Wie läuft ein Mahnprozess ab?

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Mit Bilendo bewahren Sie während des Mahnprozesses einen kühlen Kopf - ein Kaltgetränk schadet dabei natürlich auch nicht Mit Bilendo bewahren Sie während des Mahnprozesses einen kühlen Kopf - ein Kaltgetränk schadet dabei natürlich auch nicht

Für einen idealen Mahnprozess gibt es keinen verbindlichen Standard. Die einen Unternehmen gehen besser, die anderen etwas weniger gut organisiert an die Sache. Wichtig ist, überhaupt zu mahnen und offene Rechnungen nicht beliebig lange vor sich herzuschieben.

Um Ihren finanziellen Schaden, den offene Posten verursachen können, so gering wie möglich zu halten, gibt es eine Reihe von Faustregeln, wie Sie einen Mahnprozess am besten organisieren sollten.

Größtmöglicher Erfolg durch gute Organisation

Das Mahnwesen beginnt mit der Überwachung der offenen Posten. Es endet mit der Einsicht, dass ein säumiger Kunde tatsächlich nicht zahlen kann (oder will) und weiteres Mahnen nichts bringt. Gutgläubiges Abwarten ist für Sie nur noch geschäftsschädigend. Folgende Schritte sollten Sie als festen Standard Ihres Forderungsmanagements etablieren:

1. Kontrolle der offenen Posten

  • Kontinuierliches Monitoring aller Fälligkeiten
  • Bei Verzug unmittelbarer Start des Mahnprozesses

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Rechnung auch tatsächlich rausgegangen und juristisch prüffähig ist.

2. Dreistufiger Mahnverlauf

  • Versand einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung
  • Zeitnah 1. Mahnung hinterher
  • Bleibt auch diese erfolglos, letzte Mahnung verschicken

Die besondere Wirkung eines Mahnprozesses liegt im Detail:

Druck durch Eskalation

Wichtig ist, die Dringlichkeit Ihrer Forderung deutlich zu machen. Sie sollten also im Wortlaut schärfer werden und die Schreiben in immer kürzeren Abständen versenden.

  • Sanften Druck bauen Sie auf, indem Sie Verzugszinsen und Mahngebühren ankündigen, die sich Ihr Kunde spart, wenn er unmittelbar zahlt.
  • Der Druck wird größer, wenn Sie diese tatsächlich auch erheben. Noch ist der finanzielle Schaden für Ihren Kunden dadurch eher gering. Doch das kann sich im nächsten Schritt ändern.
  • Noch größerer Druck entsteht, wenn Sie ernstere Konsequenzen androhen, wie die Übergabe eines Falls an ein Inkassounternehmen oder an einen Anwalt. Nun kann es richtig teuer werden.

Effizienz durch Differenzierung

Kunde ist nicht gleich Kunde, Leistung ist nicht gleich Leistung. Unterscheiden Sie deshalb in Ihren Mahntexten zwischen Privat- und Geschäftskunden, zwischen Dienst- und Warenleistung. Erfahren Sie mehr zu einem effektiven Mahnverlauf und zum Thema Mahntexte in unserem E-Book:

E-Book Mahnvorlagen

3. Ausweg Inkasso

Indem Sie sich Verstärkung von Branchenprofis holen, machen Sie Ihrem Kunden klar, dass sein offener Posten zunehmend zu einem verlorenen Posten wird. Oft reicht es, diesen Schritt nur anzukündigen und Ihre Kunden zahlen. Inkassounternehmen geben Auskunft – ist man einmal bei einem solchen registriert, führt das möglicherweise zu einem Imageschaden und zu einer herabgestuften Bonität.

Diese Folgen sollte sich Ihr Kunde nun wirklich verkneifen.

Aufwand wider willen

Machen wir uns nichts vor, ein gut organisierter Mahnprozess fordert Sie, und zwar in mehrfacher Hinsicht durch den immensen Aufwand: zeitlich, personell, finanziell. Nervlich vermutlich auch. Zudem leidet die Geschäftsbeziehung zu Ihrem Kunden.

Nehmen Sie diesen Aufwand aber nicht auf sich, fordern die offenen Rechnungen womöglich die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens, denn sie gefährden Ihre Liquidität. So dramatisch das klingt, so realistisch ist der Sachverhalt – so einfach können Sie sich helfen lassen.

Entlastung und Effizienz in einem

Moderne Mahnwesen-Software übernimmt für Sie das Mahnwesen, und zwar maximal effizient bei größtmöglicher Entlastung.

Folgende Vorteile laufen inklusive:

  • Kaufmännisches Mahnwesen per E-Mail und Post
  • Automatischer Mahnversand bei voll erhaltener Kontrolle
  • Schnellere Mahnläufe
  • Stabilere Liquidität für Ihr Unternehmen
  • Kostenreduktion
  • Vermiedene Verjährung
  • Beschleunigte Zahlungseingänge
  • Optimierung des Finanzwesens
  • Mehr Zeit fürs Kerngeschäft durch freie Ressourcen
  • Geringere Fehlerquote
  • Keine personelle Abhängigkeit
  • Moderne Kommunikation zum Kunden
  • Erhaltene Kundenorientierung
  • Verbesserte Zahlungsmoral der Kunden
  • Skalierbarkeit der Lösung
  • Tägliche Offene-Posten-Übersicht
  • Inkasso-Funktion für Forderungen
  • Professionelles und stringentes Auftreten
  • Flexibilität und Unabhängigkeit

Fazit

Ein Mahnprozess funktioniert am besten, wenn er gut organisiert und selbstbewusst durchgezogen wird. Standards im Ablauf helfen, es sollte aber Freiraum für das individuelle Kundenverhältnis bestehen. Faustregeln und kleine Tricks helfen Ihnen zusätzlich dabei, Zahlungseingänge zu beschleunigen und das Risiko auf einen Zahlungsausfall zu minimieren. Idealerweise holen Sie sich ein IT-basiertes Rundum-sorglos-Paket ins Haus, das Sie mit einem umfassenden Service ganzheitlich und effektiv unterstützt.


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