Die meisten Rechnungen entstehen am PC oder Mac (mit oder ohne Vorlage, mit oder ohne Buchhaltungsprogramm) – und werden dann doch bevorzugt in ausgedruckter Form auf dem Postweg versendet. Ihnen selbst ist es vermutlich auch lieber, Papierrechnungen zu erhalten. Die Rechnung zum Anfassen wirkt realer, irgendwie ernster gemeint und verlässlicher.

Dabei spricht vieles für Versand und Erhalt elektronischer Rechnungen, allein um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Unternehmen die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Transformation voll ausschöpfen.

 

E-Rechnung Definition

Gemäß der EU-Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

 

Hintergründe elektronischer Rechnungsversand 

Was ist keine E-Rechnung?

Keine E-Rechnung (im Sinne der EU-Richtlinie) ist eine:

  • Bilddatei

  • PDF-Datei ohne strukturierte Daten

  • eingescannte Papierrechnung

 

Gängige E-Rechnungsformate

  • strukturiert: XRechnung, EDI, XML

  • unstrukturiert: Word-, PDF-, E-Mail-Text; im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)

  • hybrid: ZUGFeRD, PDF/A

 

Vorteile

Das Erstellen, Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen ist in elektronischer Form einfacher, effizienter und kostengünstiger.

  • Alle Prozessschritte bei der Rechnungserstellung und -bearbeitung werden beschleunigt und sind vollkommen transparent.

  • Die Fehlerquote wird gesenkt (keine Medienbrüche Papier/IT-System)

    • Rechnungsdaten in das ERP-System des Empfängers einfach zu übernehmen und mit Bestelldaten zu vergleichen

    • Rechnungskontrolle besser in die Prozesse des Rechnungswesens zu integrieren

    • automatisierte Prozessabläufe, keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen

  • Rechnungen gehen schneller raus, Zahlungen schneller ein und die Liquidität des Rechnungsstellers erhöht sich.

  • Druck-, Porto- und Archivierungskosten werden eingespart.

  • In der Regel sind abgelegte Rechnungen schneller wieder aufzufinden.

  • Nicht zuletzt verbessert sich die Ökobilanz.

 

Anforderungen an E-Rechnungen

Der § 14 UStG regelt, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden:

  • E-Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben wie bei einer Rechnung in Papierform enthalten (§ 14 (4) UStG).

  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (§ 14 (1) UStG).

  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein (§ 14 (1) UStG).

  • Empfänger wie Ersteller sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch zu archivieren, Aufbewahrungsdauer beträgt (wie bei der Papierrechnung) 10 Jahre (§ 14b UStG), und zwar ab Ablauf des Geschäftsjahres ihrer Erstellung.

 

Wichtig 

Für den elektronischen Rechnungsversand gilt es, ein paar Punkte zu beachten: Nicht alle Unternehmen sind für den Empfang und die Weiterverarbeitung einer E-Rechnung gerüstet, Sie benötigen:

  • einen elektronischen Rechnungseingang

  • einen digitalen Rechnungsworkflow

  • ein revisionssicheres digitales Archiv

Für den Rechnungseingang gibt es zahlreiche Alternativen, die Sie unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur, der bereits vorhandenen IT-Systeme sowie der Anzahl der eingehenden Rechnungen betrachtet sollten.

Bei der Umstellung von analog auf digital sollten Einkauf, Buchhaltung und IT-Abteilung eng zusammenarbeiten. Durchgängig automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Sie alle Vorteile des E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung bis hin zum elektronischen Rechnungsversand) ausschöpfen können.


Zwischenfazit

Für manche ein unbedingtes Muss

Im öffentlichen Auftragswesen ist die E-Rechnung mit den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 bereits Pflicht, entsprechende Vorschriften des E-Rechnung-Gesetzes traten mit dem 27. November 2018 verbindlich in Kraft. Die E-Rechnung wird dabei zum Standardformat. Davon betroffen sind alle Bundesbehörden und Lieferanten der öffentlichen Verwaltung.

Für Sie ein unbedingtes Sollte

Die Umstellung auf E-Invoicing ist im Sinne der Zukunftsfähigkeit für alle Unternehmen, also auch für Ihres ratsam, denn dadurch verbessern Sie Ihre Marktchancen und Wettbewerbsfähigkeit, Ihr Firmenimage und Ihre Kundenbindung. Der elektronische Rechnungsaustausch bedeutet eine unmittelbare, medienbruchfreie und reibungslose Rechnungsverarbeitung auf beiden Seiten, einschließlich hoher Einsparpotenziale und verschlankter Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung.

 

Thema Vorsteuerabzug 

Um bei der elektronischen Rechnung den Vorsteuerabzug geltend zu machen, ist es nötig, die Echtheit dieser nachweisen zu können. Der Beleg der Echtheit einer E-Rechnung kann nach Art. 233 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSyRL) auf zwei Wegen erfüllt werden:

  • technische Verfahren

  • innerbetriebliche Kontrolle


Technisches Kontrollverfahren

Vor dem Steuervereinfachungsgesetz musste eine qualifizierte elektronische Signatur vorhanden sein, damit die E-Rechnung für den Vorsteuerabzug gültig war. Dies führte dazu, dass besonders für kleine Unternehmen die elektronische Rechnung keine Alternative dargestellt hat. Der Aufwand bei der Erstellung einer digitalen Signatur war höher als der daraus entstehende Nutzen. Durch die Gesetzesänderung wurde die elektronische Signatur hinfällig.

