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Prozessoptimierung in der Debitorenbuchhaltung

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 09.05.2018

Als wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung ist die Debitorenbuchhaltung für die Erfassung und Verwaltung aller offenen Posten verantwortlich - hier werden alle Informationen über beglichene und noch offene Forderungen gesammelt und verwaltet.

Die aufwendig zusammengetragenen Informationen sind für die finanziellen und strategischen Entscheidungen im Unternehmen relevant. Wie lassen sich die Prozesse in diesem richtungsweisenden Unternehmensbereich optimieren?

Der mühsame Weg von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang

Offene Rechnungen können zu einer großen Belastung für die Unternehmensliquidität werden. Damit es nicht zu finanziellen Engpässen kommt, ist eine gewissenhafte Debitorenbuchhaltung unabdingbar.

Der tägliche Abgleich fälliger Posten mit eingehenden Zahlungen, die Berechnung von Fristen, Mahngebühren, Verzugszinsen oder -pauschalen sowie das Kuvertieren und Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen sind nur einige relevante Schritte, bis eine Forderung schlussendlich beglichen wird.

Ziel der Debitorenbuchhaltung ist ein möglichst effektives Mahnwesen, damit Forderungslaufzeiten kurz gehalten und somit größere finanzielle Nachteile für das Unternehmen verhindert werden.

Wie können die Prozesse optimiert werden?

An vielen Stellen in der Debitorenbuchhaltung helfen Optimierungsmaßnahmen, einen zügigeren Geldeingang zu erreichen und den Arbeitsaufwand gering zu halten.

Für wiederkehrende Rechnungen hat sich die Erteilung eines SEPA-Mandats bewährt, durch das offene Posten vor Fälligkeit per Bankeinzug beglichen werden. Sowohl für Unternehmen als auch Kunden stellt dies die unkomplizierteste Methode dar, sofern eine ausreichende Kontodeckung gewährleistet ist.

Durch technische Hilfsmittel werden standardisierte Arbeitsschritte automatisiert, sodass sich die Buchhaltungsabteilung auf wichtige Vorgänge konzentrieren kann.

Die meisten Unternehmen greifen zur Rechnungsstellung auf bewährte Softwarelösungen zurück. Auch nach der Rechnungsstellung unterstützen moderne B2B-SaaS-Lösungen die Debitorenbuchhaltung im Unternehmen.

Durch die Verwendung cloud-gestützter Software lassen sich sämtliche Schritte ab der Rechnungsstellung problemlos automatisieren.

  • Cloud-Anwendungen sorgen für umfassende Flexibilität und Unabhängigkeit, da die angebotenen Lösungen frei skalierbar sind und somit mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen. Cloud-Lösungen sind in der Regel monatlich kündbar, deshalb sind vor Inbetriebnahme keine größeren Investitionen nötig.
  • Eine gute Software ist leicht zu integrieren. Mit nur wenigen Klicks kann das Cloud-Tool an das zur Rechnungsstellung genutzte Programm angebunden werden.
  • Moderne Debitorenmanagement-Plattformen arbeiten vollautomatisch und effizient. Per E-Mail erhalten Sie Informationen über alle anstehenden Aktionen, wie beispielsweise dem Versand von Mahnschreiben. Bei Bedarf können geplante Maßnahmen manuell ausgesetzt werden.
  • Die Anbindung geeigneter Inkassounternehmen ermöglicht die unkomplizierte und automatische Übergabe einer unbeglichenen Forderung.

Mithilfe moderner Technologie wird die Effizienz in der unternehmenseigenen Debitorenbuchhaltung nachhaltig gesteigert. Die durch die Prozessoptimierungen frei werdenden Ressourcen können so die Weiterentwicklung der Firma vorantreiben.

Fazit

Ein wirkungsvolles und konstruktives Forderungsmanagement ist ein wichtiger Grundpfeiler eines gesunden Unternehmens. Software-Tools helfen der Debitorenbuchhaltung den Überblick zu behalten und fristgerecht alle nötigen Maßnahmen zu ergreifen, wodurch Zahlungsausfälle verringert werden. Die Finanzbuchhaltung lässt sich auf vielfältige Weise optimieren, schon durch einfach umzusetzende Maßnahmen können wirkungsvolle Effizienzvorteile erreicht werden, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig unterstützen.

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