Wie der richtige Mahntext Ihre Kundenbeziehung stärken kann

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Das ist ein kluger Schachzug: Mit der richtigen Wortwahl stärken Sie selbst beim Mahnen die Kundenbeziehung Das ist ein kluger Schachzug: Mit der richtigen Wortwahl stärken Sie selbst beim Mahnen die Kundenbeziehung

Ihr Kunde hat die Rechnung nicht fristgemäß beglichen. Die Folge: Sie senden eine Zahlungserinnerung. Die Zahlung bleibt aber weiter aus. Die Folge: Sie senden eine Mahnung - und werden langsam grimmig. Auf der einen Seite wollen Sie möglichst rasch an Ihr Geld kommen (und das ist auch Ihr gutes Recht), auf der anderen Seite sehen Sie die womöglich bisher gute Beziehung zu Ihrem Kunden in Gefahr. Nun ist Sensibilität gefragt.

Das richtige Wort zum richtigen Zeitpunkt

Damit Sie einen Mahnprozess erfolgreich abschließen und dennoch die Kundenbeziehung nicht belasten, müssen Sie - abhängig von Kunde und erbrachter Leistung - individuell vorgehen.

Handelt es sich bei Ihrem Kunden um einen Privat- oder einen Geschäftskunden? Abhängig vom Geschäftsverhältnis empfiehlt sich eine unterschiedliche Vorgehensweise.

  • Privatkunden, mit denen Sie schon eine lange Beziehung verbindet, sollten Sie nicht durch ein harsches Auftreten abschrecken. Kontaktieren Sie Ihren Kunden auch über einen anderen Kanal, beispielsweise telefonisch. Häufig lässt sich in einem persönlichen Gespräch klären, weshalb es zu einem Zahlungsverzug kam.
  • Wenn Sie Ihren Kunden noch nicht lange kennen, sollten Sie zwar nachdrücklich auf das Zahlungsziel hinweisen - aber dennoch Gesprächsbereitschaft signalisieren. So fühlt sich Ihr Kunde betreut und kann Ihnen etwaige Probleme besser erläutern.
  • Beziehungen zu Geschäftskunden dauern in der Regel länger an - bei zufriedenstellender Leistung profitieren hiervon auch beide Geschäftspartner von gegenseitiger Verlässlichkeit und entgegengebrachtem Vertrauen. Sprechen Sie Ihren Kunden darauf an, was der Grund für den Zahlungsverzug ist, ohne dabei forsch zu werden. Gemeinsam können Sie ein neues verbindliches Zahlungsziel festsetzen, schließlich haben Sie auch künftig ein Interesse an einem gewinnbringenden Geschäftsverhältnis.

Dienstleistung oder Sachleistung - zwei Paar Schuhe

Betrachten Sie zudem die Art der erbrachten Leistung:

  • Eine Dienstleistung lässt sich im Nachhinein nicht zurücknehmen, sprechen Sie deshalb mit Ihrem Kunden offen darüber, was der Grund für den Zahlungsverzug ist. War die Dienstleistung genügend oder muss unter Umständen nachgebessert werden?
  • Eine Sachleistung muss gewissen fest definierten Qualitätsansprüchen genügen. Diese sind leichter zu überprüfen, sodass die Leistung ausgebessert werden kann.

Erlassen der Mahngebühren - der positive Zahlungsanreiz

Mahngebühren stellen einen Verzugsschadensersatz dar und können erhoben werden, wenn sich Ihr Kunde im Zahlungsverzug befindet. Sie sind als Ermahnung für den Kunden zu verstehen, den offenen Betrag endlich zu begleichen.

Mahngebühren müssen zwar nicht erhoben werden, dienen aber als effektiver Zahlungsanreiz. So können Sie in einem Schreiben auf die zusätzlichen Gebühren hinweisen, diese aber kulanterweise Ihrem Kunden erlassen - sofern er innerhalb einer gesetzten Frist bezahlt.

Auf diese Weise signalisieren Sie Ihr Entgegenkommen und erhöhen gleichzeitig die Chance auf einen raschen Zahlungseingang.

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Mahntexte richtig schreiben!

Fazit

Oft ist es nicht einfach, die richtigen Worte zu finden. Das trifft zwar auf alle Lebensbereiche zu, für Unternehmer stellen finanzielle Einbußen und damit einhergehende Liquiditätsprobleme aber unter Umständen große Gefahren dar. Deshalb ist ein durchdachter und individuell auf den Kunden abgestimmter Mahnlauf essenziell. Erklären Sie sich zudem stets zu einem persönlichen Gespräch bereit - so gelingt Ihnen eine Kommunikation auf Augenhöhe, durch die Sie mögliche Gründe für einen Zahlungsverzug offen klären können.


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