Rechnungen und Mahnungen entstehen heutzutage am PC oder Mac, also digital. Der Versand erfolgt dann jedoch meistens in ausgedruckter Form auf dem Postweg statt per E-Mail. Unternehmen lassen sich dadurch eine einfache Möglichkeit entgehen, für einen schnelleren Zahlungseingang zu sorgen.

Informieren Sie sich, welche Vorteile für Sie durch E-Rechnungen und E-Mail-Mahnungen entstehen und wie Ihnen die technische Umsetzung ganz einfach gelingt.

 

Die E-Rechnung - machen Sie es sich leicht

Die Rechtslage: schriftlich vs. elektronisch?

Rechtlich gesehen sind Papierrechnung und elektronische Rechnung gleichgestellt, doch nach wie vor greifen die meisten Unternehmen bevorzugt zu Papier und Kuvert. Man hat etwas Reales in der Hand, und – der entscheidende Punkt – der Rechnungsempfänger auch. 

Dabei bietet die Erstellung, Versendung und Archivierung einer Rechnung als E-Rechnung eine Reihe von signifikanten Vorteilen – und keineswegs größere Risiken als die Papier-Rechnung.

Für beide Rechnungsformen gelten

  • die gleichen steuerlichen Pflichtangaben

  • die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsdauer (10 Jahre, ab Ablauf des Geschäftsjahres ihrer Ausstellung)

  • die gleichen Aufbewahrungsanforderungen:

    • im Originalformat und vor Änderungen sowie vor Verlust geschützt

    • Lesbarkeit sowie maschinelle Auswertbarkeit jederzeit sichergestellt

  • Möglichkeiten des Outsourcings, wobei das auslagernde Unternehmen für die gesetzlichen Anforderungen verantwortlich bleibt

  • auf Empfängerseite die gleichen Verpflichtungen, die Richtigkeit der Angaben zu prüfen

Tipp: Es empfiehlt sich, bei Vertragsabschluss den Versand der Rechnung auf elektronischem Weg festzulegen und eine Zustell-E-Mail-Adresse auszumachen.

 

Die 3 wichtigsten Formen der E-Rechnung im Überblick

  1. Unstrukturierte Daten, z. B. im Word-, PDF-, TIF-JPG-Format oder als E-Mail-Text
  2. Strukturierte Daten, z. B. EDI, XML
  3. Hybride Daten, z. B. ZUGFeRD

Der moderne Standard ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein einheitliches Datenformat für E-Rechnungen, veröffentlicht durch das Forum elektronischer Rechnungen Deutschland (FeRD).

  • ZUGFeRD-Rechnungen gewährleisten den schnellstmöglichen, komfortabelsten und einfachsten Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.

  • Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

  • Das Format entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

Mehr Informationen unter: ferd-net.

 

Die E-Mail-Mahnung - beschleunigen Sie den Zahlungseingang

Hintergründe 

Rechtliches: Da es keine gesetzlichen Bestimmungen zur Form der Mahnung gibt, steht es Ihnen frei, ob Sie postalisch oder via E-Mail mahnen.

Effizienz: Wenn Sie auf dem E-Mail-Weg mahnen, erreichen Sie Ihre säumigen Kunden schneller und kostengünstiger. Idealerweise geht dann auch die Zahlung schneller bei Ihnen ein. 

Achtung: Die Beweislast, ob eine Mahnung (und Rechnung) beim Kunden eingegangen ist, liegt bei Ihnen. 

Tipps: Es empfiehlt sich, die letzte Rechnung als Einwurfeinschreiben zu versenden. 

Weitere Informationen und Vor- sowie Nachteile der E-Mail-Mahnung finden Sie in unserem Artikel "Warum Sie unbedingt auf E-Mail-Mahnungen umsteigen sollten".

 

MJML

Viele Unternehmen scheuen aufgrund der technisch nicht ganz einfachen Umsetzung vor E-Mail-Mahnungen zurück. Meist ist hierfür ein erfahrener Programmierer notwendig, wodurch wichtige IT-Ressourcen gebunden werden.

Die Markup Language MJML schafft Abhilfe, denn sie vereinfacht das Umsetzen von responsiven E-Mail-Templates. Um das Corporate Design Ihres Unternehmens in E-Mail-Mahnungen fortzusetzen (also Logos, Formatierungen etc. zu integrieren), konvertiert MJML Ihre fertig gestalteten E-Mail-Vorlagen automatisch in mobiltaugliches HTML.  

Tipps für passende Formulierungen in Ihren Mahnschreiben finden Sie in unserem Artikel "Kunde oder Zahlung im Fokus? Fertige B2B-Mahntexte perfekt für Ihre Situation".


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E-Rechnungen und E-Mail-Mahnungen sind zeitgemäße Wege, mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Beide Formate eignen sich als Teil der Digitalisierungsstrategie Ihrer Debitorenbuchhaltung. Digitalisierung geht Hand in Hand mit Automatisierung, die es Ihnen ermöglicht, Prozesse bei der Forderungsbearbeitung zu optimieren. 

Die damit einhergehende Effizienzsteigerung sorgt für eine kürzere Debitorenlaufzeit, mehr Liquidität, reduzierte Debitorenrisiken und ein stabiles Wachstum. Die richtige Cloud-Software unterstützt Sie bei diesen Veränderungsprozessen, ohne Mehraufwand und Zusatzkosten zu verursachen.