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Wie läuft ein effektiver Mahnprozess ab?

#Debitoren & Forderungen

Für einen idealen Mahnprozess gibt es keinen verbindlichen Standard. Die einen Unternehmen gehen besser, die anderen etwas weniger gut organisiert an die Sache. Wichtig ist, überhaupt zu mahnen und offene Rechnungen nicht beliebig lange vor sich herzuschieben.

Um Ihren finanziellen Schaden, den offene Posten verursachen können, so gering wie möglich zu halten, gibt es eine Reihe von Faustregeln, wie Sie einen Mahnprozess am besten organisieren sollten.

Wie läuft ein Mahnprozess ab
Beim Mahnprozess einen kühlen Kopf bewahren

Größtmöglicher Erfolg durch gute Organisation

Das Mahnwesen beginnt mit der Überwachung der offenen Posten. Es endet mit der Einsicht, dass ein säumiger Kunde tatsächlich nicht zahlen kann und weiteres Mahnen nichts bringt. 

Folgende Schritte sollten Sie als festen Standard im Rahmen Ihres Forderungsmanagements etablieren:

1. Korrekte Stammdaten der Kunden

Legen Sie von Anfang an großen Wert darauf, alle notwendigen Angaben über Ihre Kunden im System zu haben. Dazu gehören:

  • vollständiger (Firmen-)Name 

  • Anschrift 

  • ggf. Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer

 

2.   Kontrolle der offenen Posten

Kontrollieren Sie offene Posten und die verschiedenen Fälligkeiten konsequent und mahnen Sie im Verzugsfalle unmittelbar an.

3. Rechnung verschickt und prüffähig

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Rechnung auch tatsächlich rausgegangen und juristisch prüffähig ist. 

4. Ausgemachte Zahlungskonditionen 

Durch im Vorfeld vertraglich oder mit der Rechnung festgelegte Zahlungskonditionen können Fristen hinausgeschoben werden, die gesetzliche Verzugsautomatik setzt verspätet ein.

5. Die gestellte Rechnung ist begründet und unstrittig

Sie können davon ausgehen, dass Ihre Kunden Rechnungen nur bezahlen, wenn die Leistung oder das erhaltene Produkt einwandfrei sind. Überprüfen Sie also mögliche Reklamationen oder andere begründete Einwände.

6. Ursprünglicher Vertrag, Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg vorhanden?

So beweisen Sie, dass Sie Ihren Teil der Vereinbarung eingehalten haben, Ihr Kunde dies auch zur Kenntnis genommen bzw. Ihre Leistung auch abgenommen und gegengezeichnet hat.

7.   Dreistufiger Mahnverlauf

Zögern Sie nicht, einen engmaschigen und konsequenten Mahnprozess in Gang zu setzen:

  • erste freundliche Zahlungserinnerung

  • 1. Mahnung 

  • letzte Mahnung 

8. Druck durch Eskalation

Wichtig ist, die Dringlichkeit Ihrer Forderung deutlich zu machen. Sie sollten also im Wortlaut schärfer werden und die Schreiben in immer kürzeren Abständen versenden. Sanften Druck bauen Sie zusätzlich auf, indem Sie Verzugszinsen und Mahngebühren ankündigen, die sich Ihr Kunde spart, wenn er unmittelbar zahlt.

9. Effizienz durch Differenzierung

Kunde ist nicht gleich Kunde, Leistung ist nicht gleich Leistung. Unterscheiden Sie deshalb in Ihren Mahntexten zwischen Dienst- und Warenleistung und wie Sie Ihren Fokus legen: Zahlungseingang oder Kundenzufriedenheit.
 

10.   Ausweg Inkasso

Bei handfesten Zahlungsschwierigkeiten können Sie noch so ideal mahnen. Manchmal hilft nur das Einschalten eines Inkassounternehmens, das sich für Sie um den Forderungseinzug kümmert. Sorgen Sie rechtzeitig dafür - auch Ihren Kunden zuliebe. 

Alles, was Sie über das Forderungsmanagement wissen müssen 

Aufwand wider willen

Machen wir uns nichts vor, ein gut organisierter Mahnprozess fordert Sie, und zwar in mehrfacher Hinsicht durch den immensen Aufwand: zeitlich, personell, finanziell. Nervlich vermutlich auch. Zudem leidet die Geschäftsbeziehung zu Ihrem Kunden.

Nehmen Sie diesen Aufwand aber nicht auf sich, fordern die offenen Rechnungen womöglich die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens, denn sie gefährden Ihre Liquidität und treiben Forderungsrisiken in die Höhe.

So dramatisch das klingt, so realistisch ist der Sachverhalt – so einfach können Sie sich helfen lassen.

 

Entlastung und Effizienz in einem

Eine moderne Credit-Management-Lösung übernimmt für Sie das Mahnwesen, und zwar maximal effizient bei größtmöglicher Entlastung.

Folgende Vorteile laufen inklusive:

  • kaufmännisches Mahnwesen per E-Mail und Post

  • automatischer Mahnversand bei voll erhaltener Kontrolle

  • schnellere Mahnläufe

  • beschleunigte Zahlungseingänge

  • stabilere Liquidität für Ihr Unternehmen

  • minimierte Forderungsrisiken

  • reduzierte Kosten

  • vermiedene Verjährung

  • mehr Zeit fürs Kerngeschäft durch freie Ressourcen

  • keine personelle Abhängigkeit

  • moderne Kommunikation zum Kunden

  • erhaltene Kundenorientierung

  • Skalierbarkeit der Lösung

  • tägliche Offene-Posten-Übersicht

  • Inkasso-Funktion für Forderungen

  • Flexibilität und Unabhängigkeit

Wirklich effektiv tritt so eine Credit-Management-Lösung auf, wenn Sie Ihnen weitere Maßnahmen wie Kreditversicherung und Factoring zur Verfügung stellt, Sie beim Risikomanagement unterstützt und das alles auf Einzelforderungsbasis.

 

Fazit

Ein Mahnprozess funktioniert am besten, wenn er gut organisiert und selbstbewusst durchgezogen wird. Standards im Ablauf helfen, es sollte aber Freiraum für das individuelle Kundenverhältnis bestehen. Faustregeln und kleine Tricks helfen Ihnen zusätzlich dabei, Zahlungseingänge zu beschleunigen und das Risiko auf einen Zahlungsausfall zu minimieren. Idealerweise holen Sie sich ein IT-basiertes Rundum-sorglos-Paket ins Haus, das Sie mit einem umfassenden Service ganzheitlich und effektiv unterstützt.

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