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Schlecht geplant ist schnell bereut: Wie Sie bei der Prozessoptimierung im Finanzbereich richtig vorgehen

#Allgemein

Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn Sie Veränderungen zur Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen durchgefochten haben und dann erkennen müssen, dass Sie dabei auf die falschen Tools und Strategien gesetzt haben. Ein möglicher Gesichtsverlust vor den Mitarbeitern ist die Folge, außerdem steigt der Druck, sich gegenüber Ihren Vorgesetzten  rechtfertigen zu müssen. 

Gerade im Finanzbereich will Prozessoptimierung gut überdacht sein. Doch gerade hier besteht meist große Notwendigkeit – und großes Potenzial.

 

Bedarf und Hindernisse erkennen

Veränderungsprozesse im Unternehmen anzustoßen, ist nicht immer einfach. Abläufe haben sich eingespielt, Routinen etabliert, Methoden festgefahren – und oft gerät dabei der Kosten-Nutzen-Faktor aus dem Blick. Hinzu kommt der unternehmensweite Einsatz veralteter Systeme und Programme, die einer maximalen Effizienz im Wege stehen. Wenn dann auch noch die üblichen Silostrukturen zwischen den Abteilungen hinzukommen, sind die Widerstände komplett, die das Change Management erschweren.

 

Ihre Roadmap: 5 Schritte zur richtigen Entscheidung

 

1.     Zeitrahmen festlegen

Grundlegende Veränderungen vollziehen sich nicht über Nacht. Planen Sie ausreichend Zeit ein, die richtigen Lösungsansätze zu finden und umzusetzen. Die tatsächliche Dauer hängt davon ab, was Sie alles verändern möchten und müssen. 

Stoßen Sie Veränderungsprozesse im Einklang mit laufenden Projekten und anderen Change-Management-Themen an. Wenn Sie sich gegenseitig in die Quere kommen, ist niemandem gedient und Veränderungen bzw. Verbesserungen verzögern sich oder scheitern sogar ganz.

Und auch nach der Umsetzung brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit, sich in die neuen Prozessabläufe einzufinden. Planen Sie also Ihre Ressourcen sorgfältig und langfristig ein.


Finanzprozesse in einem neuen Licht
Klarheit schaffen, Prozesse optimieren, Veränderung möglich machen

 

2.     Bedarfe identifizieren

Ermitteln Sie genau, wo Bedarfe bestehen und welche Maßnahmen Sie treffen können, um diese zu decken. Bilden Sie hierfür eine Taskforce aus allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern (Buchhaltung, Vertrieb, Support etc.). Es kann nur in Ihrem Sinne sein, wenn alle Beteiligten das anzuschaffenden Tool zur Prozessoptimierung befürworten und Sie bei der Implementierung unterstützen. 

Eine Allzwecklösung für alle Probleme wird nur schwer zu finden sein. Identifizieren Sie also genau, was Ihre Lösung bieten muss:

  • Hat die Buchhaltung Probleme beim Zahlungsabgleich offener Forderungen?

  • Sind die Daten über die Bestandskunden (z. B. hinsichtlich deren Bonität) nicht immer aktuell genug?

  • Gewährt der Vertrieb zu lange Zahlungsziele und gerät so in Konflikt mit der Buchhaltung? 

  • Hapert es an der abteilungsübergreifenden Kommunikation? 

  • Werden Zahlungsstörungen zu spät erkannt und zu ineffizient behoben?

  • usw.

Je konkreter Sie diese Fragen formulieren, desto spezifischer wird der Lösungsansatz ausfallen - desto besser können Sie “nach oben” kommunizieren, warum Sie sich für eine bestimmte Lösung entschieden haben.

 

3.     Anbieter evaluieren

Erstellen Sie eine Liste mit möglichen Anbietern und schauen Sie sich deren Demos an. Überzeugen Sie sich bei Ihren Recherchen von der Kompetenz der infrage kommenden Lösungsansätze. Nutzen Sie die Möglichkeit einer kostenlosen Beratung und gehen Sie mit konkreten Vorstellungen und Fragen in diese Gespräche. 

Natürlich hängen die Informationen, die Sie einholen müssen, von der Art des Produktes ab, für das Sie sich interessieren. Aber im Großen und Ganzen gibt es Fragen, die für jede Art von Anbieter gelten. Die folgenden sollten Sie in jedem Fall stellen: 

  • “Wie groß sind die Unternehmen, die Ihre Leistung nutzen?”

  • “Arbeiten Sie mit anderen Unternehmen in unserer Branche?”

  • “Welche Schulungen bieten Sie an?”

