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Welche 3 Schritte sind beim Mahnwesen entscheidend?

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Helena Loos am 09.01.2018

Das Mahnwesen wird in Unternehmen je nach Unternehmensphilosophie und Kundenstamm unterschiedlich gehandhabt. Patentrezepte gibt es nicht – Faustregeln allerdings schon. Hier erläutern wir Ihnen die 3 wichtigsten Schritte, die beim Mahnwesen entscheidend sind.

Schritt 1: Fälligkeit überprüfen

Scheuen Sie den Aufwand nicht, Ihre offenen Posten genau im Auge zu behalten. Rechnungen gehen zu unterschiedlichen Zeiten raus und mit ihnen verschiedene Fälligkeiten.

Bevor Sie einen Mahnprozess starten, vergewissern Sie sich, ob die Rechnung

  • tatsächlich rausgegangen ist
  • juristisch prüffähig ist
  • auch wirklich fällig ist

Gerät ein Kunde in Verzug, warten Sie nicht ab im guten Glauben, die Zahlung würde schon noch irgendwann eingehen. Irgendwann ist ein dehnbarer Begriff, manchmal dehnt er sich bis zur drohenden Verjährung einer Rechnung. Auch für Sie gilt: Handeln Sie unverzüglich, also ohne Verzug.

Schritt 2: Mahnprozess starten

Der ideale Mahnverlauf ist gesetzlich nicht geregelt. In der Praxis hat sich das Mahnen in 3 Eskalationsstufen bewährt, Eskalation im Sinne von Zeitabstand und Tonfall.

Stufe 1: Zahlungserinnerung - freundlich und kulant

In einer ersten, freundlich formulierten Zahlungserinnerung machen Sie Ihren Kunden auf sein Versäumnis aufmerksam.

Stufe 2: Mahnung 1 - nachdrücklich und direkt

Hat die Zahlungserinnerung keine Wirkung gezeigt, dürfen Sie beim nächsten Schreiben schon deutlicher werden.

Mahnung 2 = letzte Mahnung - unmissverständlich und scharf

Bleibt auch die erste Mahnung wirkungslos, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde Ihre vorangegangenen Schreiben nicht einfach vergessen hat. Nun müssen Sie klar machen, dass Schluss ist.

Ausführliche Informationen zu den Themen Mahnen und Mahntexte finden Sie in unserem E-Book:

Wie gelingt flexibles Mahnwesen effizient?

Schritt 3: Inkassounternehmen einschalten

Steckt Ihr Kunde in handfesten Zahlungsnöten, hilft kein weiteres Mahnen und erst recht kein weiteres Abwarten. In so einem Fall sind die Profis der Branche gefragt. Ziehen Sie also rechtzeitig ein Inkassounternehmen Ihres Vertrauens hinzu, das sich in Ihrem Namen um den Einzug der Forderung kümmert.

Achten Sie darauf, dass das Inkassounternehmen Ihrer Wahl ein behördlich registriertes Mitglied eines Inkassoverbandes ist, wie beispielsweise des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU). So können Sie sicher sein, dass Ihr Inkassopartner seriös arbeitet und nicht nur Ihre, sondern auch die Interessen Ihrer säumigen Kunden schützt.

Maximale Effizienz durch IT-Unterstützung

Zugegeben, konsequent und gut organisiertes Mahnwesen kostet: Aufwand, Personal, Zeit, Geld und Nerven! Das darf aber kein Grund für einen laxen Umgang damit sein. Wenn Sie sich in Sachen Mahnwesen maximal entlasten wollen, empfiehlt sich die Unterstützung eines guten IT-Dienstleisters, der für Sie all die oben genannten Schritte geht.

Fazit

Durch gut organisiertes Mahnen in den 3 erläuterten Schritten können Sie aktiv Zahlungseingänge beschleunigen und insgesamt in Ihrem Unternehmen Finanzprozesse optimieren. Besonders einfach und effektiv gelingt Ihnen das, indem Sie Ihre Debitorenbuchhaltung automatisieren, und zwar IT-gestützt.

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