Ärger im Verzug

Rechnungen im Verzug lassen sich nicht vermeiden, sie sind fast schon eine natürliche Folge der Bezahloption "Kauf auf Rechnung". Was Sie allerdings vermeiden können, ist der unnötige Ärger, den Rechnungen im Verzug verursachen können. Dazu gehört vor allem ein gut organisierter Mahnprozess, an dessen Ende möglicherweise die Übergabe an ein Inkassounternehmen Ihres Vertrauens steht.

 

§ 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen

All das hilft jedoch nichts, wenn Ihre ursprüngliche Rechnung inhaltliche und formale Fehler aufweist. Denn dann können Sie schlussendlich vor Gericht doch noch das Nachsehen haben, ganz egal, wie berechtigt Ihr Anspruch tatsächlich ist. Halten Sie also die Vorschriften des § 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen genauestens ein.

 

Mangelt es an der Prüffähigkeit in der Schlussrechnung kann dies im Härtefall dazu führen, dass Sie - unabhängig davon, wie gerechtfertigt Ihr Anspruch ist - vor Gericht den Kürzeren ziehen. Die Folgen sind klar: Sie bleiben auf den Kosten sitzen. Umso wichtiger ist es, die Rechnung juristisch wasserdicht aufzubauen und allen Kriterien von Beginn an gerecht zu werden.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, haben wir für Sie alle Punkte der prüffähigen Rechnung nachstehend zusammengefasst.

 

Mit einer prüffähigen Rechnung fängt alles an


1. Absender

Der Absender beinhaltet alle handelsrechtlich notwendigen Angaben (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, §80 AktG):

a. Name der Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e.Kfr."

b. Geschäftsführer (einer GmbH)

c. Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)

d. Vollständige Anschrift

e. Registergericht

f. Nummer der Firma im Handelsregister


2. Kundenanschrift

Sind die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig, kann das dazu führen, dass die Rechnung wieder zu Ihnen zurückkommt, ohne dass Ihr Kunde davon Kenntnis nehmen konnte. Das hat zur Folge, dass Sie den Prozess erneut anstoßen, und wichtiger, dass Sie noch länger auf Ihr wohlverdientes Geld warten müssen. Um das zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Kundendaten achten, bevor Sie die Rechnung versenden.

3. Rechnungsdatum

Sie sind dazu verpflichtet, das Rechnungs-, Liefer oder Leistungsdatums auf jeder Rechnung anzugeben. Andernfalls riskieren Sie den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden. Darüber hinaus müssen die Datumsangabe (Formatierung) zulässig und die Rechnungslegung logisch und nachvollziehbar sein.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Angabe der fortlaufenden Rechnungsnummer ermöglicht sowohl Ihrem Kunden als auch Ihnen eine klare Zuordbarkeit. Unser Tipp: Vergeben Sie die Rechnungsnummer nur einmalig, da es sonst zu Problemen in der Zahlungszuweisung oder im Mahnprozess kommen kann.
Zusätzlich sollte man vermeiden, dass sich Rechnungsnummer mit anderen Belegnummern wie der kaufmännischen Gutschrift, Angebots- oder der Kundennummer überschneidet. Setzen Sie beispielsweise eine Kürzel wie RE-252525 vor die Rechnungsnummer oder beginnen Sie die Rechnungsnummer immer mit dem jeweiligen Leistungsjahr wie 2019-252525.

5. Liefer - bzw. Leistungsbeschreibung

Die exakte Menge und Bezeichnung bei Lieferungen oder die Art und der Umfang bei Leistungen sollte in keiner Rechnung fehlen.

6. Leistungsabrechnung

Die Leistungsabrechnung muss detailliert und übersichtlich sein, um deutlich zu machen, was geleistet bzw. geliefert wurde. Achten Sie darauf, dass bereits geleistete Anzahlungen abgerechnet und vermerkt werden müssen.

7. Nettobetrag

Geben Sie immer den Nettobetrag, sprich die Summe ohne der gesetzlichen Mehrwertsteuer, in der Rechnung mit an.

8. Separater Mehrwertsteuerausweis

Prüfen Sie, ob und welchen Mehrwertsteuersatz in Ihrem Fall anzugeben ist.

9. Bruttobetrag

Der tatsächliche Rechnungsbetrag inklusive der entsprechenden Mehrwertsteuer ist als sogenannter Bruttobetrag aufzuführen.

10. Bankverbindung

Damit sich Zahlungen nicht unnötig verzögern, geben Sie Ihre vollständigen Kontodaten mit an.

11. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Der Vollständigkeit halber, darf die Angabe Ihrer Steuer-ID nicht fehlen.

12. Bestellnummer des Kunden

Die Bestell- oder Kundennummer ist eine wichtige Referenz, sowohl für den Kaufprozess als auch für den anschließenden Support.

13. Zahlungskonditionen (optional)

Sind besondere Zahlungskonditionen mit Ihrem Kunden vereinbart worden, sollten Sie diese nochmal in der Rechnung verständlich aufführen.

14. Fristangabe

Geben Sie an, bis wann Sie die Begleichung der Rechnung erwarten. Das gibt sowohl Ihrem Kunden als auch Ihnen einen klaren Rahmen und stellt unmissverständlich dar, ab wann sich Ihr Kunde im Verzug befindet. Arbeiten Sie B2B ohnehin mit der 30-Tage-Frist, kann die Fristangabe auch entfallen. 

15. Rabattvereinbarungen oder Skonto-Zugeständnisse (optional)

Haben Sie eine Rabattvereinbarung mit dem Kunden getroffen, sollten Sie die spezifischen Konditionen in der Rechnung aufführen. Gleiches gilt, wenn Sie Ihren Kunden Skonto gewähren. Geben Sie hierfür die Höhe des Skontoabzuges in Prozent an und den Zeitraum bis wann die Rechnung beglichen sein muss, damit der Skontoabzug gewährt wird.

16. Eigentumsvorbehalt (optional)

Im Warenverkehr ist das Heranziehen des Eigentumsvorbehaltes als Kreditsicherungsmittel durchaus üblich (§449 BGB). Ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, gilt es zu überprüfen.

17. Hinweis auf AGB

Verweisen Sie ebenfalls in Ihrer Rechnung auf Ihre AGB.

 

In unseren Vorlagen finden Sie eine Musterrechnung, die Ihnen veranschaulicht, wie eine prüffähige Rechnung aussehen könnte.


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Offene Rechnungen können – gerade wenn sie überfällig sind – eine Menge Ärger verursachen: Liquiditätsprobleme und enormen Aufwand, explodierende Forderungsrisiken und gehemmtes Wachstum. Durch ein gut organisiertes Forderungsmanagement halten Sie sich vieles davon vom Hals. Manche Probleme fangen aber schon vorher an und zeigen sich am Ende des Inkassoprozesses: Wenn Ihre Rechnungen nicht korrekt erstellt sind. Die oben beschriebenen Punkte helfen Ihnen dabei, genau das zu vermeiden.