  • “Ist Ihre Lösung ohne Weiteres in meine IT-Infrastruktur integrierbar?”

  • “Wie sehen Ihre Implementierungs- und Supportmodelle aus?”

  • “Wie lange dauert die Implementierung normalerweise?”

  • “Kann ich Ihre Lösung unabhängig vom Endgerät nutzen? Also auch mobil?”

  • “Wie sehen Ihre Preise aus?”

  • “Gibt es versteckte Kosten?”

Nehmen Sie sich nach jeder Demo und nach jedem Beratungsgespräch mit Ihrem Team Zeit zu reflektieren. Wo liegen Stärken und Schwächen? Gibt es Funktionen, die mehr in die Tiefe gehen sollten?  

 

4.     Erfahrungsberichte einholen

Nun ist es an der Zeit, mit den Nutzern Ihrer präferierten Lösung zu sprechen. Bitten Sie einen Kollegen im Vertrieb, Referenzen bei einem Kunden einzuholen. Idealerweise finden Sie jemanden, der das Tool mindestens ein Jahr genutzt hat. Mit einem fundierten Erfahrungsschatz sollte ein Nutzer in der Lage sein, Ihnen sämtliche Pros und Cons einer Lösung aufzuzählen, denen Sie ebenfalls begegnen werden. 

Beginnen Sie dieses Referenzgespräch, indem Sie Ihren Gesprächspartner nach dessen Position, der Unternehmensgröße und der Branche befragen. Je nach Art der Lösung können Details wie Bürostandort oder Prozentsatz der Mitarbeiter im Homeoffice relevant sein. All dies gibt Ihnen ein besseres Verständnis davon, wie die Erfahrungen des anderen Unternehmens auf Ihres übertragbar sind. 

Wie auch immer Ihre Situation aussieht, stellen Sie auf alle Fälle diese Fragen:

  • “Warum haben Sie sich für dieses Tool entschieden?“

  • “Welche Funktion des Tools verwenden Sie am häufigsten? Am seltensten?“ 

  • “Was denken Ihre Mitarbeiter von diesem Tool?“

  • “Welche Lösung haben Sie zuvor verwendet?“

  • “Wie zufrieden sind Sie mit dem Service des Anbieters?“

  • “Sind in irgendeinem Punkt die Kosten unverhältnismäßig?“

  • “Verwenden Sie irgendwelche Integrationen? Wie einfach waren sie einzurichten?“

  • “Wie lief die Implementierung ab?“

Referenzen sind hilfreich, aber bedenken Sie, dass diese meistens von Befürwortern ausgesprochen werden. Für ein objektives Bild, das Ihren Zwecken dient, brauchen Sie eine möglichst umfassende Grundlage und eine gründliche Evaluierung. Ihr persönliches berufliches Netzwerk sowie Ihre Online-Community kann Ihnen dabei zusätzlich helfen. 

 

5.     Entscheider einbeziehen

Wenn Sie Ihre Optionen genau abgewogen und Referenzen eingeholt haben, wenden Sie sich mit Ihrem Spitzenreiter an die Führungsebene. Stellen Sie eine Präsentation zusammen, die die entscheidenden Features Ihrer Wunsch-Lösung hervorhebt. Inkludieren Sie einen Vergleich mit Lösungen, die Sie erwogen und verworfen haben. Teilen Sie die Informationen mit, die Sie bei den Telefonaten mit Anbietern und Referenzen einholen konnten. Zum Schluss erklären Sie, warum genau diese Lösung ideal für Ihr Unternehmen ist und dieses entscheidend voranbringt. Vielleicht kann Ihnen sogar der Anbieter Ihrer Wunsch-Lösung Beispielfolien oder andere Dokumente (Daten und Fakten) zur Verfügung stellen, die Sie in Ihre Präsentationen einbeziehen können. 

Wenn Sie beispielsweise versuchen, den CFO Ihres Unternehmens zu überzeugen, zielen Sie bei der Argumentation auf die hohen Kosten ab, die der Ressourceneinsatz bei Finanzprozessen in Ihrem Unternehmen üblicherweise verursacht, und wie Ihr Lösungsansatz an diesem Punkt sinnvoll Abhilfe schafft. 

 

Fazit

Eine Software-Lösung, die Ihre Finanzprozesse optimiert, beeinflusst das gesamte Unternehmen. Also prüfen Sie genau, bevor Sie Entscheidungen fällen und Prozesse anstoßen, die weitreichende Folgen haben. Die beschriebenen 5 Schritte unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung und stellen sicher, dass am Ende bei Ihnen keinesfalls von Reue die Rede sein kann.

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