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Mahnwesen für Privat- und Geschäftskunden - Was Sie beachten sollten

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Bilendo am 22.03.2017

Ein Muss für die Buchhaltung und für Ihre Nerven

Fällige Rechnungen sind zunächst einmal ein Ärgernis für Sie als Geschäfts- frau bzw. -mann. Schließlich haben Sie Ihren Teil der Vereinbarung erfüllt und die Gegenleistung steht Ihnen zu. Das ist aber nur die halbe Wahrheit. Die ganze Wahrheit ist, dass fällige Rechnungen Kosten verursachen, die sich zu einem gefährlichen Loch in Ihrer Unternehmenskasse zusammenläppern können.

Je selbstverständlicher das Mahnwesen Teil Ihrer täglichen Buchhaltung ist, desto besser. Stringent betrieben sichert es einen zügigen Zahlungseingang, fördert dadurch Ihre Liquidität (und diese wiederum Ihre Kreditwürdigkeit) und erzieht nebenbei Ihre Kunden auch ein wenig in ihrer Zahlungsmoral. Insgesamt ersparen Sie sich also eine ganze Menge Ärger.

Kundenorientiert vorgehen

Niemand möchte Kundschaft vergraulen – ein Hauptgrund, warum viele das Mahnwesen nur halbherzig betreiben. Wenn Ihre Geduld aber immer wieder strapaziert wird und Sie sich immer wieder ärgern müssen, beschädigt dies Ihr Verhältnis früher oder später sowieso nachhaltig. Wenn Sie nach einem lapidaren Mahnprozess dann plötzlich doch deutlicher werden, versteht Ihr Kunde unter Umständen nicht, wieso es jetzt auf einmal so ernst wird.

Es ist eine Frage der Balance, sich selbst zu seinem Recht zu verhelfen und gleichzeitig die Kundenbeziehung zu schonen. Ein gut organisierter Mahn- prozess, gegebenenfalls abgestimmt auf das jeweilige Kundenverhältnis, führt einerseits mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg und kennzeichnet Sie andererseits als ernst zu nehmenden und umfassend kompetenten Geschäftspartner.

Mahnstufen

Die erste Zahlungserinnerung ist eine freundlich formulierte Erinnerungshilfe, die Sie unmittelbar nach der Fälligkeit verschicken sollten. Sie werden sehen, die meisten Kunden sind einsichtig und zahlen sofort.

Die folgende Mahnung wird im Tonfall schon deutlicher. Fristen werden jetzt kürzer und Sie können durch Verzugszinsen und Mahngebühren zusätzlichen Druck aufbauen. Erheben können Sie diese aber schon ab der Fälligkeit.

Mit der finalen Mahnung ist Schluss mit lustig. Freundliches Entgegenkommen haben bis jetzt nichts geholfen und helfen im weiteren Verlauf nicht. Weiter eskalieren können Sie mit der Ankündigung, einen Anwalt oder ein Inkassobüro einzuschalten.

Mehr zum Thema Mahntexte.

Privatkunden richtig anmahnen

Fristen § 286 BGB

Vom Gesetzgeber festgelegt ist, dass offene Rechnungen innerhalb von 30 Tagen beglichen werden müssen. Wer innerhalb dieser Frist nicht zahlt, gerät in Verzug und muss die Konsequenzen tragen. Achtung Verbraucherschutz (§ 286 (3) BGB): Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, also eine Privatperson, müssen Sie ihn in Ihrer Rechnung auf diese Frist aufmerksam machen.

Zinsen § 288 BGB

Wer in Verzug gerät, ist schadenersatzpflichtig, und Sie dürfen Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. (Mehr zum Thema Zinsen). Der Verzugszinssatz beläuft sich bei Privatkunden auf 5 % über dem Basiszinssatz (Verbraucher- geschäft). Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank festgelegt (vgl. www.basiszinssatz.info)

Achtung: Die Zinsrechnung muss prüfbar sein, Sie müssen also angeben:

  • zu verzinsender Betrag
  • Zinssatz
  • Zinsabrechnungszeitraum

Tipp: Meist bieten Sie einen positiven Zahlungsanreiz, wenn Sie Ihr Recht auf Schadenersatz zwar erwähnen, darauf aber explizit nicht bestehen, sofern die Rechnung unmittelbar bezahlt wird.

Geschäftskunden richtig anmahnen

Fristen § 286 BGB

Auch bei Geschäftskunden gilt die 30-Tage-Regelung, aber anders als bei Privatkunden sind Sie nicht dazu verpflichtet, den Rechnungsempfänger auf diese Frist aufmerksam zu machen.

Zinsen § 288 BGB

Bei Geschäftskunden beläuft sich der Verzugszinssatz auf 9 % über dem Basiszinssatz (Handelsgeschäft). In der Praxis üblich ist außerdem ein pauschaler Verzugsschadensersatz von 40,- €. Auch in diesem Fall muss die Zinsrechnung prüfbar sein.

Ermessenssache: Manch ein Unternehmer ist geneigt, im Privatkunden- geschäft mehr Kulanz walten zu lassen als im Geschäftskundenbereich, da von Geschäftskunden von mehr Hintergrundwissen und Routine ausgegangen werden kann. Auf der anderen Seite bindet Sie an Ihre Geschäftskunden womöglich ein langjähriges Verhältnis oder Sie wünschen sich für die Zukunft eine unbelastete Zusammenarbeit, sodass Sie bei Mahnungen nachsichtiger vorgehen. In so einem Fall beispielsweise auf Schadenersatz zu bestehen oder nicht, liegt in Ihrem Ermessen. Sie dürfen nur nicht den Fehler machen, vor lauter Kulanz und Partnerschaftlichkeit das Mahnwesen schleifen zu lassen.

