Viele Unternehmen unterschätzen noch heute die bedeutende Rolle, die ein ordentlicher Mahnprozess zur Erhaltung der eigenen Liquidität spielen kann. Insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten darf man nicht davor zurückschrecken, säumige Kunden zunächst an die offene Rechnung zu erinnern und später auch fordernder zu mahnen. Das schafft von Anfang an klare Verhältnisse und reduziert weiteren Verzug oder spätere Zahlungsausfälle.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel alle Grundlagen zu diesem wichtigen Thema und demonstrieren, wie ein optimaler Ablauf aussehen kann. Am Ende geben wir Ihnen eine Reihe praktischer Tipps zum zur Optimierung Ihres Mahnwesens.

 

Die Grundlagen des Mahnprozesses

Einige Unklarheiten ergeben sich bereits aus dem Verständnis, ob ein Mahnprozess eigentlich Pflicht ist oder nicht. Das deutsche Gesetz macht dazu nämlich keine Vorgaben. Das bedeutet, es steht jedem Unternehmen frei, säumige Kunden zunächst selbst anzumahnen. Für gewöhnlich ist das der erste Schritt, um einen Kunden, der sich im Zahlungsverzug befindet, doch noch zur Begleichung der offenen Forderung zu bewegen.

Oft wird angenommen, dass man mindestens eine Mahnung schreiben muss, ehe weitere gerichtliche Schritte möglich sind. Doch das ist nicht immer der Fall: ist auf der Rechnung eine datierte Zahlungsfrist angegeben, dann gerät der Kunde sogar ohne eine einzige Mahnung in Verzug. Prinzipiell ist es dennoch empfehlenswert, zumindest einmal zu mahnen, auch wenn der Kunde bereits im Zahlungsverzug sein sollte.

 

Der Ablauf im Mahnwesen

Da es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, kann der Mahnprozess je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen. In der Regel gibt es dedizierte Mitarbeiter oder sogar eine ganze Abteilung mit Zuständigkeit für Mahnungen. Denn die Sachverhalte können insbesondere bei Geschäftsbeziehungen durchaus komplex sein und einiges an Fingerspitzengefühl erfordern.

In großen Unternehmen mit vielen Endverbrauchern kommt oft ein komplett automatisiertes System zum Einsatz, das offene Rechnung und deren Bezahlung permanent nachverfolgt. Sollte zur angegebenen Frist kein Zahlungseingang erfolgen, erstellt und verschickt das System automatisch Mahnungen gemäß dem von der Firma definierten Mahnprozess. Ein menschliches Eingreifen erfolgt nur in Ausnahmefällen.

Bei Unternehmenskunden kann die Situation wiederum anders aussehen, schließlich darf die Geschäftsbeziehung nicht unnötig leiden. Zwar gibt es ebenfalls automatisierte Systeme, doch diese leisten häufig nur die Vorarbeit. Ein Mitarbeiter im Mahnwesen prüft daraufhin die Korrektheit und klärt gegebenenfalls mit anderen Abteilungen und dem höheren Management, ob eine Mahnung tatsächlich erfolgen soll.

 

Überblick zu sinnvollen Mahnstufen

Im Geschäftsalltag hat sich schon seit Langem ein mehrstufiger Mahnprozess bewährt, der sowohl Unternehmen als auch säumigen Kunden Vorteile bieten kann. Als Gläubiger sparen Sie sich dadurch nämlich sonst hohe Aufwände für gerichtliche Verfahren, säumige Kunden erhalten hingegen genug Gelegenheiten, die Rechnung ohne weitere Folgen zu begleichen.

Die meisten Unternehmen setzen dabei auf drei Mahnstufen, die mit zunehmendem Verlauf fordernder werden. Wie bereits erwähnt, gibt es hierzu jedoch keine gesetzliche Vorgabe. Sie können einmal, zweimal oder fünfmal mahnen – gerichtliche Auswirkungen hat das nicht.

1. Mahnung

Am besten ist es, den Mahnprozess mit einer höflichen Zahlungserinnerung zu beginnen, die in manchen Unternehmen als Mahnstufe 1 angesehen wird. In der Regel erfolgt diese erste Mahnung ein bis zwei Wochen nach Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist. Das Ziel ist es, den Kunden an die offene Forderung zu erinnern, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden.

Noch wichtiger ist dieser Ansatz bei Geschäftskunden, die manchmal sogar zuvor telefonisch oder durch einen Key Account Manager höflich informiert werden. Wichtig ist es jedoch, den säumigen Kunden auf eine erneute Frist von eins bis zwei Wochen hinzuweisen, egal ob schriftlich oder mündlich. Mahngebühren oder rechtliche Konsequenzen gehören hingegen nicht zur ersten Mahnung.

2. Mahnung

Sollte der Kunde die zweite Zahlungsfrist ebenfalls verstreichen lassen, ist bei der zweiten Mahnstufe eine klare Forderung nicht unüblich. Eine erneute Erinnerung mit einem klaren Zahlungsziel bildet hierfür die Grundlage, je nach Sachverhalt kann ein Hinweis auf zusätzliche Verzugszinsen und Mahngebühren erfolgen. Diese setzen den säumigen Endkunden zusätzlich unter Druck.

Bei Unternehmenskunden ist es hingegen wiederum zuvor abzuschätzen, wie sinnvoll eine solche Drohung überhaupt ist. Die Androhung von Zinsen und Gebühren kann schnell zu einem angespannten Verhältnis führen, zudem sind etwaige Mahngebühren im Hinblick auf die Gesamtkosten schlichtweg vernachlässigbar. Der Ton soll dennoch klar fordernder werden, selbst einem Geschäftspartner gegenüber.

