Mit diesen 3 Schritten verbessern Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden und steigern die Liquidität Ihres Unternehmens

Post von .
13 zahlungsmoral verbessern Software zur Verbesserungen der Zahlungsmoral

1. Prüffähige Rechnung erstellen

Verschiedene Angaben sind für eine juristisch prüffähige Rechnung notwendig:

  • Absender mit allen handelsrechtlich notwendigen Angaben
  • Kundenanschrift
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
  • Detaillierte Leistungsabrechnung
  • Nettobetrag
  • Mehrwertsteuerausweis
  • Bruttobetrag
  • Bankverbindung
  • Steuernummer / Umsatz-ID

Darüber hinaus gibt es weitere Angaben, die – sofern vorhanden – gemacht werden sollten, wie beispielsweise Bestellnummer des Kunden, Skonto-Zugeständnisse und ein Eigentumsvorbehalt.

Tipp E-Rechnung: Weg von der schriftlichen und hin zur elektronischen Rechnung erleichtert in vielerlei Hinsicht die Prozessschritte bei der Rechnungsverarbeitung. Gerade das einheitliche Datenformat ZUGFeRD gewährleistet einen schnellen, komfortablen und sicheren Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger.

2. Fristen (§ 286 BGB) setzen

Eine Frist zu setzen hat nichts mit fehlendem Vertrauen zu tun, Fristen sind eine wichtige Orientierungshilfe. Doch auch hier gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Frist setzen ja oder nein?

Grundsätzlich gilt die 30-Tage-Frist, offene Rechnungen müssen also innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, ohne dass in der Rechnung explizit darauf hingewiesen werden muss. Wer bis dahin nicht zahlt, ist im Verzug und ohne weitere Mahnung kann ein Mahnbescheid eingereicht werden. Das BGB regelt diesen Punkt allerdings unter besonderer Berücksichtigung des Verbraucherschutzes (§ 286 (3) BGB), denn Verbraucher, also Privatleute, müssen in Rechnungen auf die 30-Tage-Frist hingewiesen werden. Von Geschäftsleuten wird erwartet, dass ihnen die Rechtslage bekannt ist, hier ist eine Fristangabe kein Muss. Die Praxis: Üblicherweise werden in Rechnungen kürzere Fristen veranschlagt („… zahlbar innerhalb von 14 Tagen …“). Dem Rechnungssteller steht es frei, den Zeitraum bis zur Fälligkeit zu verkürzen.

Rechnungen, Fristen, Mahnungen - Alles zum Thema

3. Mahnungen organisieren

Ist der Kunde im Verzug, tut man sich selbst keinen Gefallen, wenn man mit der ersten Zahlungserinnerung zu lange wartet. Der Kunde wird es durch vergleichbare Trägheit beim Bezahlen nachmachen, schließlich hatte er es mit der Zahlungsfrist auch schon nicht so eng gesehen.

Mahnungen und ihre Eskalation

Die erste Zahlungserinnerung ist, was der Begriff schon sagt: eine Erinnerung. Der Kunde wird freundlich und höflich an sein Versäumnis erinnert, wenn er der Zahlung nun nachkommt, ist alles vergessen. Die meisten Kunden werden sich an diesem Punkt ertappt fühlen und die Rechnung schleunigst begleichen. Bei manchen Kunden reicht guter – und höflicher – Wille nicht, die Forderung muss deutlicher gemacht und der Tonfall verschärft werden.

Mahnungen verschicken: Was es zu beachten gibt

  • Notwendig ist nur eine Mahnung, üblich aber sind drei. Mehr als drei Mahnungen wirken unglaubwürdig.
  • Der Abstand zwischen den Mahnungen sollte nicht zu groß sein.
  • Schriftliche Mahnungen sind üblich (Postversand oder E-Mail), effektiver in manchmal ein persönliches Telefonat (wenn auch im Alltag nicht immer realisierbar).

Druck erhöhen: Mahngebühren, Verzugszinsen, Anwaltskosten

Durch das Erheben von Mahngebühren und Verzugszinsen kann der Druck auf den zahlungspflichtigen Kunden erhöht werden, um ihn an seine Schadensersatzpflicht zu erinnern.

  • Mahngebühren: wenige Euro, eine Art Denkzettel (im Geschäftsverkehr sind pauschal 40,- € üblich)
  • Verzugszinsen (§ 288 BGB): Privatkunden (=Verbrauchergeschäft): 5 % über Basiszinssatz Geschäftskunden (=Handelsgeschäft): 9 % über Basiszinssatz (pauschal 40,- €) Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank festgelegt (vgl. http://www.basiszinssatz.info/) Tipp: Die Zinsberechnung muss prüfbar sein, es müssen also Zahlbetrag, Zinssatz und Zinsabrechnungszeitraum aufgeschlüsselt sein.
  • Anwalts- und Gerichtskosten: Für den Kunden wird es teuer, das sollte der Gläubiger auch im Hinblick auf dessen Zahlungsfähigkeit beachten. Alternativ – oder vorgelagert – bietet sich die Abgabe an ein Inkassoinstitut an, um dem Schuldner zu signalisieren, dass das persönliche Geschäftsverhältnis nun durch Hinzunahme einer dritten und vor allem professionellen Instanz verschärft wird.

Kundenorientierung und freundliches Entgegenkommen haben eine Grenze: der eigene finanzielle Schaden. Und der entsteht zwangsläufig bei einer schlechten Zahlungsmoral mancher Kunden. Darüber hinaus leiden die gute Kundenkommunikation und die tragfähige Geschäftsbeziehung. All dem lässt sich ganz einfach entgegenwirken, indem oben beschriebene Regeln und Punkte zu Routine und Standard im alltäglichen Inkassoablauf gemacht werden.


Thema: .

Unseren Blog abonieren

Wie wir Unternehmen dabei helfen, ihre Liquidität zu verbessern und das Mahnwesen zu perfektionieren.

Vielen Dank!

Bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse in der E-Mail die wir Ihnen gerade geschickt haben.

Icon question

Fragen?

Mit Bilendo Ihr Mahnwesen automatisieren und dauerhaft Ihre Liquidität, die Übersicht Ihrer Finanzen und Ihre Kundenkommunikation verbessern.

Icon demo

Demo vereinbaren!

Unser Experten-Team zeigt Ihnen das Bilendo-Mahnwesen und die Möglichkeiten der Automatisierung in einer 30-minütigen Online-Demo.