Warum es Sinn macht, erst Bilendo zu nutzen und später einen Inkasso-Dienstleister einzuschalten

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Medium erst mahnwesen dann inkasso Erst Mahnwesen mit Bilendo, dann Inkasso

Konsequentes Mahnen als Muss Ihres Unternehmensalltags

Auch wenn es lästig und zeitaufwendig ist, ein gut organisiertes Mahnwesen ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Buchhaltung. Denn offene Rechnungen verursachen Kosten, Geld, das Ihnen zusteht und in Ihrer Unternehmenskasse fehlt. Ein gleichgültiger Umgang mit Kunden im Verzug gefährdet leicht Ihre Liquidität. Zudem schadet es Ihrem Ansehen als souveräner Geschäftspartner.

Mahnwesen outsourcen oder selbst stemmen?

Den ungeliebten Teil Ihrer Buchhaltung – das Forderungsmanagement – an einen Profi abzugeben, ist in vielerlei Hinsicht die bequemere Vorgehensweise, wenn Sie nach der Fälligkeit auf den Eingang offener Zahlungen nicht warten können oder möchten. Dafür sind Inkassounternehmen (IKU) da, dort sitzen die Experten, die sich mit den kaufmännischen und juristischen Schachzügen auskennen. Und trotzdem sprechen einige Gründe dafür, das Mahnwesen zunächst nicht aus der Hand zu geben, sondern vorgelagert einen Service zum Forderungsmanagement zu nutzen.

3 Gründe für ein eigenes Mahnwesen

1. Professionelles Auftreten bis zuletzt

Der Service, den Sie anbieten, endet nicht mit der Rechnungsstellung. Zu einem kompetenten und souveränen Auftreten gehört auch die Kompetenz, sich vom Kunden nicht hinhalten zu lassen. Den Mahnprozess nicht auszu- lagern, sondern selbst abgeklärt durchzuziehen, ist ein nicht unerheblicher Baustein Ihrer Wirkung nach außen.

Unser Service lässt sich ohne großen Aufwand und ohne große Mitarbeiter- schulung in jede bestehende Softwarelandschaft integrieren und tritt dabei nicht in Erscheinung. Bilendo erfüllt lückenlos und unauffällig alle Anfor- derungen Ihrer Debitorenbuchhaltung, sodass Sie wichtige Mitarbeiter- ressourcen besser einsetzen können. Im Bedarfsfall ist mit wenigen Klicks der Stand Ihr offenen Posten einsehbar. So geht Ihnen keine offene Rechnung mehr durch die Lappen.

2. Kundenorientierung großgeschrieben

Kundenorientierung steht sicherlich auch in Ihrem Unternehmen im Fokus und sollte nicht bei der Rechnungsstellung enden.

  • Dem Kunden Zeit geben

Nicht alle Kunden, die mit ihren Rechnungen im Verzug sind, kommen vorsätzlich in diese Situation. Es ist wichtig, diesem Kundenkreis die Chance einzuräumen, das Versäumnis nachzuholen und ihm nicht sofort mit einem externen Dienstleister und möglichen juristischen Konsequenzen auf die Pelle zu rücken.

  • Ein Dritter im Bunde

Durch das Einschalten eines IKUs tritt ein Dritter in die Geschäftsbeziehung, die Sie mit Ihrem Kunden unterhalten. Die gute, vielleicht mühsam über Jahre aufgebaute Beziehung könnte empfindlich gestört werden. Bei Neukunden könnten Folgeaufträge ausbleiben. Zur Pflege des Kundenstammes gehört auch, Probleme erst einmal „unter sich“ auszumachen. Hinzu kommt ein möglicher Image-Schaden Ihres Kunden, denn IKUs dürfen Daten weitergeben. Diese Datenweitergabe ist gängige und nützliche Praxis, um Investitionsrisiken zu minimieren. Andererseits bringt sie aber unter Umständen (womöglich ungerechtfertigt) die Kreditwürdigkeit Ihres Kunden in Gefahr.

  • Nachsicht ja, aber mit Strenge

Führen Sie den Mahnprozess selbst durch, hat das nicht zwangsläufig Samthandschuhe zur Folge, die zahlungsunwillige Kunden ausnutzen können. Mit Bilendo lässt sich ein stringentes Mahnwesen als elementarer Bestandteil Ihrer Buchhaltung etablieren, und zwar dem Kundenverhältnis angepasst. Denn die einzelnen Mahnläufe sind – anders als bei einem IKU – ohne Weiteres individualisierbar. Nicht nur die Anrede, auch die Abstände, in denen Sie mahnen, können standardisiert oder einzeln eingerichtet ablaufen. Wichtig ist nur, zeitnah und engmaschig zu mahnen, nicht zuletzt, um zu vermeiden, dass Ihre Forderungen zu lange liegen bleiben. Konsequentes Mahnen erhöht die Wahrscheinlichkeit, eine Forderung schlussendlich (und vielleicht sogar zwangsweise) einzutreiben.

