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Mahntexte für B2B-Kunden

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 15.01.2018

Kunde ist nicht gleich Kunde. Für gewöhnlich verbindet Sie zu Geschäftskunden ein anderes Verhältnis als zu Privatkunden. Während die Kunden im B2C-Bereich kommen und gehen, werden im B2B-Bereich meist langfristige Beziehungen angestrebt. Es bedarf einer längeren Vorlaufzeit und einer intensiven Betreuung, bis die gewünschte Geschäftsbeziehung aufgebaut und die Verträge unterzeichnet sind.

Einmal gewonnenes Vertrauen sollte zu keinem Zeitpunkt des Geschäftsprozesses leichtfertig aufs Spiel gesetzt werden. Auch dann nicht, wenn Ihre gestellten Rechnungen unberücksichtigt bleiben.

Unterscheiden Sie beim Mahnen

Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ist schnell erstellt, zumindest dann, wenn Sie nach Schema F vorgehen. Mit nur wenigen Klicks lässt sich Ihre Textvorlage mit den entsprechenden Kundeninformationen füllen und erneut versenden. Was zunächst nach einer Arbeitserleichterung aussieht, kann Sie langfristig viel Zeit, Geld und Kraft kosten.

Denn Ihr Kunde hat auf die bisherigen Zahlungsaufforderungen nicht reagiert und das hat einen Grund! Nutzen Sie die Möglichkeit, mit jedem weiteren Schreiben die Dringlichkeit der Begleichung zu erhöhen und bestehen Sie dabei unmissverständlich auf die Zahlung. Räumen Sie aber gegebenenfalls größere Kulanz ein, um so Ihr Entgegenkommen zu signalisieren.

Praktische Tipps, hilfreiche Text- und Designvorlagen und ausführliche Beschreibungen der Einsatzmöglichkeiten erhalten Sie in unserem umfassenden E-Book: Wie gelingt flexibles Mahnwesen effizient?

Im besten Fall redet Ihr Kunde direkt mit Ihnen über die Gründe für den Zahlungsverzug und Sie können sich zeitnah einigen. Doch häufen sich diese Fälle, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Belastungen durch den erneuten Zahlungsverzug für Ihr Unternehmen und die Zukunftsfähigkeit Ihrer Geschäftsbeziehung miteinander abzuwägen.

Achten Sie auf die Details

Bereits vor der ersten Rechnung können Sie Vorkehrungen treffen, um Probleme und Missverständnisse im weiteren Verlauf zu vermeiden:

  • Legen Sie die Zahlungskonditionen schon beim Vertragsabschluss fest
  • Berücksichtigen Sie individuell vereinbarte Zahlungsmodalitäten.
  • Vergewissern Sie sich vor der ersten Mahnung, dass Ihre Rechnung tatsächlich bei Ihrem Kunden eingegangen ist - die Beweispflicht liegt bei Ihnen.
  • Achten Sie darauf, dass Sie grundsätzlich nur prüffähige Rechnungen versenden. Auf diese Weise vermeiden Sie Probleme, sollte ein Fall vor Gericht landen.
  • Mit Skonto-Zugeständnissen in Mahnschreiben können Sie die Zahlungsbereitschaft zwar erhöhen, allerdings ist hier Vorsicht geboten. Ihre Kunden könnten sich daran gewöhnen und den Zahlungsverzug als Rabatt-Maßnahme auch für zukünftige Forderungen etablieren.
  • Bonitätsprüfungen können ein probates Mittel sein, um potenzielle Risiken bei Neukunden auszuschließen. Bedenken Sie aber, dass Sie damit aufgrund statistischer Berechnungen womöglich vertrauenswürdige Kunden von vorneherein ablehnen. Etablieren Sie lieber ein effektives Mahnwesen, das alle Aspekte berücksichtigt.
  • Beachten Sie, dass sich Ihr Kunde im Verzug befinden muss (§286 BGB).

Fazit

Das richtige Wort zum richtigen Zeitpunkt ist der Schlüssel zur schnell bezahlten Rechnung. Um den Mahnprozess überzeugend und effektiv durchzuziehen, sollten Sie sich gut überlegen, für welchen Kunden Sie welche Art von Mahntext verwenden.

Es liegt an Ihnen, einen gut organisierten und stringenten Mahnlauf zu etablieren, um so die Wahrscheinlichkeit auf schnellere Zahlungseingänge zu erhöhen (und die Verjährung der Forderung zu vermeiden). Darüber hinaus haben es Inkassounternehmen im Anschluss leichter, den Fall zu übernehmen und Ihre Forderung durchzusetzen. Gut aufbereitete Daten sind hierbei das A und O.

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