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Mahntexte mit dem Ziel, dass die Kundenbeziehung intakt bleibt

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 01.03.2018

Es ist erfreulich, wenn ein Kunde seine Rechnung fristgerecht beglichen hat - doch leider kennt wohl jeder Unternehmer das Problem ausbleibender Zahlungen nur zu gut. In diesem Fall wird in der Regel ein Mahnlauf eingeleitet, um den Kunden zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung und schließlich mit einer ernsten Mahnung zur Zahlung zu bewegen.

Selbst in dieser Situation können wohlüberlegte Worte dazu beitragen, dass die Mahnung nicht zu Lasten des an sich guten Verhältnisses zum Kunden geht.

Fokus Stärkung der Kundenbeziehung

Bei manchen Kunden ist es ratsam, den beschleunigten Zahlungseingang in den Vordergrund zu stellen, etwa bei einmaligen Geschäftsabschlüssen oder einer befürchteten Zahlungsunfähigkeit.

Zu vielen Kunden haben Sie aber bereits ein gutes Geschäftsverhältnis aufgebaut, weshalb der Erhalt der Beziehung eine hohe Priorität hat.

Privatkunden - B2C

Die meisten Privatkunden kommen und gehen, manche nehmen Ihre Leistungen aber häufiger in Anspruch. In diesem Fall empfiehlt es sich, nicht gleich durch ein unwirsches Schreiben Ihrer Forderung Nachdruck zu verleihen, sondern weiterhin serviceorientiert vorzugehen.

Vorgehen

  • Bieten Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit zur persönlichen Rücksprache, vielleicht ist er mit der Leistung nicht zufrieden oder es liegen andere Probleme vor.
  • Schaffen Sie einen positiven Zahlungsanreiz, indem Sie auf mögliche Mahngebühren und Verzugszinsen hinweisen, diese bei einer raschen Begleichung der Forderung aber nicht erheben.

Geschäftskunden - B2B

Gerade bei Geschäftskunden kommt es oft vor, dass beide Partner vom gegenseitigen Vertrauen profitieren und über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten. In diesem Fall sollte man nicht durch einen forschen Ton die Grundlage für die Zusammenarbeit beschädigen.

Vorgehen

  • Signalisieren Sie Entgegenkommen: Fragen Sie explizit nach, ob die Leistung zufriedenstellend war oder ob es noch Probleme gibt und die Zahlung deshalb noch nicht getätigt wurde.
  • Bauen Sie nur behutsam Druck auf, indem Sie zwar auf Mahngebühren, Verzugszinsen und Verzugspauschale hinweisen, bei zeitnaher Begleichung der Forderung von deren Erhebung jedoch absehen.
  • Zeigen Sie sich gesprächsbereit, indem Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit angeben. So können Sie mit Ihrem Kunden ganz persönlich über den Zahlungsverzug sprechen, etwaige Gründe nachvollziehen und individuelle Zahlungsmodalitäten klären.

Die komfortable Alternative: automatisches Mahnwesen

Je größer die Kundenzahl ist, desto größer wird auch der Aufwand, der für ein kundenorientiertes Mahnwesen betrieben werden muss - es sei denn, man holt sich die Hilfe eines automatischen Debitorenmanagement-Tools ins Haus.

Diese Software setzt unmittelbar ab Rechnungsstellung an und registriert nach Anbindung des Geschäftskontos, wenn eine Rechnung beglichen wird. Bleibt die Zahlung aus, beginnt der automatische Mahnlauf. Sie können dabei im Vorfeld für jeden Kunden oder ganze Kundengruppen festlegen, wie die Mahnungen aussehen sollen - etwa ob ein beschleunigter Zahlungseingang oder der Erhalt der Kundenbeziehung im Vordergrund steht.

Nun können Sie sich entweder entspannt zurücklehnen oder aber Ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen, während die Software den mühsamen Mahnprozess vollautomatisch für Sie übernimmt und den Kunden stringent und professionell auf der von Ihnen gewünschten Versandart mahnt. So beschleunigen Sie die Zahlungseingänge und sparen sich dabei auch noch viel Arbeit.

Weitere Informationen zum Thema “Mahnwesen” und hilfreiche Textvorlagen für unterschiedliche Leistungsarten und Geschäftsverhältnisse erhalten Sie in unserem kostenfreien E-Book.

Wie gelingt flexibles Mahnwesen effizient?

Fazit

Jede nicht bezahlte Rechnung bedeutet einen nicht unerheblichen Mehraufwand für Sie. Mit einem geeigneten Schreiben kann sich dieser Mehraufwand aber auch im wahrsten Sinne des Wortes doppelt auszahlen: Sie erhalten nicht nur die ausstehende Zahlung, sondern stärken im gleichen Zug auch die Kundenbeziehung.

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