Graph shape

Zurück zum blog

Wieso die hohen Anforderungen an elektronische Rechnungen sinnvoll gegen Steuerkriminalität helfen

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 27.04.2018

Wieso die hohen Anforderungen an elektronischen Rechnungen sinnvoll sind

Auch das Finanzwesen macht sich die großen Vorteile der Digitalisierung zunutze. Elektronische Rechnungen sind Teil dieser nützlichen Entwicklung, nicht zuletzt da sie Steuerkriminalität vorbeugen.

Definition E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist gemäß der EU-Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Keine E-Rechnung (im Sinne der EU-Richtlinie) ist entsprechend eine:

  • Bilddatei
  • PDF-Datei ohne strukturierte Daten
  • eingescannte Papierrechnung

Übliche E-Rechnungsformate sind

  • Strukturiert: XRechnung, EDI, XML
  • Unstrukturiert: Word-, PDF-, E-Mail-Text; im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
  • Hybrid: ZUGFeRD, PDF/A

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Nach § 14 UStG müssen E-Rechnungen eine Reihe von Bedingungen erfüllen:

  • In eine E-Rechnung gehören alle Pflichtangaben (§14 (4) UStG): Adresse des Ausstellers, Adresse des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, -zeitpunkt, Entgelt: Brutto- und Netto-Rechnungssumme plus Umsatzsteuer, Rabatte, Skonti, Boni extra vermerken; Steuerfreiheit, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (§14 (1) UStG).
  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung sind zu gewährleisten (§14 (1) UStG).
  • Rechnungsempfänger wie -ersteller sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch zu archivieren, die Aufbewahrungsdauer beträgt 10 Jahre (§14b UStG), und zwar ab Ablauf des Geschäftsjahres ihrer Erstellung.

In diesen Punkten sind sich die elektronische und die schriftliche Rechnung in ihren Anforderungen ebenbürtig. Die E-Rechnung birgt aber einen entscheidenden Vorteil, der zusätzlich gegen Steuerkriminalität hilft:

Schutz vor Steuerkriminalität durch EDI

E-Rechnungen helfen gegen den Umsatzsteuerbetrug. Hintergrund ist der Vorsteuerabzug, den viele Unternehmen geltend machen – hierfür ist es notwendig, die Echtheit einer Rechnung nachzuweisen. Genau dies ist mit E-Rechnungen leicht möglich.

Das nachträgliche Verändern von Rechnungen (und damit der Betrug) ist durch den elektronischen Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) deutlich erschwert. Denn beim Electronic Data Interchange werden standardisierte Daten zwischen Computern ausgetauscht mit dem Vorteil, dass die Wahrscheinlichkeit von Datenfehlern praktisch gen Null geht.

Eine elektronische Signatur für E-Rechnungen ist nach der Gleichstellung von schriftlicher und elektronischer Rechnung nicht mehr verpflichtend, kann aber nach wie vor dazu dienen, die Echtheit einer Rechnung zu belegen.

Für die E-Rechnung spricht zudem, dass im Vergleich zur Rechnung in Papierform die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung einfacher, effizienter und kostengünstiger gelingen. Weitere Details zu den Vorteilen der E-Rechnung.

Fazit

Hundertprozentigen Schutz vor Steuerbetrug gibt es nicht, mit genug krimineller Energie und dem entsprechenden Know-how lässt sich jede Rechnung fälschen. Die hohen Anforderungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen, senken jedoch deutlich die Wahrscheinlichkeit.

Passende Themen

Finanzplattform

2 Min.

Mahnwesen - (k)ein Prozess der Finanzbuchhaltung?

Florian Kappert
Florian Kappert

03.01.2017

Digitalisierung

2 Min.

Automatisierung des Mahnwesens durch die Digitale Transformation

Julia Urban
Julia Urban

16.10.2017

Beratung anfordern

Wir führen Sie gerne in Rahmen einer kurzen Beratung durch die Software und informieren Sie über unsere Produkte.

Sie wollen Bilendo kostenlos testen?

Nutzen Sie die 14-tägige Testphase bei Bilendo, um sich ein gesamtheitliches Bild zu schaffen.