3. Mahnung

Die dritte Mahnung ist eine direkte Zahlungsaufforderung unter Androhung von (rechtlichen) Konsequenzen. Waren die ersten beiden Mahnungen bereits in schriftlicher Form und blieben unbeantwortet, bleibt eigentlich nur noch dieser radikale Schritt als letzter Ausweg. Wer zuvor über Verzugszinsen und Mahngebühren informiert hat, kann diese als zusätzliche Kostenposition aufführen.

Zudem sollte der Kunde darauf hingewiesen werden, dass bei Nichtzahlung weitere Schritte eingeleitet werden, die zu weiteren Kosten führen. Für welche Option Sie sich als Unternehmen letztlich entscheiden, müssen Sie nicht offenlegen. Wenn der gerichtliche Weg bereits klar ist, kann das Teil der Mahnung sein. Sonst kann ein seriöses Inkasso-Unternehmen eine gute Alternative sein.

 

In welcher Form sollten die Mahnungen erfolgen?

Ein ordentlicher Mahnprozess erfordert keine bestimmte Form und kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Wie zuvor angesprochen, können Unternehmenskunden bei der ersten Mahnung vorerst telefonisch informiert werden. Endkunden erhalten hingegen oft nur automatisierte schriftliche Mahnungen, um hohe Aufwände durch Telefonate zu vermeiden.

Zwar wird der Versand von E-Mails immer beliebter, aber die Zustellung kann nicht immer garantiert werden. Deswegen sind Mahnungen, die mit zusätzlichen Kosten drohen und speziell eine finale Mahnung am besten als Einschreiben zu verschicken. Das stellt sicher, dass es zu keiner unerwarteten Überraschung kommt, wenn Inkasso oder Gericht sich melden.

 

Was passiert nach der 3. Mahnung?

Bleibt die finale Mahnung ebenfalls ohne Erfolg, können Unternehmen mithilfe weiterer Schritte trotzdem eine Forderung geltend machen. So kann ein gerichtliches Mahnverfahren eine vergleichsweise günstige Möglichkeit sein, den Kunden zur Zahlung zu bewegen. Aber der Prozess erfordert dennoch viel Zeit und Mühe, ehe es zu einer Entscheidung kommt. Alternativ ist eine Forderungsabtretung an einen Inkasso-Dienstleister möglich, der im Anschluss selbst die Eintreibung übernimmt.

 

So optimieren Sie den Ablauf Ihres Mahnwesens

Mit einigen einfachen Maßnahmen können Sie den Mahnprozess in Ihrem Unternehmen schnell und einfach optimieren. Halten Sie sich an die folgenden Tipps, um Aufwände niedrig zu halten und Erfolge zu steigern.

1. Definieren Sie einen klaren Mahnprozess

Der Prozess beginnt oft schon mit dem Erstellen einer Rechnung. Alle Daten müssen richtig sein und eine klare Zahlungsfrist räumt Missverständnisse aus. Sollte es dann zum Verzug kommen, beginnt ein vorab definierter Mahnprozess mit sinnvollen Mahnstufen, um am Ende die offene Forderung geltend zu machen.

2. Prüfen Sie bei wichtigen Kunden jede Mahnung

Mahnungen sind ein wichtiges Instrument, aber sie können schnell die Kundenbeziehung gefährden. Klären Sie im Zweifelsfall mit Key Account Managern oder Vertriebsmitarbeitern die Notwendigkeit ab. Und verzichten Sie darauf, zu erwähnen, ob es eine erste, zweite oder dritte Mahnung gibt.

3. Stellen Sie weitere Lieferungen zunächst ein

Bei laufenden Geschäftsbeziehungen kann ein Lieferstopp oft wahre Wunder bewirken. Sollten Rechnung unbezahlt bleiben, aber weiterhin Waren und Dienstleistungen notwendig sein, kann das ein effizienter Schritt zur schnellen Begleichung aller offenen Posten sein. Prüfen Sie aber zuvor bestehende Verträge.

4. Bleiben Sie stets höflich und professionell

Ein Mahnprozess kann die eigenen Mitarbeiter und Kunden emotional herausfordern. Das gilt insbesondere dann, wenn der Zahlungsverzug auf eine schlechte Finanzlage hindeutet. Emotionale Debatten helfen jedoch nicht weiter – bleiben Sie deswegen bei Forderungen stets höflich und professionell.

5. Nutzen Sie moderne Systeme zur Automatisierung

Prozesse im Mahnwesen können sehr arbeitsintensiv sein, speziell bei der Nachverfolgung unklarer Sachverhalte. Ein automatisiertes Forderungsmanagement hilft Ihrem Unternehmen dabei, Aufwände zu minimieren und Erfolge zu maximieren.

 

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Management Summary

  • Ein Mahnprozess ist ein effizientes Instrument zum Eintreiben offener Forderungen bei Zahlungsverzug.

  • Durch einen mehrstufigen Ansatz können Sie säumigen Kunden ausreichend Gelegenheiten geben, die ausstehende Rechnung zu zahlen und weitere Folgen zu vermeiden.

  • Definieren Sie vorab ein transparentes Mahnverfahren und stellen Sie bei wichtigen Geschäftskunden die Richtigkeit jeder Mahnung sicher, um die Beziehung nicht zu gefährden.

  • Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo kann Ihren Mahnprozess im Handumdrehen optimieren. Alle Prozesse lassen sich individuell konfigurieren, um Ihrem Mahnwesen perfekt gerecht zu werden.

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