Als wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung ist die Debitorenbuchhaltung für die Erfassung und Verwaltung aller offenen Posten verantwortlich - hier werden alle Informationen über beglichene und noch offene Forderungen gesammelt und verwaltet.

Die aufwendig zusammengetragenen Informationen sind für die finanziellen und strategischen Entscheidungen im Unternehmen relevant. Wie lassen sich die Prozesse in diesem richtungsweisenden Unternehmensbereich optimieren?

 

Der mühsame Weg von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang

Offene Rechnungen können zu einer großen Belastung für Ihre Unternehmensliquidität werden. Forderungsrisiken steigen ins Unermessliche. Damit es nicht zu finanziellen Engpässen kommt, ist eine gewissenhafte Debitorenbuchhaltung unabdingbar.

Der tägliche Abgleich fälliger Posten mit eingehenden Zahlungen, die Berechnung von Fristen, Mahngebühren, Verzugszinsen oder -pauschalen sowie das Kuvertieren und Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen sind nur einige relevante Schritte, bis eine Forderung schlussendlich beglichen wird.

Ziel Ihrer Debitorenbuchhaltung ist ein möglichst effektives Forderungsmanagement, damit Forderungslaufzeiten kurz gehalten und somit größere finanzielle Nachteile für Ihr Unternehmen verhindert werden.

 

Wie können Sie Prozesse optimieren?

An vielen Stellen in der Debitorenbuchhaltung helfen Optimierungsmaßnahmen, um einen zügigeren Geldeingang zu erreichen und den Arbeitsaufwand gering zu halten.


Automatisierte Rechnungsstellung

Für wiederkehrende Rechnungen hat sich die Erteilung eines SEPA-Mandats bewährt, durch das offene Posten vor Fälligkeit per Bankeinzug beglichen werden. Sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden stellt dies die unkomplizierteste Methode dar, sofern eine ausreichende Kontodeckung gewährleistet ist.

Durch technische Hilfsmittel werden standardisierte Arbeitsschritte automatisiert, sodass sich die Buchhaltungsabteilung auf wichtige Vorgänge konzentrieren kann.

Die meisten Unternehmen greifen zur Rechnungsstellung auf bewährte Softwarelösungen zurück. Doch auch nach der Rechnungsstellung können Sie sich für sämtliche Schritte des Forderungseinzugs durch cloudbasierte Lösungen unterstützen lassen.

Automatisierter Forderungseinzug

Wenn Sie beim Forderungseinzug eine Cloud-Software nutzen, entlasten Sie Ihre Debitorenbuchhaltung von einer ganzen Menge Ballast. Denn:

  • Cloud-Anwendungen sorgen für umfassende Flexibilität und Unabhängigkeit, da die angebotenen Lösungen frei skalierbar sind. Sie sind in der Regel monatlich kündbar, deshalb sind vor Inbetriebnahme keine größeren Investitionen nötig.

  • Moderne Debitorenmanagement-Plattformen arbeiten vollautomatisch und effizient. Per E-Mail erhalten Sie Informationen über alle anstehenden Aktionen, wie beispielsweise dem Versand von Mahnschreiben. Bei Bedarf können geplante Maßnahmen manuell ausgesetzt werden.

  • Die Anbindung geeigneter Inkassounternehmen ermöglicht die unkomplizierte und automatische Übergabe einer unbeglichenen Forderung.


Automatisierte Klärungen

Häufig sind es interne Abstimmungsprobleme (z. B. zwischen Buchhaltung und Vertrieb), die für einen verzögerten Zahlungseingang verantwortlich sind. Klärungsfälle werden nur mit hohem Aufwand, über Abteilungsgrenzen hinweg und mit Medienbrüchen bearbeitet. 

Eine leistungsstarke Cloud-Lösung für die Forderungsbearbeitung, die Sie nach Bedarf konfigurieren können, macht es möglich, Workflow-basiert Klärungen durchzuführen. So gehen Sie sicher, dass Ihre Kunden nicht ungerechtfertigt angemahnt werden, die Fehlerquote gesenkt und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessert wird. 

 

Mithilfe moderner Technologie wird die Effizienz Ihrer unternehmenseigenen Debitorenbuchhaltung nachhaltig gesteigert. Die durch die Prozessoptimierungen frei werdenden Ressourcen können so die Weiterentwicklung der Firma vorantreiben.


***

Ein wirkungsvolles und konstruktives Forderungsmanagement ist ein wichtiger Grundpfeiler eines gesunden Unternehmens. Der Einsatz einer Cloud-Software hilft Ihrer Debitorenbuchhaltung, den Überblick zu behalten und fristgerecht alle nötigen Maßnahmen zu ergreifen. Zahlungsausfälle werden verringert, die Liquidität gesteigert, Forderungsrisiken sinken und das Wachstum stabilisiert.