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Mahnwesen für Geheimnisträger: dürfen Sie outsourcen?

#Debitoren & Forderungen

Als Geheimnisträger ist für Sie das Thema Outsourcing ein empfindlicher Punkt. Indem Sie bestimmte Aufgabengebiete auslagern, nutzen Sie zum einen die Expertise externer Dienstleister und verschaffen sich zum anderen wichtige Freiräume für Ihr Kernbusiness. Doch Geheimnis bleibt Geheimnis. Zum Glück ist es trotzdem möglich, dass Sie sich von so einem aufwendigen Aufgabenbereich wie dem Mahnwesen durch Outsourcing umfassend entlasten.

Was genau ist ein Geheimnisträger?

  • Vertrauensbasis

Grundsätzlich sind Sie als Geheimnisträger – wie der Begriff schon sagt – eine Person, die aufgrund einer Vertrauensbasis Informationen erhält, die nicht an andere weitergegeben werden dürfen, mit denen respektvoll und verantwortlich umzugehen ist.

Abgesehen von dieser alltäglichen Situation gibt es Geheimnisse, bei denen eine reine Vertrauensbasis nicht ausreicht, sondern klare Regeln den Umgang mit Informationen bestimmen.

  • Geheimhaltungsvorschrift

Diese Geheimnisträger stammen aus dem beruflichen, staatlichen und politischen Bereich. Ihre Aufgaben bedingen den Zugang zu geheimen und vertraulichen Informationen mit Geheimhaltungsvorschrift, weshalb diese Geheimnisträger einer Schweigepflicht oder Geheimhaltungspflicht unterliegen.

Was ist ein Geheimnisträger?
Mit dem Outsourcing ist es für Geheimnisträger gar nicht so einfach - oder?

Unter besonderer Beobachtung: Strafe bei Verstoß

Der § 203 StGB regelt die strafrechtlichen Folgen und Sanktionen bei der Verletzung von Privatgeheimnissen. Diesem Paragrafen und korrespondierenden berufsrechtlichen Regelungen unterliegen im Besonderen Berufsgruppen wie:

  • Ärzte und sonstige Angehörige eines Heilberufs

  • Anwälte

  • Notare

  • Steuerberater

  • Wirtschaftsprüfer

… sowie bestimmte Beschäftigte, deren Tätigkeit vom Brief-, Post-, Fernmelde- und Statistikgeheimnis berührt werden, selbstverständlich auch Träger von militärischen und polizeilichen Dienstgeheimnissen.

Die Zahl der rechtlichen Regelungen hierfür ist schier unüberschaubar.

 

Geheimnisträger durch Mitverpflichtung

Neben den betreffenden Personen (oder auch Behörden) werden all jene zu Geheimnisträgern:

  • die über das Arbeits-, Dienst- oder Datenschutzrecht mitverpflichtet sind

  • sowie sonstige Dritte, die über geheimnispflichtige Tatsachen oder Umstände Bescheid wissen.

 

Drohende Strafe bei Verstoß: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe

 

Outsourcing oder nicht Outsourcing? Das ist hier die Frage. 

Früher war die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen nicht ohne Weiteres möglich und konnte zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Im Zeitalter der Digitalisierung war dies ein nicht zu unterschätzender Hemmschuh, wollte ein Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfähig bleiben.

Im Oktober 2017 hat der § 203 StGB eine Neuregelung erfahren, um der Benachteilung von Geheimnisträgern bei der Inanspruchnahme externer, spezialisierter Dienstleistungen entgegenzuwirken. Denn: 

Outsourcing: Aufgaben abgeben, Freiräume nutzen

Outsourcing ist eine bewährte Maßnahme, um Aufgaben und Prozesse an spezialisierte Dienstleister auszulagern. Damit übergeben Sie (Teil-)Bereiche des Arbeitsalltags in erfahrene und fachlich kompetente Hände und verschaffen sich selbst wichtige Freiräume, um sich auf Ihr Kernbusiness zu konzentrieren.

Geheimnisse bleiben gewahrt!

Mit dem neu geregelten § 203 Abs. 3 StGB wird ein sogenannter Erlaubnistatbestand geschaffen, der die Weitergabe von Berufsgeheimnissen an Dritte erlaubt, wenn

  • der Geheimnisträger den bei ihnen berufsmäßig tätigen Gehilfen oder den bei ihnen zur Vorbereitung auf den Beruf tätigen Personen Geheimnisse zugänglich macht,

  • die Geheimnisse gegenüber Dritten offenbart werden, die an der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit des Geheimnisträgers mitwirken, soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der „sonstigen mitwirkenden Person“ erforderlich ist.

  • Das Gleiche gilt, wenn sich die sonstige mitwirkende Personen weiterer Personen für ihre Tätigkeit bedient.

Neu ist der Begriff der mitwirkenden Person, die sich von dem des berufsmäßig tätigen Gehilfen dadurch unterscheidet, dass sie zwar an der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit der schweigepflichtigen Person mitwirkt, dabei aber nicht in die Sphäre des Berufsgeheimnisträger eingegliedert ist. Unter die mitwirkenden Tätigkeiten fallen u. a. 

  • Schreibarbeiten, 

  • das Rechnungswesen, 

  • die Einrichtung, der Betrieb, die Wartung und Anpassung informationstechnischer Anlagen,

  • die Bereitstellung von Informationsdiensten in Anlagen und Systemen zur externen Speicherung von Daten,

  • die Mitwirkung an der Erfüllung von Buchführungs- und steuerrechtlichen Pflichten des Berufsgeheimnisträgers.

 

Ergo: Mahnwesen inbegriffen

Das Finanzwesen ist ein entscheidender Teilbereich in Ihrem Unternehmen, und gerade hier können Sie durch Outsourcing gründlich für Entlastung sorgen. Das Mahnwesen als Teilbereich des Rechnungswesens beispielsweise bindet wichtige zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen. Rechnungen im Verzug verursachen einen hohen Kostendruck, denn das Geld fehlt in Ihrer Unternehmenskasse. Also müssen Sie offene Forderungen gut organisiert eintreiben. Diesen Mehraufwand können Sie sich durch Auslagerung an einen externen Dienstleister sparen. 

 

Fazit

Auch als Geheimnisträger müssen Sie sich mit dem Mahnwesen nicht herumschlagen. Der Paragraf 203 StGB stellt klar, dass Sie Daten an externe Dienstleister als “mitwirkende Person” auslagern dürfen, um von deren Expertise zu profitieren und gleichzeitig Freiraum für Ihr Kerngeschäft zu haben.

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