Bonitätsprüfung als Sicherheitsgurt

Ob bei Privat- oder Geschäftskunden, die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungs- ausfalls können Sie minimieren, indem Sie Ihre (Neu-)Kunden einer Bonitäts- prüfung unterziehen.

Die Kreditwürdigkeit wird anhand verschiedener Parameter festgelegt. Dabei werden qualitative (z. B. Marktchancen) und quantitative (z. B. Einkommens- höhe) Kriterien abgefragt sowie gesamtwirtschaftliche und branchenspezifi- sche Bedingungen ermittelt, die über das Zahlungspotenzial mitbestimmen.

Entweder Sie lassen die Bonitätsprüfung durch einen externen Dienstleister durchführen oder intern, indem Sie unternehmenseigene Bewertungssysteme heranziehen. Beispiele für gängige Bonitätsprüfungen:

  • Privatkunden: Routinemäßig wird über Auskunfteien (z. B. SCHUFA) das bisherige Zahlungsverhalten hinterfragt.
  • Geschäftskunden: Beispielsweise und üblich bei größeren Krediten, wie Investitionskrediten, Betriebsmittelkrediten oder Avalkrediten.

Achtung: Bonitätsprüfungen versprechen Objektivität durch mathematisch-statistische Methoden, die aber natürlich keine 100%ige Garantie geben. Weiterer Nachteil ist, dass Bonitätsprüfungen nicht gerade billig sind, sich im gegebenen Fall aber (z. B. bei hohen Projektinvestitionen Ihrerseits) unbedingt lohnen.

Weitere Tipps für einen gut organisierten Mahnprozess

  • Versenden Sie nur prüffähige Rechnungen, damit Sie beim vielleicht nicht vermeidbaren Gang vor Gericht nicht den Kürzeren ziehen.
  • Legen Sie Zahlungskonditionen schon bei Vertragsabschluss fest, dann können Sie sich jederzeit darauf berufen und Ihr Kunde kann sich nicht rausreden.
  • Anzahl, Form, Abstand und Anrede bei Mahnungen stehen frei, aber beachten Sie, dass mehr als 3 Mahnungen unglaubwürdig sind und die Abstände zwischen den Mahnungen möglichst kurz sein sollten.
  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch, denn Sie signalisieren Ihren Kunden unfreiwillig, dass es noch mehr Schreiben, also noch mehr Zeit geben wird.
  • Schalten Sie frühzeitig einen Anwalt oder Inkassopartner ein. Sie merken bald, wenn das Mahnen nichts fruchtet, und je eher Sie sich professio- nelle Hilfe suchen, desto besser. Gerade Inkassounternehmen sind darauf spezialisiert, zielgerichtet zu beraten und einzugreifen, kunden- orientiert, fair und effizient.

Lesen Sie auch Die 10 wichtigsten Voraussetzungen für ein perfektes Mahnwesen

Nachteile des Mahnens

Schön und gut, ein konsequentes Mahnwesen als Idealzustand auszurufen. Fakt ist, dass das Mahnen kostet, und zwar nicht zu knapp.

Das Monitoring offener Rechnungen beansprucht wichtige Ressourcen, die Sie in Ihrem Unternehmen anderweitig einsetzen könnten. Zeitliche, personelle und finanzielle Kapazitäten sind gebunden und fehlen an anderer Stelle. Hinzu kommt, dass der Aufwand erheblich ist. Wenn Sie mehr als 3 Rechnungen pro Monat verschicken, ist es nicht einfach, immer den Überblick über den Stand der offenen Posten zu behalten. Sie müssen die Fälligkeiten überwachen und im Verzugsfall Mahnschreiben verfassen, eintüten und verschicken, die neu entstehenden Fälligkeiten wieder im Auge behalten usw.

Insgesamt sind Prozesskosten und Aufwand beim Forderungsmanagement unangenehm hoch, weshalb viele Unternehmen dieses an externe Dienstleister wie Factoring- oder Inkassounternehmen auslagern. Es gibt gute Gründe, die für und gegen ein Outsourcing sprechen. Alternativ gibt es moderne Software-Lösungen, durch die Sie die Nachteile des Outsourcings umgehen, die Vorteile aber abschöpfen können.

Lesen Sie auch Factoring vs. Inkasso und Bilendo als echte Alternative

Fazit

Das Mahnwesen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer täglichen Buchhaltung. Es sichert die Liquidität Ihres Unternehmens, kennzeichnet Sie als ernst zu nehmenden Geschäftspartner und verbessert die Zahlungsmoral Ihrer Kunden. Ein paar Punkte müssen Sie beachten, wenn sich ein Mahnprozess an einen Privatkunden oder an einen Geschäftskunden richtet. Eine ganze Menge Punkte mehr müssen Sie beachten, um gut organisiert zu mahnen und so die Wahrscheinlichkeit des zeitnahen Zahlungseingangs zu erhöhen. Je selbstverständlicher diese Punkte zu Ihrer Kundenkommunikation gehören, desto besser. Stellen Sie sich immer die Frage, was Ihnen Ihre eigene Leistung wert ist und wie Sie sich den Ärger, den Rechnungen im Verzug immer verursachen, erleichtern oder am besten ganz ersparen können.

Lesen Sie das Whitepaper zum Thema "Mahntexte richtig schreiben":

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