Was ist eine E-Rechnung? Was müssen Sie beachten?

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Bei der Erstellung einer E-Rechnung gilt es, einige Vorgaben zu beachten. Bei der Erstellung einer E-Rechnung gilt es, einige Vorgaben zu beachten.

Vielleicht geht es Ihnen genauso: Sie erstellen Ihre Rechnungen am PC oder Mac, mit oder ohne Vorlage, mit oder ohne Buchhaltungsprogramm – und versenden sie dann doch in ausgedruckter Form auf dem Postweg. Ihnen selbst ist es auch lieber, Papierrechnungen zu erhalten. Die Rechnung zum Anfassen wirkt realer, irgendwie ernster gemeint und verlässlicher.

Dabei spricht vieles für Versand und Erhalt elektronischer Rechnungen, allein um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Unternehmen die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Transformation voll ausschöpfen.

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Gemäß der EU-Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Was ist keine E-Rechnung?

Keine E-Rechnung (im Sinne der EU-Richtlinie) ist eine:

  • Bilddatei
  • PDF-Datei ohne strukturierte Daten
  • eingescannte Papierrechnung

Gängige E-Rechnungsformate

  • strukturiert: XRechnung, EDI, XML
  • unstrukturiert: Word-, PDF-, E-Mail-Text; im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
  • hybrid: ZUGFeRD, PDF/A

Vorteile von E-Rechnungen:

Das Erstellen, Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen ist in elektronischer Form einfacher, effizienter und kostengünstiger.

  • Alle Prozessschritte bei der Rechnungserstellung und -bearbeitung werden beschleunigt und sind vollkommen transparent.
  • Die Fehlerquote wird gesenkt (keine Medienbrüche Papier/IT-System)
  1. Rechnungsdaten sind einfach in das ERP-System des Empfängers zu übernehmen und mit Bestelldaten zu vergleichen
  2. Rechnungskontrollen sind besser in die Prozesse des Rechnungswesens zu integrieren
  3. automatisierte Prozessabläufe, keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen
  • Rechnungen gehen schneller raus, Zahlungen schneller ein und die Liquidität des Rechnungsstellers erhöht sich.
  • Druck-, Porto- und Archivierungskosten werden eingespart.
  • In der Regel sind abgelegte Rechnungen schneller wieder aufzufinden.
  • Nicht zuletzt verbessert sich die Ökobilanz.

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Der § 14 UStG regelt, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden:

  • E-Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben wie bei einer Rechnung in Papierform enthalten (§ 14 (4) UStG).
  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (§ 14 (1) UStG).
  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein (§ 14 (1) UStG).
  • Empfänger wie Ersteller sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch zu archivieren, Aufbewahrungsdauer beträgt (wie bei der Papierrechnung) 10 Jahre (§ 14b UStG), und zwar ab Ablauf des Geschäftsjahres ihrer Erstellung.

Beachten Sie zudem:

Nicht alle Unternehmen sind für den Empfang und die Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung gerüstet, Sie benötigen:

  • einen elektronischen Rechnungseingang
  • einen digitalen Rechnungsworkflow
  • ein revisionssicheres digitales Archiv

Für den Rechnungseingang gibt es zahlreiche Alternativen, die Sie unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur, der bereits vorhandenen IT-Systeme sowie der Anzahl der eingehenden Rechnungen betrachtet sollten.

Bei der Umstellung von analog auf digital sollten Einkauf, Buchhaltung und IT-Abteilung eng zusammenarbeiten. Durchgängig automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Sie alle Vorteile des E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) ausschöpfen können.

Fazit

Für manche ein unbedingtes Muss

Im öffentlichen Auftragswesen ist die E-Rechnung mit den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 bereits Pflicht, entsprechende Vorschriften des E-Rechnung-Gesetzes treten mit dem 27. November 2018 verbindlich in Kraft. Die XRechnung wird dabei zum Standardformat. Davon betroffen sind alle Bundesbehörden und Lieferanten der öffentlichen Verwaltung.

Für Sie ein unbedingtes Sollte

Die Umstellung auf E-Invoicing ist im Sinne der Zukunftsfähigkeit für alle Unternehmen, also auch für Ihres ratsam, denn dadurch verbessern Sie Ihre Marktchancen und Wettbewerbsfähigkeit, Ihr Firmenimage und Ihre Kundenbindung. Der elektronische Rechnungsaustausch bedeutet eine unmittelbare, medienbruchfreie und reibungslose Rechnungsverarbeitung auf beiden Seiten, einschließlich hoher Einsparpotenziale und verschlankter Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung.


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