Die 3 häufigsten Gründe, warum Ihre Kunden in Verzug geraten und wie Sie damit umgehen sollten

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Ja zum Mahnen – vielleicht aber lieber doch nicht?

Aus verschiedenen Gründen führen viele Unternehmen den Mahnprozess inkonsequent durch:

  • Mahnen absorbiert personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen, die Sie anders einsetzen möchten.
  • Die Zufriedenheit Ihrer Kunden steht im Fokus und könnte irritiert werden.
  • Ihnen fehlt das Know-how in Sachen Mahnwesen und für die juristischen Konsequenzen.

Dabei ist es für Ihre finanzielle Sicherheit unerlässlich, auf fällige Zahlungen zu bestehen. Sie müssen Ihre Außenstände irgendwie finanzieren und dafür kommt Ihnen niemand auf, selbst wenn offene Rechnungen irgendwann bezahlt sind. Abgesehen davon ist es schlicht selbstverständlich, für Ihre eigene Leistung eine Gegenleistung zu bekommen. Den Ärger sollten Sie sich wirklich ersparen.

3 Gründe für den Verzug

Mahnen Sie! Und zwar selbstbewusst. Für einen selbstbewussten Mahnprozess hilft es, die Gründe zu verstehen, aus denen ein Kunde in Verzug gerät. 3 große Gruppen an Ursachen lassen sich unterscheiden:

1) Versehen

Erinnern reicht

Dieser Fall ist relativ einfach und auch der häufigste. Die meisten Kunden vergessen in der Hektik des Alltags schlicht, eine Rechnung rechtzeitig zu bezahlen. Hier reicht eine einfache Zahlungserinnerung und die Sache ist vom Tisch. Der Aufwand für Sie hält sich in Grenzen, die Kundenbeziehung wird nicht irritiert und Sie kommen in einem überschaubaren Zeitraum an Ihr Geld.

In Maßen!

Trotzdem empfiehlt es sich, nicht leichtfertig von einem Versehen auszugehen und gutgläubig darauf zu warten, dass fällige Rechnungen irgendwann bezahlt werden. Ihre Kunden gewöhnen sich nämlich daran, dass Sie es nicht eilig haben und aus dem Versehen wird Bequemlichkeit und schließlich Selbstverständlichkeit, die zu einem Problem für Ihre Liquidität werden kann. Außerdem leidet Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie irgendwann doch auf die Zahlung bestehen.

2) Zahlungsunfähigkeit

Eiskalt erwischt

Jeder Unternehmer fürchtet diesen Moment. Egal wie akribisch der Businessplan erstellt und wie gewissenhaft die Finanzen kalkuliert wurden, in die Zahlungsunfähigkeit gerät manch einer schneller, als erwartet:

  • Ein wichtiger Investor springt unerwartet ab.
  • Ein großer Auftrag kommt kurzfristig doch nicht zustande.
  • Angelaufene Rettungsmaßnahmen zur Kostensenkung greifen noch nicht.
  • Etc.

Jetzt muss Ihr Kunde Zeit gewinnen und alle Maßnahmen ergreifen, um Engpässe zu überbrücken. Dazu gehört auch, fällige Zahlungen auf die lange Bank zu schieben und Mahnprozesse stoisch auszuhalten.

Wo im Ranking stehen Sie?

Sie können sicher sein, dass Sie nicht der einzige Gläubiger sind. Die Frage ist nur, wo im Gläubiger-Ranking Sie stehen. So bedauerlich die Situation für Ihren Kunden ist und so viel Verständnis Sie für ihn auch aufbringen können, das fällige Geld steht Ihnen trotzdem zu. Manche Unternehmer geraten fahrlässig in diese Situation, haben sich mit der drohenden Insolvenz schon abgefunden. Ihre Mahnschreiben werden dann hartnäckig ignoriert. Jetzt liegt es an Ihnen, ob Sie zu den Gläubigern gehören, die leer ausgehen oder ihre Forderung doch noch durchsetzen.

