Der erste Schritt ist schon zu viel Aufwand: Ihre Debitorenbuchhaltung druckt alle anstehenden Mahnungen en bloc aus und sortiert sie für die Freigabe. Und der Wahnsinn nimmt seinen Lauf!

Die papierbasierte Mahnungsfreigabe  

In regelmäßigen Abständen machen sich Ihre Debitorenbuchhalter daran, die anstehenden Mahnungen auszudrucken und für die Freigabe vorzubereiten. Um Aufwand zu sparen, geschieht dies en bloc, beispielsweise alle 14 Tage. Manche Forderungen sind also schon geraume Zeit fällig, andere erst neuerdings. 

Die sortierten Mahnungen werden anschließend entweder direkt freigegeben oder gehen für die interne Klärung ins Unternehmen. Und der Hürdenlauf beginnt. Über Abteilungsgrenzen hinweg und unter Einsatz verschiedener Kommunikationsmedien (handschriftliche Notiz, E-Mail, Telefon etc.).

Die zuständigen Instanzen sind nie auf demselben Wissensstand, weil wichtige Dokumente wie ursprüngliche Verträge und Rechnungen nicht mitgeliefert werden können. Das Chaos ist komplett, wenn Kollegen im Urlaub oder krank sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vorgang liegen bleibt oder Schleifen im Unternehmen zieht, ist groß.

Die papierbasierte Mahnungsfreigabe ist nicht nur eine irrsinnige Papierverschwendung, sondern viel zu viel manueller Aufwand mit Folgen für das ganze Unternehmen.

 

Die Folgen: Zeitverlust und Geldverschwendung

Allein das Mahnen en bloc bedeutet einen unnötigen Zeitverlust. Wenn Mahnungen nicht kontinuierlich und unmittelbar nach der Fälligkeit rausgehen, gehen auch die Zahlungen nur verzögert ein. Die Hürden, die Mahnungen für ihre Freigabe nehmen müssen, kosten Zeit und verursachen Fehler. Dadurch rückt der finale Zahlungseingang in immer weitere Ferne. 

Insgesamt ist der DSO-Wert (Days Sales Outstanding = Forderungslaufzeit) viel höher, als er sein müsste. 

Der Zeitverlust spiegelt sich in den hohen Prozesskosten, die Sie vielleicht nicht unmittelbar spüren, die aber zwangsläufig entstehen. Hinzu kommt, dass Ihnen bei einer unverhältnismäßig langen Zeit bis zur Zahlung das Geld für neue Investitionen fehlt. Ihr Unternehmen ist weniger liquide, als es sein könnte. Folglich ist das Wachstum gehemmt.

 

Das geht besser: mit A/R Automatisierung

Indem Sie Ihr Mahnwesen mithilfe einer Cloud-Plattform automatisieren, schlagen Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe:

Sie sparen sich den ganzen papierbasierten und manuellen Aufwand bei der Freigabe. Abgebildet auf einer Plattform, wird ein Vorgang unmittelbar an die beteiligten Instanzen im Unternehmen kommuniziert. Freigabe, Klärung und Eskalation sind eine Frage von wenigen Klicks. Es gibt keine Hürden und Zeitschleifen bei der Kommunikation, wichtige Dokumente und individuelle Absprachen mit den Kunden sind für jeden jederzeit einsehbar.

Außerdem gehen Mahnungen kontinuierlich raus an die Kunden und nicht mehr blockweise. Dadurch gehen die Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein. 

Sie sparen sich einen großen Anteil an Prozesskosten und Ihre Mitarbeiter werden gründlich entlastet. Und deren Drucker auch. 

 

Erfolgsmodell Cloud: weitere Vorteile

Was Cloud-Software zu einer der erfolgreichsten Technologien des digitalen Wandels macht, ist ihre Flexibilität und ihre Skalierbarkeit. 

Sie können eine echte Cloud-Anwendung wie Bilendo ohne spürbare Eingriffe in Ihre IT-Infrastruktur implementieren (statt sie zu installieren, Stichwort "Customizing"). Der Aufwand ist gering und wird von den Bilendo-Architekten übernommen. Sie können die Software im Anschluss nach Ihren Vorstellungen konfigurieren, denn Sie und Ihre Mitarbeiter wissen am besten, was eine gute Software für Ihr Unternehmen leisten muss.

Workflow-basierte Automatisierung sorgt für eine verbesserte Forderungsbearbeitung, sowohl was das Mahnwesen als auch was das Klärungsmanagement in Ihrer Debitorenbuchhaltung angeht.

***

Die Freigabe ausgedruckter Mahnungen hat drei massive Nachteile: viel manueller Aufwand, großer Zeitverlust, hohe Prozesskosten. Indem Sie auf A/R Automatisierung setzen und die Mahnungsfreigabe über eine Cloud-Plattform steuern, können Sie den gesamten Prozess optimieren und für einen kontinuierlichen und zügigen Mahnverlauf sorgen.