Wann darf ich mahnen? Wann darf ich ein Inkassoinstitut beauftragen?

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Medium wann darf man inkasso machen

Der Laden läuft? Gut. Das Mahnwesen auch?

Viele, gerade junge Unternehmen tun sich schwer mit dem Forderungsmanagement. Der Hauptgrund liegt in der mangelnden Erfahrung, angefangen bei der Frage, ab wann ein Mahnschreiben berechtigt ist. Außerdem gibt es ja Inkassounternehmen, häufig ist es unklar, ob und wann man sich an ein solches wendet.

Ab wann darf ich mahnen?

Ab Verzug: Rechnungen gehen mit einer bestimmten Frist raus, und wenn die abgelaufen ist, ist der Rechnungsempfänger im Verzug.

Ein paar Punkte gibt es zu beachten:

30-Tage-Regelung

Grundsätzlich gilt die 30-Tage-Regelung, offene Rechnungen müssen also innerhalb dieses Zeitraums beglichen werden. Im B2B-Bereich muss man nicht explizit darauf hinweisen, ist der Rechnungsempfänger aber ein Privatmann (B2C), muss in der Rechnung diese Frist angegeben werden.

Mahnungen eskalieren

Angefangen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, sollten die folgenden Mahnschreiben zunehmend schärfer formuliert werden. Eigentlich reicht eine Mahnung, üblich sind aber drei. Mehr als drei Mahnschreiben sind nicht zu empfehlen, da sie die Dringlichkeit unglaubwürdig machen.

Tipps:

  • Rechnungen zügig versenden
  • die erste Mahnungen umgehend nach Fälligkeit versenden
  • weitere Mahnungen in immer kürzeren Abständen folgen lassen
  • Mahnungen im Betreff nicht durchnummerieren (zahlungsunwillige Kunden könnten sonst auf die Idee kommen, Mahnung 2 und 3 abzuwarten)
  • Verzugszinsen und Mahngebühren bauen zusätzlichen Druck auf
  • Konsequenzen frühzeitig ankündigen, Anreiz zur Zahlung schaffen

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Wann darf ich ein Inkassoinstitut (IKU) beauftragen?

Immer: Auf Wunsch übernimmt ein Inkassoinstitut das gesamte Forderungsmanagement. Die Kosten für den Mahnprozess gehen zulasten des Schuldners. Aber auch hier gibt es paar Punkte zu beachten:

Fremde Hände

Wird die gesamte Debitorenbuchhaltung ausgelagert, gibt man einen wichtigen Teil des täglichen Buchungsgeschäftes aus der Hand. Überzeugender und umfassend kompetent tritt auf, wer sich selbst säumige Kunden vorknöpft.

Ein Dritter im Bunde

Ein Dritter tritt ins Geschäftsverhältnis und stört dieses unter Umständen empfindlich. Teil einer guten Kundenkommunikation ist auch, sich mit diesem direkt in Verbindung zu setzen, wenn es Probleme gibt.

Gründe für Nicht-Zahlung

Kunden haben oft berechtigte Gründe, eine Rechnung nicht gemäß der Frist zu zahlen. Egal ob mangelhafte Leistung, fehlerhafte Lieferung oder jede sonstige Beanstandung - mit einem eingeschalteten IKU wird der Prozess kompliziert und oft kundenunfreundlich.

Kulanz zeigen

Die meisten Kunden kommen ohne böse Absicht in Verzug und zahlen nach einer freundlichen Erinnerung sofort. Der Umweg über einen fremden Dienstleister ist meistens unnötig und deshalb umsonst teuer.

Kulanz begrenzen: IKU

Ignoriert ein Kunde hartnäckig alle Zahlungsaufforderungen, hat er auch nicht vor zu zahlen. An diesem Punkt sollte der Vorgang ohne weiteren Zeitverlust an ein IKU übergeben werden, um zusätzlichen Schaden abzuwenden. Je früher die fällige Rechnung beim IKU eintrifft, desto schneller ist mit dem Zahlungseingang zu rechnen - zwar auf Kosten des guten Kundenverhältnisses, das an diesem Punkt aber eh infrage steht. Die kaufmännisch und juristisch versierten Fachleute wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Fazit

Konsequentes Forderungsmanagement sichert den Eingang ausstehender Zahlungen und somit die Liquidität eines Unternehmens. Sobald die Fälligkeit einer Rechnung abgelaufen ist, ist der Rechnungsempfänger im Verzug und der Mahnprozess läuft an. Es empfiehlt sich, diesen selbst und vor allem selbstbewusst durchzuführen, gerade in Hinblick auf das gute Kundenverhältnis. Aber auch hier gibt es ein Limit. Manche Kunden strapazieren das gute Verhältnis oder nutzen es sogar aus. Mit der Übergabe an ein Inkassounternehmen ist der Rechnungssteller auf der sicheren Seite und kann davon ausgehen, dass er an das fällige Geld schlussendlich auch kommt.


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