3. Unnötige Kosten vermeiden

Ein IKU arbeitet selbstverständlich nicht ehrenamtlich. Die anfallenden Inkassokosten werden auf den Schuldner umgelegt – ein Punkt mehr, der Ihr Kundenverhältnis belastet und vermeidbar ist. Bilendo können Sie dagegen kostengünstig in einem monatlichen Service-Paket nutzen und so den Großteil der Forderungen ohne Gebühren eines IKUs einholen.

3 Gründe für den Einsatz eines Inkassounternehmens (IKU)

Das Entgegenkommen, das Sie einem säumigen Kunden zeigen, endet nach der dritten Mahnung. Wer bis dahin nicht gezahlt hat, hat auch nicht vor zu zahlen – oder kann es tatsächlich nicht. An diesem Punkt ist die Übergabe an ein IKU angeraten. Die Seriosität eines IKUs ist sicher, wenn es behördlich registriert und Mitglied eines Inkassoverbandes ist, wie beispielsweise des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU).

1. Breiten Erfahrungsschatz nutzen

IKUs sind keine gnadenlosen Geldeintreiber, sondern verstehen sich als ganzheitliche Rechtsdienstleister mit breit gefächerten Erfahrungen in ihrer Branche. Diese Dienstleistung fängt bei der Beratung an, und zwar bei der Beratung beider Seiten: des Gläubigers und des Schuldners. Ein IKU hinzuzuziehen, das dann konkret nach Lösungen für die Probleme mit der überfälligen Zahlung sucht, kann also auch als Dienst an Ihrem Kunden wahrgenommen werden.

2. Forderungen rechtlich absichern

Primär sind IKUs jedoch Ihnen, ihrem Auftraggeber, verpflichtet, ihre Haupt- aufgabe liegt im geschäftsmäßigen Einzug fremder Forderungen. Und selbst wenn das Mahnwesen innerhalb Ihres Unternehmens etabliert ist und kompetent durchgezogen wird, so ist der nächste Schritt, also das Einreichen eines Mahnbescheids, doch eine rechtliche Kategorie größer. IKUs bieten hier das kaufmännische und juristische Know-how. Sie überprüfen die Richtigkeit Ihrer Forderungen und leiten die nötigen Folgeschritte ein. Ein Scheitern vor Gericht wird so unwahrscheinlich.

3. Vollstreckung schließlich einleiten

Wenn jedes Entgegenkommen und alle Lösungsansätze fehlschlagen, veranlasst das IKU gerichtliche Vollstreckungsbescheide und führt im nächsten Schritt die Zwangsvollstreckung mittels Gerichtsvollzieher herbei. Sie als Gläubiger kommen ohne eigenen Mehraufwand an das Ihnen zustehende Geld, auch wenn dies sicherlich das unschönste Ende einer Geschäftsbeziehung ist. Denn dass nach einer Zwangsvollstreckung keiner von Ihnen, weder Sie noch Ihr Kunde, mehr Lust auf eine künftige Zusammen- arbeit hat, ist mehr als naheliegend.

Fazit: Eine effektive Wirkungskette – erst Bilendo und dann IKU

Bilendo leistet einen wertvollen Beitrag im gesamten Prozess Ihrer Rechnungs- forderung. Ihnen als Rechnungssteller wird die lästige Aufgabe des Mahnens abgenommen, ohne dass Sie sich an einen externen Dienstleister wenden müssen. Die bestehende Softwarelandschaft in Ihrem Unternehmen wird nicht auf den Kopf gestellt. Zahlungen gehen schneller ein und Forderungsausfälle werden verhindert, die Liquidität Ihres Unternehmens somit gesichert. Der Offene-Posten-Stand ist jederzeit einsehbar und das zu einem Bruchteil der üblichen Prozesskosten. Ganz nebenbei werden – auf freundliche Art und Weise – Ihre Kunden in ihrer Zahlungsmoral auch ein bisschen erzogen.

Die Fälle unbelehrbarer und erziehungsresistenter Kunden sollten Sie nicht weiter verfolgen, diese sollten auf dem Schreibtisch bzw. im System eines Inkassounternehmens landen. Mit ihrer Expertise stehen IKUs beiden Seiten der offenen Forderung beratend zur Seite und leiten schlussendlich weitere juristische Schritte ein, um Ihnen zu Ihrem Geld zu verhelfen.


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