Problemlösung finden

Gibt Ihr Kunde Zahlungsprobleme offen zu, empfiehlt es sich gegebenenfalls, in einem Telefonat darüber zu reden und nach einer gemeinsamen Lösung zu suchen. Wichtig ist:

  • Lassen Sie sich nicht einlullen. Viele säumige Kunden werden sehr kreativ in ihren Ausreden, um ihre Zahlungsunfähigkeit zu begründen.
  • Zeigen Sie Verständnis, machen Sie aber auch klar, dass Sie bei allem Entgegenkommen auf die zeitnahe Zahlung bestehen.
  • Ziehen Sie bald ein Inkassounternehmen hinzu. Die kaufmännisch und juristisch versierten Fachleute unterstützen Sie und Ihren säumigen Kunden bei der Problemlösung.

Kulanzspielraum erweitern?

Verbindet Sie mit dem Kunden schon eine längere Geschäftsbeziehung, wird es Ihnen leichter fallen, dessen Situation einzuschätzen. Hat er sich bislang als zuverlässiger und vertrauensvoller Geschäftspartner ausgezeichnet, sind Sie womöglich eher geneigt, etwas mehr Kulanz als üblich an den Tag zu legen. Ist Ihr Kunde eine Privatperson und beispielsweise unerwartet arbeitslos geworden und deswegen zahlungsunfähig, können Sie durch eine Ratenzahlung das Problem lösen. Wichtig ist nur, dass Sie auf schnelle Teilzahlungen bestehen und dran bleiben, um schlussendlich nicht doch zu den Gläubigern zu gehören, die zu großzügig (oder nachlässig) waren und leer ausgehen.

3) Vorsatz

Cash Management

So schwer vorstellbar es für Sie als aufrichtiger und zuverlässiger Unternehmer auch sein mag, so alltäglich ist es leider, dass Schuldner ganz bewusst in den Zahlungsverzug kommen. Dieser ist dann systematischer Bestandteil des Cash Managements für eine zielgerichtete Steuerung der eigenen Liquidität. Wer auf einen langen Mahnprozess spekuliert, spart Zinsen. Ob dahinter Liquiditätsprobleme wie in Fall 2 stecken oder eiskaltes Kalkül, kommt für Sie aufs Gleiche raus. Bloßes Erinnern und viel guter Wille reichen hier nicht.

Kostenloser Kredit

Machen Sie sich klar, dass ein geduldeter Zahlungsverzug aus Ihnen einen unfreiwilligen und kostenlosen Kreditgeber macht. Das Kalkül dahinter ist ganz einfach, denn das Prinzip eines Kredits ist, dass er nicht sofort, sondern erst in Zukunft bezahlt werden muss. Klar, irgendwann muss gezahlt werden und das weiß der Schuldner auch. Aber er spekuliert auf kurzfristige Gewinn-Erzielung und das rentiert sich, wenn alle Gläubiger die Füße stillhalten oder zu inkonsequent mahnen.

Dreistigkeit gewinnt

Auch in diesem Fall ist davon auszugehen, dass Sie nicht der einzige Gläubiger sind. Die Frage ist, ob Sie sich wie die anderen an der Nase herumführen lassen. Vermutlich ist Ihr Kunde um Ausreden nicht verlegen, warum er nicht zahlt, drückt eventuell auf die Tränendrüse. Beim systematischen Zahlungsverzug ist Ihr Kunde mit Sicherheit Profi, raffiniert und dreist. Wer so vorgeht, hat einen Riecher dafür, mit welchem Gläubiger er wie umspringen kann. Aber da haben Sie ja zum Glück ein Wörtchen mitzureden.

Organisieren Sie Ihren Mahnprozess

Sie müssen ja nicht zu „Mr und Mrs Gnadenlos“ werden, um säumigen Kunden eine Lektion in Sachen Zahlungsmoral zu erteilen. Aber egal, aus welchen Gründen Ihre Kunden in Verzug geraten, beachten Sie ein paar grundsätzliche Faustregeln, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie an Ihr Geld kommen.

10 Checkpunkte für einen konsequenten Mahnprozess:

1) Vollständige Stammdaten:

Achten Sie immer darauf, dass die Stammdaten Ihrer Kunden komplett und aktuell sind. Rechnungen und Mahnschreiben gehen seltener Irrwege, wenn Sie einen konkreten Ansprechpartner haben, den Sie auf mehreren Kanälen erreichen können.

2) Festgelegte Zahlungskonditionen:

Legen Sie schon bei Vertragsabschluss die Zahlungskonditionen fest. Ihre spätere Rechnung spiegelt diese Vereinbarung und dient Ihnen als Leistungsnachweis, auf den Sie sich im Fall der Fälle berufen können.

