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Mahntexte für B2C-Kunden

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Helena Loos am 25.01.2018

Kunde ist nicht gleich Kunde, Leistung ist nicht gleich Leistung. Auch dann nicht, wenn es um die Formulierung der Mahnschreiben geht. Legen Sie Standards mit kleinen Unterschieden fest, ganz gleich, ob Ihr Kunde ein Geschäfts- oder Privatkunde ist. Vor allem im B2C-Bereich kommen und gehen Kunden mit einem höheren Durchlauf, so zeigt es die Praxis. Deshalb können Sie zu Privatkunden meist auch nicht dieselbe intensive und ausführliche Kundenbeziehung aufbauen wie zu Ihren Geschäftskunden.

Um den Mahnprozess überzeugend und effektiv durchziehen zu können, müssen Sie die unterschiedlichen Kundenverhältnisse und Leistungen berücksichtigen.

Unterscheiden Sie beim Mahnen

Die Vorteile einer Textvorlage liegen auf der Hand. Sie können, unter Einsatz eines geringen Aufwandes, schnell auf ausbleibende Zahlungen reagieren. Lediglich die relevanten Kundenfelder werden aktualisiert - fertig! Aber der Schein trügt… Was zunächst nach einer Arbeitserleichterung aussieht, kann Sie langfristig viel Zeit, Geld und Kraft kosten.

Ihr Kunde hat seine Gründe, warum er den bisherigen Zahlungsaufforderungen noch nicht nachgekommen ist. Senden Sie ihm nun eine nächste Mahnung, ohne inhaltliche Änderungen vorzunehmen, können Sie sich sicher sein, dass auch dieses Schreiben ohne Reaktion bleibt.

Das passiert Ihnen nicht, wenn Sie mit jedem Mahnschreiben die Dringlichkeit der Begleichung erhöhen und unmissverständlich auf die Zahlung bestehen. Sie können Ihrem Kunden gegebenenfalls auch eine größere Kulanz einräumen, um so Ihr Entgegenkommen zu signalisieren.

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Im besten Fall redet Ihr Kunde direkt mit Ihnen über die Gründe für den Zahlungsverzug und Sie können sich zeitnah einigen. Doch häufen sich diese Fälle, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Belastungen durch den erneuten Zahlungsverzug für Ihr Unternehmen und die Zukunftsfähigkeit Ihrer Geschäftsbeziehung miteinander abzuwägen.

Achten Sie auf die Details

Bereits vor der ersten Rechnung können Sie Vorkehrungen treffen, um Probleme und Missverständnisse im weiteren Verlauf zu vermeiden:

  • Legen Sie die Zahlungskonditionen schon beim Vertragsabschluss fest.
  • Berücksichtigen Sie individuell vereinbarte Zahlungsmodalitäten.
  • Vergewissern Sie sich vor der ersten Mahnung, dass Ihre Rechnung tatsächlich bei Ihrem Kunden eingegangen ist - die Beweispflicht liegt bei Ihnen.
  • Achten Sie darauf, dass Sie grundsätzlich nur prüffähige Rechnungen versenden. Auf diese Weise vermeiden Sie Probleme, sollte ein Fall vor Gericht landen.
  • Mit Skonto-Zugeständnissen in Mahnschreiben können Sie die Zahlungsbereitschaft zwar erhöhen, allerdings ist hier Vorsicht geboten. Ihre Kunden könnten sich daran gewöhnen und den Zahlungsverzug als Rabatt-Maßnahme auch für zukünftige Forderungen etablieren.
  • Bonitätsprüfungen können ein probates Mittel sein, um potenzielle Risiken bei Neukunden auszuschließen. Bedenken Sie aber, dass Sie damit aufgrund statistischer Berechnungen womöglich vertrauenswürdige Kunden von vorneherein ablehnen. Etablieren Sie lieber ein effektives Mahnwesen, das alle Aspekte berücksichtigt.
  • Beachten Sie, dass sich Ihr Kunde im Verzug befinden muss (§286 BGB).

Fazit

Das richtige Wort zum richtigen Zeitpunkt ist der Schlüssel zur schnell bezahlten Rechnung. Um den Mahnprozess überzeugend und effektiv durchzuziehen, sollten Sie sich gut überleben, für welchen Kunden Sie welche Art von Mahntext verwenden.

Es liegt an Ihnen, einen gut organisierten und stringenten Mahnlauf zu etablieren, um so die Wahrscheinlichkeit auf schnellere Zahlungseingänge zu erhöhen (und die Verjährung der Forderung zu vermeiden). Darüber hinaus haben es Inkassounternehmen im Anschluss leichter, den Fall zu übernehmen und Ihre Forderung durchzusetzen. Gut aufbereitete Daten sind hierbei das A und O.

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