Wie beschleunigt man die Zahlungseingänge?

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Eine schöne Aussicht ist das! Die Aussicht wird sogar noch besser, wenn die Zahlungseingänge beschleunigt werden. Eine schöne Aussicht ist das! Die Aussicht wird sogar noch besser, wenn die Zahlungseingänge beschleunigt werden.

Für Unternehmer ist es der Traum schlechthin: Eine Leistung wird erbracht und unmittelbar darauf geht auch schon die Zahlung auf dem Geschäftskonto ein. Leider klingt dieses Szenario zu schön, um wahr zu sein - die Realität sieht indes weniger rosig aus. Eine lange Debitorenlaufzeit sorgt nicht nur für organisatorischen Mehraufwand, wenn die Kunden nicht fristgerecht bezahlen, sondern belastet mitunter die Unternehmensliquidität so stark, dass nötige Investitionen aufgeschoben werden müssen oder gar die eigene Insolvenz droht.

Der Mühlstein am Halse des Unternehmers

Jeder Rechnungskauf kann als Kredit mit kurzer Laufzeit verstanden werden, schließlich wird die offene Forderung erst nach Leistungserbringung beglichen. Bei einem Zahlungsziel von einigen Wochen ist dieser “Kredit” für die meisten Unternehmer sicherlich vertretbar und als feste Größe in der Finanzplanung gesetzt.

Problematisch wird es, sobald festgelegte Zahlungsziele nicht eingehalten werden: Nun müssen neue Aufträge warten, um den säumigen Kunden zur Zahlung zu ermahnen. Bei dieser unliebsamen Aufgabe handelt es sich um eine Gratwanderung, denn die richtigen Worte zu finden, die sowohl zu einem raschen Zahlungseingang führen als auch die Kundenbeziehung nicht belasten, ist gar nicht so einfach.

Je größer die Anzahl und das Volumen der offenen Forderungen wird, desto schwerer wird im übertragenen Sinne auch der Mühlstein, der auf Dauer zum Untergang des Unternehmens führen kann.

Felsenfestes Mahnwesen

Wer ein Unternehmen erfolgreich führen möchte, darf deshalb das Forderungsmanagement nicht auf Sand bauen. Welche Maßnahmen führen wirklich zu einem soldien Mahnwesen mit beschleunigten Zahlungseingängen?

1. Ziel der Mahnung

Vor dem Verfassen einer Mahnung sollten Sie sich klar machen, ob der Fokus auf einem zügigen Zahlungseingang oder dem Erhalt der Kundenbeziehung liegen soll.

  • Wenn Ihr Kunde eine Leistung nur einmalig in Anspruch genommen hat und Sie auch nicht von einer weiteren Zusammenarbeit ausgehen, steht der Zahlungseingang im Vordergrund. Bauen Sie deshalb schon von Beginn an in den einzelnen Mahnstufen den notwendigen Druck auf.
  • Wenn es sich um einen Kunden handelt, der für gewöhnlich fristgerecht zahlt und Sie davon ausgehen, dass Sie auch nach Abschluss des Mahnverfahrens zusammenarbeiten werden, sollte der Erhalt der Kundenbeziehung vordergründig sein. Signalisieren Sie Entgegenkommen und bieten Sie ein persönliches Gespräch an - so können Sie individuelle Zahlungsmodalitäten ausmachen und auch in Zukunft gute Geschäfte führen.

2. Form der Leistung

Auch die Form der erbrachten Leistung ist für einen wirksamen Mahnlauf relevant, denn mit einem spezifischen Mahnlauf lassen sich zielgerichtete Mahnschreiben verfassen.