3) Versendete Rechnung:

Klären Sie intern ab, ob die (prüffähige!) Rechnung tatsächlich verschickt wurde, wirklich offen und fällig ist. Wenn ja, bieten Sie bei Problemen ein erneutes Zuschicken der Rechnung an, dann aber verbunden mit einer Aufforderung zur unmittelbaren Zahlung.

4) Begründete Rechnung:

Ein häufiger Grund für Zahlungsverzögerungen sind Reklamationen. Prüfen Sie also, ob Ihr Kunde bereits etwas beanstandet hat, bevor Sie Mahnschreiben rausschicken. Grundsätzlich ändern Reklamationen aber nichts an der Fälligkeit Ihrer Rechnung.

5) Zügiges Vorgehen:

Versenden Sie Rechnungen unmittelbar nach Leistung bzw. Lieferung. Genauso zügig und dann engmaschig muss der Mahnprozess anlaufen. Wenn Sie damit schon trödeln, können Sie Ihren Kunden das Trödeln schlecht vorwerfen.

6) Gegengezeichnetes Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg:

Damit beweisen Sie, dass Sie vereinbarungsgemäß geliefert bzw. Ihre Leistung erbracht haben. Ihr Kunde hat dies auch zur Kenntnis genommen und abgesegnet und kann sich nicht mehr rausreden.

7) Berechtigter Schadenersatz:

Wer im Verzug ist, ist schadenersatzpflichtig. Es steht Ihnen also zu, Verzugszinsen und Mahngebühren zu erheben. Zahlt Ihr Kunde vorsätzlich nicht (Fall 3), können Sie ihm mit hohen Verzugszinsen die Lust nehmen, Sie als Kreditgeber zu benutzen.

8) Geklärte Bonität:

Gerade bei Neukunden empfiehlt es sich, Bonitätsprüfungen durchzuführen bzw. durchführen zu lassen. Alle Risiken lassen sich damit nicht ausschließen, aber doch deutlich minimieren. Kostet zwar, lohnt sich aber.

9) Selbstbewusstes Auftreten:

Zeigen Sie sich kundenorientiert und gesprächsbereit, zeigen Sie aber auch Ihre Grenzen. Sich als Geschäftsfrau bzw. -mann zu behaupten bedeutet auch, selbstbewusst auf zustehendes Geld zu bestehen. Und im Bedarfsfall Samthandschuhe abzulegen.

10) Eingeschalteter Inkassopartner:

Arbeiten Sie mit einem Inkassounternehmen zusammen, an das Sie Härtefälle nach einem erfolglosen Mahnprozess ohne weitere Umschweife abgeben. Sie haben getan, was Sie tun können und nun sind die Profis dran.

Lösungen, die helfen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich die Debitorenbuchhaltung vom Hals zu halten. Outsourcing birgt Vorteile, aber auch Nachteile. Viele Unternehmer behalten aus nachvollziehbaren Gründen alle Bereiche der Buchhaltung gerne in eigener Hand, auch das Forderungsmanagement. Moderne Software-lösungen helfen Ihnen, das Mahnwesen zu einem straff organisierten Bestandteil Ihrer Buchhaltung zu machen, anwenderfreundlich, kostengünstig und effektiv.

Fazit

Die bunte Mischung Ihrer Kundschaft bringt auch eine bunte Mischung an Gründen mit sich, warum ein Kunde nicht rechtzeitig zahlt. 3 große Gruppen lassen sich dabei unterteilen. Wie sehr Sie auf jeden Kunden einzeln eingehen, ist Ihre Sache. Machen Sie sich aber bewusst, dass nicht alle Rechnungen im Verzug auf einem Versehen beruhen, das sich leicht klären lässt. Egal ob diese anderen Kunden aus Kalkül oder auch echter Not heraus bummeln, treten Sie freundlich, aber bestimmt bei der Zahlungsforderung auf. Gutmütigkeit wird leider allzu oft ausgenutzt. Sie sind Unternehmer und kein Kreditgeber – und zu verschenken haben Sie Ihre Leistung ja auch nicht.

Für weitere Informationen

Rechnungen, Fristen, Mahnungen - Alles zum Thema


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