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Vorsteuerabzug bei der E-Rechnung

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Helena Loos am 05.04.2018

Durch den Versand von E-Rechnungen ist es für Unternehmen möglich, nicht nur Zeit, sondern auch Kosten zu sparen. In den letzten Jahren wurden die Anforderungen an die elektronische Rechnung nicht herabgesetzt, aber vereinfacht. Inzwischen lohnt sich deren Anwendung auch für kleinere Betriebe.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 wurde der Grundstein für die Gleichstellung zwischen digitaler und physischer Rechnung gelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt musste es eine ordnungsgemäße Signatur auf der E-Rechnung geben, damit diese umsatzsteuerrechtlich nutzbar war.

Allgemein gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Bedingungen wie für schriftliche Rechnungen. Der Inhalt und die Pflichtangaben sind dieselben. Zusammenfassend bedeutet dies:

  • E-Rechnung muss die gleichen inhaltlichen Bestimmungen einer ordnungsgemäßen Rechnung aufweisen
  • Für digitale und physische Rechnungen gilt die Aufbewahrungspflicht
  • Für beide Rechnungstypen gilt:
  1. Echtheit der Herkunft der Rechnung
  2. Unversehrtheit des Inhalts
  3. Lesbarkeit

Die digitale Signatur

Vor dem Steuervereinfachungsgesetz musste eine qualifizierte elektronische Signatur vorhanden sein, damit die E-Rechnung für den Vorsteuerabzug gültig war. Dies führte dazu, dass besonders für kleine Unternehmen die elektronische Rechnung keine Alternative dargestellt hat. Der Aufwand bei der Erstellung einer digitalen Signatur war höher als der daraus entstehende Nutzen.

Durch die Gesetzesänderung wurden die Voraussetzungen für E-Rechnungen deutlich reduziert, was deren Nutzung für kleinere Unternehmer deutlich interessanter gestaltete. Die elektronische Signatur wurde durch die Gesetzesänderung hinfällig.

Vorsteuerabzug bei der E-Rechnung

Um bei der elektronischen Rechnung den Vorsteuerabzug geltend zu machen, ist es nötig, die Echtheit dieser nachweisen zu können.

Der Beleg der Echtheit einer E-Rechnung kann nach Art. 233 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSyRL) auf zwei Wegen erfüllt werden:

  • Technische Verfahren
  • Innerbetriebliche Kontrolle

Technisches Kontrollverfahren

Trotz der Abschaffung der Pflicht zur elektronischen Signatur kann diese weiterhin die Echtheit einer Rechnung belegen und auch dafür verwendet werden. Ebenfalls bietet der elektronische Datenaustausch EDI eine Möglichkeit als Beweis.

EDI

Beim Electronic Data Interchange (EDI) handelt es sich grundsätzlich um ein Datenverarbeitungskonzept, bei dem digitale Dokumente statt physische verwendet werden. Diese standardisierten Daten werden dann zwischen Computern ausgetauscht. Der Vorteil hierbei ist, dass die Wahrscheinlichkeit von Datenfehlern sehr gering ist, beziehungsweise überhaupt nicht vorhanden ist.

Innerbetriebliche Kontrolle

Deutlich einfacher ist dies auf dem Weg der betriebsinternen Kontrolle zu erledigen. Diese fällt in den Aufgabenbereich des Rechnungsempfängers. Das heißt, dass der Unternehmer kontrolliert, ob die auf der Rechnung fakturierten Leistung mit den erhaltenen identisch ist.

Fazit:

Mit der Abschaffung der verpflichtenden digitalen Signatur wurde eine große Hürde für die Nutzung von elektronischen Rechnungen genommen. Mit der Ausweitung der Möglichkeiten für den Nachweis der Echtheit und dem damit verbundenen Vorsteuerabzug profitieren auch kleine Betriebe von E-Rechnungen. Seitdem entwickeln sich elektronische Rechnungen immer mehr zu einem unverzichtbaren Teil der heutigen Geschäftswelt.

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