  • Halten Sie bei einer Dienstleistung den genauen Leistungsumfang schriftlich fest, sodass Sie im Mahnprozess die ordnungsgemäße und vollständige Durchführung belegen können.
  • Fragen Sie bei einer Warenleistung im Rahmen einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung nach, ob Ihr Kunde mit dem Artikel zufrieden ist oder es noch einen Mangel gibt, weshalb die Zahlung ausbleibt. So zeigen Sie sich serviceorientiert - meist führt schon ein höfliches Nachfragen zur raschen Bezahlung.

3. Geschäftsverhältnis

Andere Geschäftsverhältnisse, andere Sitten: Für einen zügigen Zahlungseingang sollte mit einem Privatkunden im Mahnprozess anders umgegangen werden als mit einem Geschäftskunden.

  • Weisen Sie bei B2C-Geschäften auf die Konsequenzen einer ausbleibenden Zahlung hin: Mahngebühren und Verzugszinsen können angekündigt, bei umgehender Zahlung aber erlassen werden.
  • Zusätzlich zu Mahngebühren und Verzugszinsen darf bei B2B-Geschäften eine Verzugspauschale erhoben werden. Auch hier kann die bloße Ankündigung der zusätzlichen Kosten als positiver Zahlungsanreiz dienen.

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4. Automatisierung des Mahnwesens

Ein konsequentes und professionelles Forderungsmanagement zu betreiben ist eine aufwendige Herausforderung, die viele Ressourcen im Unternehmen in Anspruch nimmt - die dann an anderer Stelle fehlen.

Hier schafft die Verwendung einer Debitorenmanagement-Software Abhilfe: Die Cloud-Software setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an und importiert komfortabel sämtliche relevante Daten wie Rechnungsempfänger, -nummer, -adresse und -betrag und Zahlungsziel etc. in das Programm; selbst eine Anbindung an die genutzte Rechnungssoftware ist problemlos möglich.

Nach der Anbindung des Geschäftskontos erkennt die Software, wann eine zu einer Rechnung passende Zahlung eingeht. Bleibt auch nach Verstreichen der gesetzten Frist eine Forderung unbeglichen, wird der automatische Mahnlauf eingeleitet: Auf der von Ihnen gewünschten Versandart (postalisch, via E-Mail oder beide) wird der säumige Kunde fristgerecht und stringent gemahnt.

In der einfach über das Browserfenster zu bedienenden Benutzeroberfläche wird eine Vielzahl an Individualisierungsmöglichkeiten angeboten, etwa geeignete Mahntexte für verschiedene Kundengruppen, frei wählbare Fristen oder unterschiedliche Mahnläufe. In wöchentlichen E-Mail-Reportings erhalten Sie einen tagesaktuellen Überblick über alle Posten, zudem werden Sie vor dem automatischen Versand eines Dokuments informiert und können jede anstehende Aktion aussetzen - etwa wenn Sie mit einem Kunden persönlich ein neues Zahlungsziel ausgemacht haben.

Für den Fall, dass alle Maßnahmen fruchtlos verstreichen, kann die automatische Übergabe der offenen Forderung an ein geeignetes Inkasso-Unternehmen Ihrer Wahl erfolgen, Sie müssen sich hierbei um nichts kümmern.

Mithilfe einer Debitorenmanagement-Software sparen Sie sich viel Zeit und schonen Ihre Nerven - so können Sie sich wieder voll auf Ihre eigentliche Kerntätigkeit konzentrieren.

Fazit

Mahnungen zu versenden ist wohl bei weitem der lästigste Teil des unternehmerischen Daseins, schließlich handelt es sich hierbei um unbezahlte Mehrarbeit, die von neuen Aufträgen abhält. Dabei ist ein ausgereiftes Mahnwesen die Basis jedes soliden Unternehmens: Nur wenn Rechnungen fristgerecht bezahlt werden, können nötige Investitionen getätigt und der langfristige Erfolg gesichert werden.


Thema: . Tags: Mahnwesen, Forderungsmanagement, Zahlungsmoral, Buchhaltung, Debitorenmanagement, Automatisierung, Finanzbuchhaltung

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