Trotz der Abschaffung der Pflicht zur elektronischen Signatur kann diese weiterhin die Echtheit einer Rechnung belegen und auch dafür verwendet werden. 

EDI

Beim Electronic Data Interchange (EDI) handelt es sich grundsätzlich um ein Datenverarbeitungskonzept, bei dem digitale Dokumente statt physische verwendet werden. Diese standardisierten Daten werden dann zwischen Computern ausgetauscht. Der Vorteil hierbei ist, dass die Wahrscheinlichkeit von Datenfehlern sehr gering ist, beziehungsweise überhaupt nicht vorhanden ist. 


Innerbetriebliche Kontrolle

Deutlich einfacher ist dies auf dem Weg der betriebsinternen Kontrolle zu erledigen. Diese fällt in den Aufgabenbereich des Rechnungsempfängers. Das heißt, dass der Unternehmer kontrolliert, ob die auf der empfangenen Rechnung fakturierten Leistungen mit den erhaltenen identisch ist. 


Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile - sie schützen z. B. vor Steuerkriminalität
Wozu der Medienbruch? Digital bleibt digital

 

Stichwort Steuerkriminalität 

E-Rechnungen helfen gegen den Umsatzsteuerbetrug. Hintergrund ist der Vorsteuerabzug, den viele Unternehmen geltend machen – hierfür ist es notwendig, die Echtheit einer Rechnung nachzuweisen. Genau dies ist mit E-Rechnungen leicht möglich.

Das nachträgliche Verändern von Rechnungen (und damit der Betrug) ist durch den elektronischen Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) deutlich erschwert. Denn beim Electronic Data Interchange werden standardisierte Daten zwischen Computern ausgetauscht mit dem Vorteil, dass die Wahrscheinlichkeit von Datenfehlern praktisch gen Null geht.

Eine elektronische Signatur für E-Rechnungen ist nach der Gleichstellung von schriftlicher und elektronischer Rechnung nicht mehr verpflichtend, kann aber nach wie vor dazu dienen, die Echtheit einer Rechnung zu belegen.

 

Die E-Mail-Mahnung

Nicht nur Rechnungen, auch Mahnungen entstehen üblicherweise digital und werden dann für den Versand ausgedruckt (oft ist dem Versand auch noch ein umständlicher Freigabeprozess vorgelagert). Unternehmen lassen sich dadurch eine einfache Möglichkeit entgehen, für einen schnelleren Zahlungseingang zu sorgen.

Rechtliches: Da es keine gesetzlichen Bestimmungen zur Form der Mahnung gibt, steht es Ihnen frei, ob Sie postalisch oder via E-Mail mahnen.

Effizienz: Wenn Sie auf dem E-Mail-Weg mahnen, erreichen Sie Ihre säumigen Kunden schneller und kostengünstiger. Idealerweise geht dann auch die Zahlung schneller bei Ihnen ein. 

Achtung: Die Beweislast, ob eine Mahnung (und Rechnung) beim Kunden eingegangen ist, liegt bei Ihnen. 

Tipps: Es empfiehlt sich, die letzte Rechnung als Einwurfeinschreiben zu versenden. 

Weitere Informationen und Vor- sowie Nachteile der E-Mail-Mahnung finden Sie in unserem Artikel "Warum Sie unbedingt auf E-Mail-Mahnungen umsteigen sollten".

 

MJML

Viele Unternehmen scheuen aufgrund der technisch nicht ganz einfachen Umsetzung vor E-Mail-Mahnungen zurück. Meist ist hierfür ein erfahrener Programmierer notwendig, wodurch wichtige IT-Ressourcen gebunden werden.

Die Markup Language MJML schafft Abhilfe, denn sie vereinfacht das Umsetzen von responsiven E-Mail-Templates. Um das Corporate Design Ihres Unternehmens in E-Mail-Mahnungen fortzusetzen (also Logos, Formatierungen etc. zu integrieren), konvertiert MJML Ihre fertig gestalteten E-Mail-Vorlagen automatisch in mobiltaugliches HTML.  

Tipps für passende Formulierungen in Ihren Mahnschreiben finden Sie in unserem Artikel "Zahlungserinnerung Vorlage: perfekt für den B2B-Bereich".

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Management Summary

  • E-Rechnungen und E-Mail-Mahnungen sind zeitgemäße Wege, mit Ihren Kunden zu kommunizieren. 

  • Beide Formate eignen sich als Teil der Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie Ihrer Debitorenbuchhaltung. 

  • Dadurch wird es Ihnen möglich, Prozesse bei der Forderungsbearbeitung zu optimieren. 

  • Die damit einhergehende Effizienzsteigerung sorgt für eine kürzere Debitorenlaufzeit, mehr Liquidität, reduzierte Debitorenrisiken und ein stabiles Wachstum. 

  • Der elektronische Rechnungsversand bzw. E-Rechnungen generell stehen dem Vorsteuerabzug nicht entgegen.

  • Zudem helfen E-Rechnungen gegen den Umsatzsteuerbetrug.