wird, indem die verspätete Zahlung als Kredit zum Nulltarif vom Kunden genutzt wird. Hier sollte nach einer Zahlungserinnerung schnell die zweite sowie letzte Mahnung an den Kunden verschickt werden, damit mit Nachdruck darauf hingewiesen werden kann, dass auf den Eingang des Geldes nicht verzichtet wird und notfalls auch rechtliche Schritte eingeleitet werden.
  • Zahlungsunfähigkeit: Bei einer Zahlungsunfähigkeit befindet sich der Kunde entweder in einem Liquiditätsengpass oder schlimmer in einem Insolvenzverfahren. Bei Zahlungsunfähigkeit muss das kaufmännische Mahnwesen schnellstmöglich durchgeführt werden, damit der offene Posten an das Inkasso oder den Rechtsanwalt übergeben werden kann. Die Experten kümmern sich im Anschluss um Ihre Interessen.

Mit dem Informationsmanagement über alle Debitoren kann ein Unternehmen also einerseits vermeiden zum ungewollten Kreditgeber für Kunden zu werden und andererseits ausschließen, dass man mit den nicht zahlenden Kunden nicht selbst in Liquiditätsengpässe kommt.

Debitorenrisiko

Eine zentrale Rolle in der Debitorenbuchhaltung spielt die Beurteilung des Debitorenrisikos. Das Debitorenrisiko ist auch bekannt als Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko. Das Delkredererisiko zeigt die Gefahr, dass der Schuldner (Kunde) den Zahlungsansprüchen des Gläubigers (Unternehmen) ganz oder teilweise nicht fristgerecht nachkommt. Folglich entsteht das Zahlungsausfallrisiko, wenn der Kunde in Zahlungsverzug, Zahlungsunwilligkeit oder Zahlungsunfähigkeit kommt. Für die Reduzierung des Debitorenrisikos kann das Unternehmen auf unterschiedliche Maßnahmen zur Vorbeugung zurückgreifen:

  • Rechtssichere Vertragsgestaltung: Ein prüffähiger Vertrag bzw. eine prüffähige Rechnung gibt rechtliche Sicherheit, wenn es zum Zahlungsverzug und anschließenden Rechtsstreit kommt.
  • Effizientes und stringentes Forderungsmanagement: Erziehen Sie Ihre Kunden in Ihrem Sinne, indem von Beginn an ein effizientes und zeitnahes Mahnwesen implementiert wurde. Dies zeigt Ihren Kunden, dass die offenen Rechnungen bei Ihnen immer eingefordert werden.
  • Scoring des Kunden: Greifen Sie auf Scoring-Werte zurück und bewerten Sie das Debitorenrisiko, bevor ein Vertrag mit dem potentiellen Kunden abgeschlossen wird. Mit Hilfe des Scoring können Sie die schwarzen Schafe direkt aussortieren.
  • Factoring: Begrenzen Sie das Ausfallrisiko von Rechnungen und den damit einhergehenden Liquiditätsengpass, indem Sie offene Forderungen an ein Factoring-Unternehmen verkaufen.
  • Kreditversicherung: Die Versicherung der offenen Forderungen ermöglicht eine deutliche Verringerung und Kalkulierbarkeit des Debitorenrisikos, indem die Kreditversicherung den Ausfall übernimmt und die Rechnung bezahlt.

Fazit

Mit einer funktionierenden Debitorenbuchhaltung und einem detaillierten sowie ausführlichen Informationsmanagement profitiert das Unternehmen gleich in vierfacher Weise:

(1) Unternehmen implementieren damit ein stringentes Mahnwesen. (2) Gleichermaßen verbessert sich die Zahlungsmoral der Kunden und (3) operative und strategische Entscheidungen basieren auf valide Zahlen. (4) Schlussendlich wirkt dies Liquiditätsproblem entgegen.

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