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Warum bleiben Rechnungen offen? Was Sie über Ihre Kunden wissen und wie Sie reagieren sollten

#Debitoren & Forderungen

Einer muss bezahlen

Sie kennen das Dilemma: Ihre Kunden zahlen gerne auf Rechnung, denn das ist bequem. Indem Sie diese Bezahloption anbieten, beweisen Sie großes Entgegenkommen und ausgeprägte Kundenorientierung.

Sie beweisen aber auch eine gewisse Risikobereitschaft. Kauf auf Rechnung birgt die Gefahr des Zahlungsverzugs bis hin zum Zahlungsausfall. In beiden Fällen zahlen Sie drauf.

 

Nur verschusselt? Weit gefehlt!

Wir alle sind geneigt, anderen ihre Vergesslichkeit nicht übel zu nehmen. Doch die wahren Hintergründe für den Zahlungsverzug sehen in den meisten Fällen anders aus. 

“Unternehmen haben meist gute Gründe, Rechnungen nicht zu bezahlen. Diese Gründe in Erfahrung zu bringen und die Missstände zu beseitigen bedeutet sehr viel Aufwand”, erklärt Florian Kappert, Co-Founder und Geschäftsführer von Bilendo. 

Die wichtige Erkenntnis, die Sie als Rechnungssteller aus dieser Erkenntnis ziehen müssen, ist die, dass bloßes Abwarten nichts bringt. Natürlich möchten Sie sich als Geschäftspartner kulant und kundenorientiert geben. Aber für jemanden, der aus triftigen Gründen nicht zahlt, , wird sich die Situation nicht von heute auf morgen ändern.


Warum bleiben Rechnungen offen
Mit Bilendo genau hinschauen

Konsequenz: Seien Sie konsequent!

… und organisieren Sie Ihren Mahnprozess! 

Sie müssen ja nicht zu „Mr und Mrs Gnadenlos“ werden, um säumigen Kunden eine Lektion in Sachen Zahlungsmoral zu erteilen. Aber egal, aus welchen Gründen Ihre Kunden in Verzug geraten, beachten Sie ein paar grundsätzliche Faustregeln, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie an Ihr Geld kommen.

10 Checkpunkte für einen konsequenten Mahnprozess:


1)   Vollständige Stammdaten:

Achten Sie immer darauf, dass die Stammdaten Ihrer Kunden komplett und aktuell sind. Rechnungen und Mahnschreiben gehen seltener Irrwege, wenn Sie einen konkreten Ansprechpartner haben, den Sie auf mehreren Kanälen erreichen können.

2)   Festgelegte Zahlungskonditionen:

Legen Sie schon bei Vertragsabschluss die Zahlungskonditionen fest. Ihre spätere Rechnung spiegelt diese Vereinbarung und dient Ihnen als Leistungsnachweis, auf den Sie sich im Fall der Fälle berufen können.

3)   Versendete Rechnung:

Klären Sie intern ab, ob die (prüffähige!) Rechnung tatsächlich verschickt wurde, wirklich offen und fällig ist. Wenn ja, bieten Sie bei Problemen ein erneutes Zuschicken der Rechnung an, dann aber verbunden mit einer Aufforderung zur unmittelbaren Zahlung.

4)   Begründete Rechnung:

Ein häufiger Grund für Zahlungsverzögerungen sind Reklamationen. Prüfen Sie also, ob Ihr Kunde bereits etwas beanstandet hat, bevor Sie Mahnschreiben rausschicken. Grundsätzlich ändern Reklamationen aber nichts an der Fälligkeit Ihrer Rechnung.

5)   Zügiges Vorgehen:

Versenden Sie Rechnungen unmittelbar nach Leistung bzw. Lieferung. Genauso zügig und dann engmaschig muss der Mahnprozess anlaufen. Wenn Sie damit schon trödeln, können Sie Ihren Kunden das Trödeln schlecht vorwerfen.

6)   Gegengezeichnetes Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg:

Damit beweisen Sie, dass Sie vereinbarungsgemäß geliefert bzw. Ihre Leistung erbracht haben. Ihr Kunde hat dies auch zur Kenntnis genommen und abgesegnet und kann sich nicht mehr rausreden.

7)   Berechtigter Schadenersatz:

Wer im Verzug ist, ist schadenersatzpflichtig. Es steht Ihnen also zu, Verzugszinsen und Mahngebühren zu erheben. Zahlt Ihr Kunde vorsätzlich nicht (Fall 3), können Sie ihm mit hohen Verzugszinsen die Lust nehmen, Sie als Kreditgeber zu benutzen.

8)   Geklärte Bonität:

Gerade bei Neukunden empfiehlt es sich, Bonitätsprüfungen durchzuführen bzw. durchführen zu lassen. Alle Risiken lassen sich damit nicht ausschließen, aber doch deutlich minimieren. Kostet zwar, lohnt sich aber.

9)   Selbstbewusstes Auftreten:

Zeigen Sie sich kundenorientiert und gesprächsbereit, zeigen Sie aber auch Ihre Grenzen. Sich als Geschäftsfrau bzw. -mann zu behaupten bedeutet auch, selbstbewusst auf zustehendes Geld zu bestehen. Und im Bedarfsfall Samthandschuhe abzulegen.

10) Eingeschalteter Inkassopartner:

Arbeiten Sie mit einem Inkassounternehmen zusammen, an das Sie Härtefälle nach einem erfolglosen Mahnprozess ohne weitere Umschweife abgeben. Sie haben getan, was Sie tun können und nun sind die Profis dran.

 

Allein mit dem ganzen Aufwand? Das muss nicht sein!

Moderne Credit-Management-Lösungen unterstützen Sie in diesem ganzen Prozess, um Sie zu entlasten und den Aufwand zu minimieren. Je eher Sie die konsequente Überwachung Ihrer offenen Rechnungen zu einem selbstverständlichen Teil Ihrer täglichen Arbeit machen, desto besser. Je automatischer dies abläuft, desto noch besser.

Das Credit Management ist ein umfassender Prozess in Ihrem Unternehmen, der in zahlreiche Teilprozesse gegliedert ist. Die richtige Lösung bietet Ihnen hier ganzheitliche Unterstützung, um Sie zu entlasten und Kosten zu senken.

 

Fazit

Würden Sie die Bezahloption „Kauf auf Rechnung“ nicht anbieten, dann gingen Sie Themen wie Liquiditätsengpässe oder Zahlungsausfälle auch nichts an. Aber im Sinne der Wettbewerbsfähigkeit sind Sie darauf angewiesen. Die damit einhergehenden Risiken können Sie minimieren, indem Sie konsequent agieren, und zwar vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung an, um Zahlungsausfälle zu vermeiden und Schaden von Ihrem Unternehmen abzuwenden.  

 

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